Việc tìm kiếm và sử dụng nhân sự đa quốc gia, đa địa điểm đã và đang trở thành xu thế để tối ưu hóa nguồn nhân lực tài năng của các doanh nghiệp trẻ. Đặc biệt, với những doanh nghiệp thương mại, giáo dục, cần có đội ngũ kinh doanh, tư vấn tại các chi nhánh khác nhau thì việc quản lý nhân viên từ xa lại càng là điều mà ban lãnh đạo cần lưu tâm.

Xu hướng tìm kiếm và quản lý đội ngũ nhân viên từ xa

Quản lý nhân viên từ xa

Kể từ khi đại dịch Covid bùng nổ vào nửa cuối năm 2019 cho đến nay, phương thức làm việc và quản lý nhân viên từ xa đã trở thành một tiến trình bắt buộc trong hoạt động của các doanh nghiệp. Thời gian đầu tiên, không quá nhiều lãnh đạo tin tưởng vào hình thức này. Thế nhưng, cho đến thời điểm hiện tại, cùng với sự phát triển của những giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp, cách thức quản lý từ xa đã trở nên tinh gọn, thông minh và vẫn đảm bảo được tính trực quan và liền mạch.

1

Quản lý nhân viên từ xa là gì?

Đội ngũ làm việc từ xa là tập hợp một nhóm các chuyên gia đến từ các múi giờ khác nhau, họ bao gồm các văn hóa khác nhau và kỹ năng đa dạng cùng làm việc trong một dự án thống nhất. Mỗi cá nhân sẽ làm việc ở một vị trí riêng biệt, sống và làm việc ở các thành phố khác nhau. Điều này tạo ra rất nhiều sự khác biệt.

Đối với nhà quản trị khi phải quản lý nhân viên làm việc từ xa, sẽ có những thách thức đi kèm bao gồm việc quản lý dự án, quản lý nhóm, giữ cho công việc trôi chảy đúng tiến độ. Bên cạnh đó là những lợi ích về văn hóa làm việc từ xa. Một vài số liệu nghiên cứu về hoạt động làm việc từ xa đến từ cuộc khảo sát của Connect Solutions cho thấy:

- 30% nhân viên được hỏi nói rằng họ hoàn thành công việc nhiều hơn trong thời gian ngắn hơn

- 82% cho biết họ làm việc với mức độ căng thẳng thấp hơn

Cũng theo Harvard Business Review cho thấy:

- 87% nhân viên cảm thấy kết nối hơn nhờ các công cụ hội nghị trực tuyến mới.

Đọc thêm: Work From Home - Xu Hướng, Giải Pháp Giúp Doanh Nghiệp Tiến Gần Hơn Với Công Nghệ Số 4.0

Những thách thức trong việc quản lý nhân viên làm việc từ xa

Ngày nay khi lực lượng làm việc từ xa càng trở nên phổ biến, các thách thức liên quan đến quản lý nhân viên làm việc từ xa càng tăng lên như:

- Thiếu công cụ giao tiếp phù hợp

- Sử dụng không đúng nguồn lực

- Thiếu sự phân công trách nhiệm cá nhân

- Sự tôn trọng thời gian người khác

- Không có vai trò, nhiệm vụ rõ ràng

- Thiếu lịch trình công việc

- Khó theo dõi hiệu suất nhân viên

- Thiếu tính gắn kết nhóm

- Nâng cao giá trị mỗi cá nhân đối với nhóm làm việc

Các vấn đề nhà quản trị phải đối mặt để quản lý nhân viên từ xa

Một số vấn đề nổi trội đối với các nhà quản trị khi phải thực hiện việc quản lý nhân viên từ xa, cụ thể như:

Sử dụng đúng công cụ làm việc từ xa

Hãy chắc chắn rằng đội ngũ của bạn đang sử dụng đúng các công cụ phù hợp và chính xác để hoạt động cộng tác từ xa trở nên hiệu quả. Công nghệ ngày nay đã giúp chúng ta có một nhóm làm việc hiệu quả trên toàn cầu. Vì vậy cần thông qua các công cụ phù hợp để giúp việc tổ chức công việc từ xa trên tập trung 1 nền tảng và giao diện.

iHCM là giải pháp công nghệ hỗ trợ doanh nghiệp quản trị hiệu suất và văn phòng, được phát triển trong hệ sinh thái eBS - Hệ sinh thái chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp. Phần mềm được xây dựng với những tính năng phù hợp trong việc quản lý và giám sát công việc của đội ngũ nhân viên ngay trên nền tảng online. Đồng thời, iHCM cũng tạo ra một giao diện đồng nhất để giúp nội bộ nhân viên có thể giao tiếp, thảo luận trực tiếp về các vấn đề cần trao đổi mà không sợ bị hiểu nhầm hay thất lạc thông tin.

Xu hướng quản lý nhân viên thông qua giải pháp phần mềm

Tính hợp tác của nội bộ nhân viên

Tính hợp tác là một phần quan trong trong doanh nghiệp và cũng là một mặt hạn chế đối với các nhóm làm việc từ xa. Sức mạnh đoàn kết là khi cả đội ngũ cùng có tinh thần đồng đội và kết hợp lẫn nhau. Sự thiếu phối hợp dẫn đến việc quản lý không tốt, ảnh hưởng đến việc tổ chức dự án theo đúng tiến độ. Đó cũng là lý do vì sao doanh nghiệp cần đến một phần mềm quản trị điện tử, tích hợp các công nghệ hiện đại để cảnh báo công việc, trích xuất báo cáo và hỗ trợ lưu trữ dữ liệu, giúp doanh nghiệp đạt được tính hợp tác cao nhất.

Thiết lập trình quản lý

Đội ngũ nhân viên làm việc từ xa luôn có một không gian làm việc tự do cho riêng mình. Vậy để làm thế nào để nhà quản trị có thể biết rằng mỗi cá nhân có đang làm việc và thực hiện nhiệm vụ đúng deadline hay không? Đó luôn là một bài toán cần lời giải của các nhà quản trị bởi việc khó khăn và hạn chế trong việc kiểm soát.

Do đó để tạo môi trường làm việc minh bạch, nhà quản trị cần thực hiện các hoạt động cụ thể như:

- Thiết lập vai trò và trách nhiệm rõ ràng

- Thảo luận về mục tiêu cụ thể trong dự án với các thành viên để mọi người hiểu được trách nhiệm

- Đưa ra lịch làm việc, ngày nghỉ, thời gian họp và các nội quy cơ bản khác của đội ngũ

- Theo dõi các chỉ số dự án

- Giám sát tốt mọi vấn đề

Hướng dẫn nhà quản trị quản lý nhân viên làm việc từ xa

Các công ty lớn như Aha, NationBuilder, Automatic Buffer và nhiều công ty khác đang hoạt động thành công với tư cách là các công ty làm việc từ xa 100%. Nếu bạn là một nhà quản trị và đang tìm kiếm một vài phương pháp về cách quản lý nhân viên làm việc từ xa thì dưới đây là một vài gợi ý:

Đặt ra ranh giới từ xa với nhân viên
Đội ngũ nhân viên làm việc từ xa sẽ cần một vài quy tắc về công việc và cuộc sống cá nhân khi làm việc. Các cá nhân trong đội ngũ làm việc với các múi giờ khác nhau, do đó việc trò chuyện hoặc email có thể gây phiền đến cuộc sống cá nhân của họ. Nhà quản trị cần thảo luận về thời gian làm việc với từng thành viên trong đội ngũ, thông qua việc tôn trọng thời gian làm việc của mỗi cá nhân. Điều này giúp xây dựng mối quan hệ tích cực với nhân viên, nhằm đảm sự kết nối luôn được thông suốt.

2


Nâng cao kỹ năng giao tiếp trực tuyến

Thực tế có rất nhiều nhóm làm việc được hỏi đã trả lời rằng họ gặp trở ngại lớn nhất trong khi làm việc từ xa đó là giao tiếp. Nếu không có một kỹ năng giao tiếp trực tuyến tốt sẽ rất khó để kết nối các cá nhân trong nhóm với nhau.Trong mỗi cuộc trò chuyện, hãy truyền đạt một cách nhanh chóng và ngắn gọn để mọi người không bị nhầm lẫn thông tin. Ngoài ra, nhà quản trị cũng cần phát triển kỹ năng viết và nói chuyện bằng việc sử dụng chính xác các công cụ làm việc trực tuyến để đạt hiệu quả.

Sử dụng một phần mềm quản lý công việc, dự án phù hợp

Văn hóa làm việc từ xa sẽ phát triển mạnh mẽ nếu nhà quản trị biết tận dụng phần mềm quản lý nhóm thích hợp để lập kế hoạch nhiệm vụ, dự án, công việc và con người. Đây là những gì một nhà quản trị có thể triển khai hoạt động với đội ngũ của mình thông qua phần mềm:

- Giao tiếp với đội ngũ làm việc

- Theo dõi quá trình phát triển dự án

- Theo dõi năng suất làm việc

- Duy trì và quản lý bảng chấm công

- Chia sẻ thông tin theo thời gian thực

- Thảo luận, trao đổi về công việc

- Có thể tương tác mọi lúc mọi nơi

Sử dụng phần mềm quản lý công việc phù hợp là một trong các phương pháp quản lý công việc từ xa

So với việc làm việc từ xa, làm việc trực tiếp cùng nhau sẽ đơn giản hơn nhiều. Khi làm việc từ xa, nhà quản trị sẽ phải cố gắng trong việc quản lý và giao tiếp để có thể nắm bắt tốt đội ngũ của mình. Bởi xu hướng toàn cầu hiện nay do đó người quản trị phải không ngừng trau dồi kỹ năng quản lý nhân viên làm việc từ xa của mình.

Hãy sẵn sàng loại bỏ những tư duy cũ kỹ và nỗ lực thúc đẩy sự phát triển đội ngũ của mình để hướng tới thành công của doanh nghiệp. Và trong tiến trình đó, iHCM sẽ là cánh tay phải đắc lực nhất dành cho doanh nghiệp!

 

 

Giải pháp phần mềm Quản lý dự án và Cộng tác Workspace
Công cụ mạnh mẽ giúp Cộng tác, Quản lý công việc và Quản lý dự án hiệu quả vượt trội

Giải pháp phần mềm Quản lý dự án và Cộng tác WorkspaceQuản lý dự án và Quản lý công việc
Giải pháp phần mềm Quản lý dự án và Cộng tác WorkspaceYêu cầu và phê duyệt trực 
Giải pháp phần mềm Quản lý dự án và Cộng tác WorkspaceDrive lưu trữ tài liệu nội bộ doanh nghiệp
Giải pháp phần mềm Quản lý dự án và Cộng tác WorkspaceTích hợp Mạng xã hội nội bộ

Phần mềm quản lý iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPIBSCtừ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý dự án và cộng tác Workspace, quản lý công việcquản lý năng lựcđánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.

Thành lập từ 2003 với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực CNTT

logo-vp

Chứng chỉ ISO27001 từ QUACERT cho sản phẩm & dịch vụ

logo-iso

Hyperlogy là thành viên của

logo-vnisa

Hiệp Hội An Toàn
Thông Tin Việt Nam

Hiệp Hội Phần Mềm Và
Dịch Vụ CNTT Việt Nam

Hiệp hội Internet
Việt Nam

Mang công nghệ dành cho Công ty tỷ $ đồng hành cùng cộng đồng Doanh nghiệp VIỆT bứt phá trong hành trình Chuyển đổi số!

 

 

 

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG iHCM

Mẫu đánh giá thành tích và năng lực