Thay vì những phương pháp quản lý dự án theo phong cách rất thủ công và nghiệp dư như Excel, Zalo, giấy tờ...thì nay, các phần mềm quản lý đã có thể thay thế, phát triển và tích hợp các công năng toàn diện cho doanh nghiệp.

 Phần mềm quản lý dự án là gì? 

Quản lý dự án theo cách truyền thống được xem là một trong nhiệm vụ khó khăn nhất đối với ban lãnh đạo doanh nghiệp. Việc theo dõi tiến độ, kiểm soát công việc, điều phối nhân sự gặp rất nhiều hạn chế bởi việc thiếu công cụ giao tiếp, lưu trữ thông tin, dữ liệu,…

Anh bai viet iHCM

 

Trong khi đó, phần mềm quản lý dự án là một bộ công cụ toàn diện được sử dụng để lập kế hoạch và lập lịch cho các dự án, phân bổ nguồn lực cho các dự án đó và quản lý các giai đoạn khác nhau của dự án như phê duyệt, theo dõi, báo cáo và thực hiện. 

Ngay từ khi bắt đầu dự án cho đến khi kết thúc, phần mềm quản lý dự án giám sát các biến số, cung cấp các công cụ để tăng tốc dự án và hỗ trợ thực hiện các mục tiêu của dự án. Chúng có thể giúp các nhóm chức năng chéo hoàn thành dự án trong thời gian quy định.

Tại sao phần mềm quản lý dự án lại có thể hỗ trợ hiệu quả? 

Hệ thống quản lý dự án tốt nhất được thiết kế để giúp các nhà quản lý dự án nắm vững tất cả các khía cạnh của việc lập kế hoạch và thực hiện dự án. Các công cụ quản lý dự án hỗ trợ các nhà quản lý dự án trong việc quản lý chiến lược, nội dung và đội ngũ nhân viên. 

Nó giúp họ tập trung vào ngân sách, lập kế hoạch và giao hàng bằng cách tự động hóa các ngành dọc khác nhau của quy trình dự án như mua sắm, kiểm tra chất lượng, phân tích dự án và kế hoạch triển khai. 

Tự động hóa với sự trợ giúp của phần mềm quản lý dự án cũng làm giảm các quy trình thủ công, loại bỏ các lỗi lập kế hoạch và rút ngắn thời gian thực hiện dự án. Khả năng chẩn đoán của phần mềm quản lý dự án xác định tình trạng của dự án ở tất cả các giai đoạn và thông báo nếu ở bất kỳ giai đoạn nào ‘đảm bảo giá trị’ bị xâm phạm. 

Do đó, với các công cụ quản lý dự án, các nhà quản lý phát triển năng lực để dẫn dắt các dự án một cách hiệu quả và hoàn thành đúng thời hạn, trong ngân sách và đáp ứng chất lượng theo quy định.

Một trong những ưu điểm và lợi ích vượt trội của các phần mềm Quản lý dự án online chính là hỗ trợ đắc lực cho ban lãnh đạo trong việc theo dõi và giám sát tiến độ dự án. Các phần mềm được thiết kế trên nền tảng web và mobile vô cùng tiện lợi dành cho cả nhà quản lý cũng như đội ngũ nhân sự thực hiện dự án. 

Anh bai viet iHCM1

 

Tất cả mọi thành viên tham gia vào dự án có thể truy cập, theo dõi về tiến độ và nhiệm vụ của dự án mọi lúc mọi nơi, thông qua các thiết bị kết nối internet như máy tính, điện thoại, máy tính bảng. 

Tất cả các dữ liệu liên quan đến dự án sẽ được lưu trữ “trên mây” thông qua giải pháp điện toán đám mây thông minh. Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ thông minh, với độ bảo mật và khả năng chia sẻ tối ưu, ngay cả khi cài lại máy dữ liệu sẽ không bị mất đi.

Làm thế nào để Chọn Hệ thống Quản lý Dự án Tốt nhất? 

Với rất nhiều tùy chọn cho các công cụ quản lý dự án, có thể là một thách thức để quyết định một công cụ phù hợp cho các dự án và doanh nghiệp của bạn. Kiểm tra các tính năng, đánh giá và giá cả của các công cụ quản lý dự án tốt nhất và chọn công cụ tốt nhất cho doanh nghiệp. Bạn cũng có thể áp dụng các bộ lọc và so sánh phần mềm.

Điểm danh một số lợi ích mà một phần mềm quản lý dự án phù hợp có thể mang lại như: 

Quản lý tổng thể, chi tiết

Với giải pháp phần mềm quản lý dự án online, doanh nghiệp được cung cấp công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý, giúp giám sát và theo dõi dự án một cách tổng quan đến chi tiết.

 

Từ công cụ này nhà quản lý có thể hoạch định kế hoạch cho dự án, phân tầng từng hạng mục và giai đoạn của dự án,… cũng như dự kiến về thời gian, số lượng công việc, nguồn nhân lực và ngân sách cần có,… 

 

Không những thế phần mềm còn giúp nhà quản lý theo dõi và giám sát tiến độ của dự án theo từng giai đoạn, từng hạng mục thông qua các dữ liệu được cập nhật hàng ngày. 

 

Ban quản lý dự án có thể giám sát hoạt động và năng suất làm việc của nhân viên thông qua các thiết bị Internet từ xa mà không cần tham gia trực tiếp. Từ quản lý bao quát đến chi tiết từng công việc, nhiệm vụ và hạng mục của dự án đều được giám sát một cách tỉ mỉ. Thông qua các phần mềm quản lý dự án, nhân sự tham gia dự án được phân chia công việc cụ thể và làm việc dựa trên quy trình có sẵn, giúp nâng cao hiệu suất.

Đọc thêm: Công Thức Quản Lý Nhân Sự Hiệu Quả Cho Mọi Kiểu Doanh Nghiệp

Quản lý đồng bộ trên phần mềm

Giải pháp quản lý công việc dự án mang đến nền tảng làm việc duy nhất dành cho cả ban lãnh đạo cũng như đội ngũ nhân viên. Phần mềm mang đến hệ thống làm việc tập trung, giúp ban lãnh đạo dễ dàng quản lý, giám sát và cập nhật tình hình công việc.

Đồng thời theo dõi được tiến độ của dự án, tiến độ của từng giai đoạn, từng hạng mục và từng nhân sự. Thông qua dữ liệu được hiển thị trên phần mềm, nhà quản lý có thể đốc thúc nhân viên đẩy nhanh tiến độ dự án, hoặc đưa ra các quyết định chỉnh sửa hay điều chỉnh phù hợp. 

Anh bai viet iHCM3

 

Mọi dữ liệu liên quan quan đến dự án đều được lưu trữ đồng bộ, mọi thành viên tham gia dự án đều có thể tìm kiếm, cập nhật thông tin nhanh chóng trên phần mềm. Thông qua việc quản lý đồng bộ, doanh nghiệp có thể giảm bớt khâu báo cáo tiến độ, hay các cuộc hội họp mất thời gian. Từ đó tiết kiệm được tối ưu lời gian, giúp tăng năng suất nhân viên, tối ưu thời gian làm việc.

Quản lý mọi lúc mọi nơi

Phần mềm Quản lý dự án online có thể chạy trên cả nền tảng web và mobile, mang đến công cụ quản lý và giám sát mọi lúc, mọi nơi dành cho ban lãnh đạo và các thành viên trong nhóm. Tất cả các thành viên trong nhóm dự án có thể dễ dàng nắm bắt thông tin, tiến độ dự án thông qua các thiết bị kết nối mạng. Phần mềm Quản lý dự án mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích không thể bỏ qua.

Một phần mềm quản lý dự án có khả năng mang lại những lợi ích tuyệt vời dành cho các doanh nghiệp từ nhỏ đến quy mô lớn. Vì vậy, đừng bỏ qua!

Tham khảo phần mềm quản lý dự án thông minh eBS Workspace ngay TẠI ĐÂY!

-------

Tìm hiểu thêm về Văn phòng điện tử thời 4.0 và các giải pháp làm việc từ xa hiệu quả trong các bài viết dưới đây:

Các tính năng hữu ích của phần mềm quản lý dự án WorkSpace

iHCM - Phần mềm kết hợp 2 công cụ quản trị hiệu suất OKRs & KPI trên cùng một hệ thống

HCM đã hỗ trợ các nhà lãnh đạo vận hành KPI trong doanh nghiệp như thế nào?

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG iHCM

Mẫu đánh giá thành tích và năng lực