Vì sao doanh nghiệp Việt nên áp dụng phương pháp quản lý theo mục tiêu MBO?

Trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày nay đã không ngừng biến đổi dưới tác động của nhiều yếu tố, phương pháp quản lý theo mục tiêu (Management by Objectives - MBO) đã ra đời và được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp nước ngoài.

Phương pháp này phản ánh rõ nét quá trình phát triển của quản trị doanh nghiệp, từ quản lý mang tính chỉ huy theo chiều dọc với phương pháp quản lý theo thời gian (Management by Time - MBT) sang quản lý mục tiêu mang tính kết nối và cộng tác theo chiều ngang.

Ưu điểm nổi bật của phương pháp này là giúp ban lãnh đạo nâng cao năng suất, hiệu quả và tối đa hoá được nguồn lực của doanh nghiệp, nhất là nguồn lực con người, đồng thời cũng phá bỏ về cơ bản khái niệm "workplace" (nơi làm việc), giải phóng năng lực và trí tuệ làm việc của người lao động.

Phương thức quản lý theo mục tiêu được đưa ra từ những năm 1954.

MBO tại Việt Nam

Tính đến thời điểm này, Việt Nam đã gia nhập WTO và TPP, nhưng dường như các doanh nghiệp Việt vẫn gặp nhiều khó khăn tự thích ứng với sân chơi toàn cầu này. Rất ít doanh nghiệp Việt áp dụng một cách toàn diện từ cấp lãnh đạo đến từng nhân viên. Hầu hết doanh nghiệp vẫn chỉ dừng lại ở việc phân tích những kết quả và hạn chế trong hoạt động kinh doanh hàng năm, rồi đề ra mục tiêu cho năm sau. Việc phân bổ mục tiêu đến từng phòng ban, từng nhân viên còn nhiều lúng túng và bỡ ngỡ. Hơn nữa, Doanh nghiệp Việt Nam vẫn chỉ chú trọng đến việc triển khai chiến lược về doanh số và lợi nhuận, chứ chưa quan tâm đến việc nâng cao năng suất, giảm chi phí đầu vào và tối đa hoá nguồn lực của doanh nghiệp. Nguồn lực của doanh nghiệp thông thường bao gồm 5 yếu tố chính: lao động, nguyên vật liệu, máy móc, năng lượng và hệ thống. Quy trình hệ thống, trong đó MBO và nguồn lực lao động là 2 yếu tố quyết định đến năng suất và giảm chi phí. Thực tế cho thấy, 2 yếu tố này thường ít được chú trọng.

Hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam vẫn duy trì phương pháp quản lý thời gian là chủ yếu, dẫn đến năng suất thấp, lãng phí về thời gian và nguồn lực lao động. Đội ngũ nhân viên thường không nắm rõ mục tiêu của công ty, mục tiêu của phòng ban và mục tiêu của từng cá nhân là gì. Điều đó tạo một sức ỳ và tính thụ động rất cao trong doanh nghiệp, không khai thác hết khả năng làm việc, trí tuệ của nhân viên.

Bên cạnh đó, một số doanh nghiệp Việt Nam đánh giá năng lực của nhân viên theo kiểu "cào bằng" dựa vào thời gian làm việc, không dựa vào mục tiêu, khối lượng công việc và hiệu quả đạt được của từng nhân viên, từ đó không khuyến khích thúc đẩy nhân viên làm việc vì mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Cuối cùng, vấn đề quan trọng trong MBO là việc truyền đạt thông tin về mục tiêu. Thực tế, ngay ở cấp độ quản lý (giám đốc điều hành và giám đốc bộ phận) trong doanh nghiệp Việt Nam vẫn tồn tại mâu thuẫn chủ yếu về mục tiêu ưu tiên phát triển của doanh nghiệp, từ đó dẫn đến khó khăn trong việc đạt mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Gợi ý một số bước cơ bản của MBO áp dụng cho doanh nghiệp Việt Nam

Bước 1: Xây dựng mục tiêu của doanh nghiệp và phân bổ mục tiêu cho từng phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp

Để làm được điều này, trước tiên phải phân tích về thị trường, bao gồm: nhu cầu của thị trường, đối thủ cạnh tranh, tốc độ tăng trưởng của ngành... Trên cơ sở đó, dự báo về doanh thu, sản lượng của doanh nghiệp và cuối cùng là xây dựng mục tiêu của doanh nghiệp. Mục tiêu của doanh nghiệp bao gồm: mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn. Mục tiêu của doanh nghiệp thường có các điểm chính như: doanh số, lợi nhuận, số khách hàng mới, phát triển mạng lưới, chất lượng, dịch vụ, chi phí...

Bước 2: Xây dựng kế hoạch dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp

- Xây dựng kế hoạch về yêu cầu nguồn lực tổng thể, đó là điều kiện cần để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.
- Xây dựng kế hoạch hàng tuần, hàng tháng của các phòng ban dựa trên mục tiêu cụ thể của từng phòng ban.
- Xây dựng kế hoạch làm việc cụ thể của các phòng ban để đạt mục tiêu trong từng khu vực cụ thể. Đó là kế hoạch phân bổ nguồn lực, khối lượng công việc dự kiến, kế hoạch hướng dẫn và đào tạo nhân viên nhằm đạt được mục tiêu.

Vì sao doanh nghiệp Việt nên áp dụng phương pháp quản lý theo mục tiêu MBO?

Bước 3: Phân bổ mục tiêu và kế hoạch cụ thể cho từng nhân viên

Xây dựng KPI (Key Performance Indicator - chỉ số thực hiện chính) cho từng nhân viên dựa trên công việc cụ thể của từng nhân viên đó.

- Xây dựng cơ chế lương thưởng dựa trên kết quả công việc và KPI.
- Thúc đẩy nhân viên làm việc để đạt được mục tiêu của cá nhân và mục tiêu của doanh nghiệp thông qua các chương trình phúc lợi, cuộc thi trong nội bộ công ty như: sale giỏi nhất, người đạt năng suất cao nhất..., tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh và cởi mở.

Bước 4: Theo dõi, giám sát mục tiêu của từng nhân viên, từng phòng ban và toàn doanh nghiệp

- Thực hiện việc truyền đạt thông tin về mục tiêu của doanh nghiệp, của phòng ban và của nhân viên một cách chặt chẽ, đảm bảo việc thông suốt và thấu hiểu của từng thành viên, từ cấp quản lý đến nhân viên. Thực hiện việc trao đổi cởi mở thông tin trong tổ chức.
- Tổ chức các buổi họp hàng tháng, hàng tuần và thậm chí hàng ngày để theo dõi về việc phân bổ nguồn lực của doanh nghiệp, hoạt động quản lý của các phòng ban, hoạt động làm việc hàng ngày.
- Xây dựng hệ thống báo cáo ngày, tuần, tháng, quý, trên cơ sở đó có quyết định kịp thời để đảm bảo doanh nghiệp không đi chệch mục tiêu của mình.

Bước 5: Đánh giá và điều chỉnh mục tiêu của từng nhân viên, phòng ban và doanh nghiệp

- Dùng "phương pháp bảng đánh giá theo thẻ điểm cân bằng" (Balanced Score Card) để đo lường, đánh giá năng lực của nhân viên.
- Dựa trên thông tin phản hồi và kết quả hoạt động thực tế, tổ chức buổi họp đánh giá kết quả hàng tháng, hàng quý đối với từng nhân viên, phòng ban và toàn doanh nghiệp.
- Thực hiện điều chỉnh mục tiêu của doanh nghiệp theo sát với diễn biến thị trường.
- Cung cấp các kỹ năng cần thiết, khoá đào tạo để giúp nhân viên phát triển và đạt được mục tiêu của cá nhân, qua đó giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chung.

Áp dụng thành công MBO sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động, tạo một môi trường làm việc mang tính cạnh tranh, thúc đẩy làm việc vì mục tiêu riêng của mỗi nhân viên và mục tiêu chung của doanh nghiệp. Có như vậy, nhà quản lý sẽ tối ưu hóa được nguồn lực, hạn chế lãng phí thời gian, đồng thời phát huy được trí tuệ và năng lực làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, phương pháp này có một nhược điểm duy nhất, nếu doanh nghiệp không có công cụ kiểm soát tốt thì mục tiêu sẽ không đạt được và vẫn lãng phí về nguồn lực. Dưới đây, chúng tôi xin giới thiệu giải pháp phần mềm quản trị theo mục tiêu iHCM – phần mềm được phát triển dựa trên phương pháp quản trị hiện đại MBO, phù hợp với các doanh nghiệp ở mọi quy mô, mọi lĩnh vực khác nhau.

(Bài viết được tham khảo và tổng hợp)

iHCM - Phần mềm quản lý mục tiêu, quản lý công việc và đánh giá nhân viên - Công cụ hỗ trợ đắc lực giúp nhà lãnh đạo đo lường chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên

Phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM giúp các nhà lãnh đạo, nhà quản lý xem xét, theo dõi toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên. Vì thế, đến mỗi kỳ đánh giá nhân viên sẽ được thực hiện dễ dàng, khoa học và thao tác nhanh nhờ các dữ liệu về kết quả mục tiêu, công việc tổng hợp ngay trên phần mềm. Phần mềm đánh giá nhân viên iHCM sẽ dựa theo 2 mặt đánh giá năng lực và đánh giá thành tích.