Trung tâm nhân lực, hay còn gọi là hệ thống thông tin nhân sự HRIS là tính năng công nghệ được sử dụng nhiều nhất trong lĩnh vực nhân sự. Bài viết hôm nay chúng tôi sẽ chia sẻ tới các bạn về tổng quan trung tâm nhân lực cũng như những lợi ích mà tính năng này mang tới cho các doanh nghiệp

 

Trung tâm nhân lực và ý nghĩa của HRIS

HRIS là viết tắt của cụm từ “Human Resources Information System”, là một hệ thống được sử dụng để thu thập và lưu trữ dữ liệu về nhân viên của một doanh nghiệp, tổ chức. 

 

 

270721-1

 

Trong hầu hết các trường hợp, HRIS còn bao gồm cả các tính năng cơ bản và cần thiết cho quản lý nguồn nhân lực HRM, bao gồm: tuyển dụng, quản lý hiệu suất, học tập & phát triển,...

Trung tâm nhân lực HRIS là một phần trong hệ sinh thái phần mềm công nghệ chuyển đổi số doanh nghiệp. HRIS có thể chạy trên cơ sở hạ tầng kỹ thuật của chính công ty hoặc phổ biến hơn hiện nay là dựa trên đám mây. Điều này có nghĩa là phần mềm nhân sự đang chạy bên ngoài cơ sở của công ty, giúp việc cập nhật dễ dàng hơn nhiều.

Lợi ích của phần mềm trung tâm nhân lực

Sử dụng phần mềm trung tâm nhân lực HRIS có thể mang lại những lợi ích không thể bỏ qua. Đó là lý do tại sao các công ty thuộc mọi quy mô triển khai công cụ này để hỗ trợ hoạt động nhân sự của họ. 

Về trung tâm, HRIS lưu giữ thông tin của nhân viên. Sau đó, một loạt các dữ liệu nhân viên có thể dễ dàng truy cập, trong một hệ thống và trên cùng một giao diện. 

Lưu trữ hồ sơ

HRIS là một hệ thống lưu trữ hồ sơ theo dõi các thay đổi đối với bất kỳ điều gì liên quan đến nhân viên. HRIS có thể được coi là nguồn trung thực duy nhất khi nói đến dữ liệu nhân sự. 

Tuân thủ

Một số dữ liệu được thu thập và lưu trữ vì lý do tuân thủ. Điều này bao gồm tài liệu để nhận dạng nhân viên trong trường hợp trộm cắp, gian lận hoặc các hành vi sai trái khác, thông tin liên hệ đầu tiên trong trường hợp tai nạn, thông tin nhận dạng công dân cho cơ quan thuế và ngày hết hạn để chứng nhận bắt buộc. Tất cả thông tin này có thể được lưu trữ trong HRIS. Điều quan trọng là dữ liệu được lưu trữ an toàn và bảo mật, phù hợp với các quy định của GDPR. 

Hiệu quả

Có tất cả thông tin này được lưu trữ ở một nơi không chỉ mang lại lợi ích chính xác mà còn tiết kiệm thời gian. Một số công ty vẫn lưu giữ nhiều dữ liệu về nhân viên dưới dạng thủ tục giấy tờ. Tìm đúng thư mục và định vị đúng trang có thể mất rất nhiều thời gian của nhân viên. 

Chiến lược nhân sự

HRIS cho phép theo dõi dữ liệu cần thiết để thúc đẩy chiến lược nhân sự và kinh doanh. Tùy thuộc vào các ưu tiên của tổ chức, các dữ liệu khác nhau sẽ rất cần thiết để theo dõi. Đây là nơi HRIS tỏa sáng. 

Nhân sự tự phục vụ

Lợi ích cuối cùng là khả năng cung cấp nguồn nhân lực tự phục vụ cho nhân viên và người quản lý. Điều này cho phép nhân viên quản lý công việc của riêng họ. Khi thực hiện đúng, HRIS có thể mang lại trải nghiệm tốt cho nhân viên. 

Hãy nhớ rằng không phải tất cả các hệ thống HRIS đều cung cấp tính năng này theo cách thân thiện với người dùng! Làm việc với HRIS mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, bộ phận nhân sự và nhân viên. Sử dụng HRIS trở nên thú vị khi bạn có từ 30 đến 50 nhân viên. 

Lúc này, việc quản lý thông tin cơ bản này trong Excel trở nên rườm rà và các thủ tục đơn giản như phê duyệt ngày nghỉ của nhân viên cần được chuẩn hóa.

Các chức năng của trung tâm nhân lực

Có nhiều loại hệ thống và phần mềm có chứa tính năng trung tâm nhân lực HRIS khác nhau. Bởi vì HRIS bao gồm tất cả các chức năng cho Nhân sự, tất cả các chức năng riêng biệt đều là một phần của hệ thống. Các chức năng này bao gồm: 

Hệ thống theo dõi người nộp đơn (ATS)

Phần mềm này xử lý tất cả các nhu cầu tuyển dụng của công ty. Nó theo dõi thông tin và hồ sơ ứng viên, cho phép nhà tuyển dụng so khớp các cơ hội việc làm với các ứng viên phù hợp từ nhóm ứng dụng của công ty và giúp hướng dẫn quy trình tuyển dụng.

 

270721

 

Lương bổng

Tính lương tự động hóa quá trình trả lương của nhân viên. Dữ liệu hợp đồng và thông tin về những người mới thuê thường được nhập vào hệ thống này - đôi khi được kết hợp với dữ liệu thời gian & chấm công - sau đó được tự động thanh toán vào cuối tháng.

Quản lý quyền lợi

Một chức năng khác của trung tâm nhân lực HRIS là quản lý lợi ích. Quyền lợi của nhân viên là một khía cạnh quan trọng của lương thưởng và cũng được quản lý trong hệ thống này. Các hệ thống tiên tiến hơn cung cấp mô hình nhân viên tự phục vụ vì lợi ích của nhân viên. Trong trường hợp này, nhân viên có thể lựa chọn những lợi ích mà họ đang tìm kiếm cho mình. Cách tiếp cận lợi ích tự phục vụ này còn được gọi là mô hình quán cà phê.

eBS HRM - Phần mềm quản lý nhân sự có thể hỗ trợ doanh nghiệp công nghệ hóa toàn bộ đội ngũ nhân sự. Tìm hiểu ngay giải pháp tại đây!

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG iHCM

Mẫu đánh giá thành tích và năng lực