5S là một hệ thống tổ chức không gian để công việc của toàn bộ đội ngũ doanh nghiệp có thể được thực hiện hiệu quả, hiệu quả và an toàn. Nhờ có nguyên tắc này, các doanh nghiệp chỉn chu được hệ thống quy trình, từng bước tiến vào thời đại chuyển số, bỏ lại những quy trình cũ, lỗi thời và không có quy tắc. 

 

qb

Dịch nghĩa của 5S

Theo tiếng Nhật, 5S bao gồm:

- Seiri

- Seiton

- Seiso

- Seiketsu

- Shitsuke

Dịch sang tiếng Anh, 5S cũng có nghĩa là: 

- Sort: Sàng lọc 

- Set in Order: Sắp xếp 

- Shine: Sạch sẽ

- Standardize: Săn sóc

- Sustain: Sẵn sàng 

Xem thêm: Ứng Dụng Phần Mềm Quản Lý Dự Án Để Giám Sát Tiến Độ Hiệu Quả

Sàng lọc

Sắp xếp liên quan đến việc xem xét tất cả các công cụ, đồ đạc, vật liệu, thiết bị, v.v. trong một khu vực làm việc để xác định những gì cần phải có mặt và những gì có thể được loại bỏ. Một số câu hỏi cần hỏi trong giai đoạn này bao gồm:

- Mục đích của mục này là gì?

- Mặt hàng này được sử dụng lần cuối khi nào?

- Nó được sử dụng thường xuyên như thế nào?

- Ai sử dụng nó?

- Nó có thực sự cần phải ở đây không?

Những câu hỏi này giúp xác định giá trị của từng mặt hàng. Không gian làm việc có thể tốt hơn nếu không có các vật dụng không cần thiết hoặc các vật dụng không thường xuyên được sử dụng. Những thứ này có thể cản trở hoặc chiếm không gian. 

 

Hãy nhớ rằng những người giỏi nhất để đánh giá các mặt hàng trong một không gian là những người làm việc trong không gian đó. Họ là những người có thể trả lời các câu hỏi trên. Khi một nhóm xác định rằng một số mặt hàng không cần thiết, hãy xem xét các tùy chọn sau: 

- Đưa các mặt hàng cho một bộ phận khác 

- Tái chế / vứt bỏ / bán các mặt hàng 

- Đặt các mặt hàng vào kho

Đối với các trường hợp giá trị của một mặt hàng không chắc chắn, ví dụ như một công cụ không được sử dụng gần đây, nhưng ai đó nghĩ rằng nó có thể cần thiết trong tương lai, thì doanh nghiệp nên sử dụng phương pháp thẻ đỏ. 

qc

Thẻ màu đỏ thường là thẻ hoặc nhãn dán bằng bìa cứng có thể được gắn vào các mục được đề cập. Người dùng điền thông tin về mặt hàng như:

- Vị trí 

- Mô tả 

- Tên người áp dụng thẻ 

- Ngày đăng ký

Sau đó, mục này được đặt trong "khu vực thẻ đỏ" cùng với các mục nghi vấn khác. Nếu sau một khoảng thời gian được chỉ định (có thể là một hoặc hai tháng) mà mục đó không được sử dụng, thì đã đến lúc xóa khỏi không gian làm việc.

Sắp xếp 

Một khi sự lộn xộn thêm không còn nữa, sẽ dễ dàng hơn để xem những gì là gì. Giờ đây, các nhóm làm việc có thể đưa ra các chiến lược riêng để phân loại các mục còn lại. Những điều cần cân nhắc: 

- Nhân viên nào sử dụng những thiết bị nào? 

- Các mặt hàng được sử dụng khi nào? 

- Những mục nào được sử dụng thường xuyên nhất? 

- Các mục có nên được nhóm theo loại không? 

- Nơi nào sẽ là hợp lý nhất để đặt các vật phẩm? 

- Một số vị trí có phù hợp với nhân viên khác hay những vị trí khác không? 

- Một số vị trí có cắt giảm chuyển động không cần thiết không? Có cần nhiều thùng chứa hơn để giữ mọi thứ ngăn nắp không?

Trong giai đoạn này, mọi người nên xác định cách sắp xếp nào là hợp lý nhất. Điều đó sẽ đòi hỏi phải suy nghĩ về các nhiệm vụ, tần suất của các nhiệm vụ đó, các con đường mà mọi người đi qua không gian, v.v. Các doanh nghiệp có thể muốn dừng lại và suy nghĩ về mối quan hệ giữa tổ chức và các nỗ lực Lean lớn hơn. Cách sắp xếp nào sẽ ít gây lãng phí nhất?

Sạch sẽ 

Mọi người đều nghĩ rằng họ biết dọn phòng là gì, nhưng đó là một trong những việc dễ dàng bỏ qua, đặc biệt là khi công việc bận rộn. Giai đoạn Shine của 5S tập trung vào việc dọn dẹp khu vực làm việc, nghĩa là quét, lau, phủi bụi, lau sạch bề mặt, cất dụng cụ và vật liệu,… Ngoài việc vệ sinh cơ bản, Shine còn liên quan đến việc thực hiện bảo trì thường xuyên đối với thiết bị, máy móc. 

Lập kế hoạch bảo trì trước thời hạn có nghĩa là doanh nghiệp có thể nắm bắt được các vấn đề và ngăn ngừa sự cố. Điều đó có nghĩa là ít lãng phí thời gian hơn và không bị mất lợi nhuận liên quan đến việc ngừng việc. 

qd

Đảm bảo sạch sẽ nơi làm việc nghe có vẻ không thú vị nhưng điều đó rất quan trọng. Và điều này không nên chỉ để cho các nhân viên vệ sinh. Trong 5S, mọi người đều có trách nhiệm dọn dẹp không gian làm việc của mình, lý tưởng nhất là hàng ngày. Điều này cũng giúp mọi người nắm quyền sở hữu không gian, về lâu dài có nghĩa là mọi người sẽ đầu tư nhiều hơn vào công việc và doanh nghiệp. 

Tìm hiểu thêm về ý nghĩa các “S” còn lại, cũng như giá trị của nguyên tắc 5S trong doanh nghiệp qua Phần 2 - Bước Đệm Để Quy Chuẩn Mọi Doanh Nghiệp Thời Đại 4.0

Giải pháp phần mềm Quản lý dự án và Cộng tác Workspace
Công cụ mạnh mẽ giúp Cộng tác, Quản lý công việc và Quản lý dự án hiệu quả vượt trội

Giải pháp phần mềm Quản lý dự án và Cộng tác WorkspaceQuản lý dự án và Quản lý công việc
Giải pháp phần mềm Quản lý dự án và Cộng tác WorkspaceYêu cầu và phê duyệt trực 
Giải pháp phần mềm Quản lý dự án và Cộng tác WorkspaceDrive lưu trữ tài liệu nội bộ doanh nghiệp
Giải pháp phần mềm Quản lý dự án và Cộng tác WorkspaceTích hợp Mạng xã hội nội bộ

Phần mềm quản lý iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPIBSCtừ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý dự án và cộng tác Workspace, quản lý công việcquản lý năng lựcđánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.

Thành lập từ 2003 với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực CNTT

logo-vp

Chứng chỉ ISO27001 từ QUACERT cho sản phẩm & dịch vụ

logo-iso

Hyperlogy là thành viên của

logo-vnisa

Hiệp Hội An Toàn
Thông Tin Việt Nam

Hiệp Hội Phần Mềm Và
Dịch Vụ CNTT Việt Nam

Hiệp hội Internet
Việt Nam

Mang công nghệ dành cho Công ty tỷ $ đồng hành cùng cộng đồng Doanh nghiệp VIỆT bứt phá trong hành trình Chuyển đổi số!

 

 

 

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG iHCM

Mẫu đánh giá thành tích và năng lực