Khái Niệm “Văn Phòng Điện Tử” Và Bước Cách Mạng Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp

Áp dụng công nghệ 4.0 trong doanh nghiệp ngày càng trở nên cần thiết và cần được phổ biến hơn bao giờ hết. Đối với những doanh nghiệp đang chuẩn bị bước vào cuộc cách mạng này, hãy bắt đầu với Văn phòng điện tử. 

Khái niệm văn phòng điện tử  

Chỉ thị giãn cách được áp dụng trên nhiều thành phố để ngăn chặn sự lây lan của COVID-19. Nỗi sợ hãi về sự lây nhiễm đã hạn chế sự di chuyển của mọi người, đặc biệt là với đội ngũ nhân viên đi làm tại doanh nghiệp. Một trong những thay đổi lớn được quan sát thấy trong thời gian này là sự chuyển dịch từ văn phòng truyền thống tới các giải pháp công nghệ trực tuyến. 

Hầu hết các doanh nghiệp bắt đầu quan tâm và tìm hiểu về các nền tảng giải pháp công nghệ trực tuyến, các đơn vị cung cấp dịch vụ cũng bắt đầu mạnh mẽ hơn trong việc quảng bá giải pháp của mình. Một trong số những giải pháp phổ biến và có thể dễ dàng áp dụng bước đầu nhất là văn phòng điện tử. 

Đây được xem như là một phương thức quản lý và điều hành dựa trên các ứng dụng công nghệ thông tin. Văn phòng được xây dựng và vận hành trên nền tảng hệ thống web với các bộ ứng dụng phần mềm quản lý,  trao đổi thông tin, xử lý hồ sơ, khởi tạo văn bản, công văn, báo cáo, xử lý hồ sơ công việc hoàn toàn trực tuyến.

>> Đọc thêm: Doanh Nghiệp Áp Dụng Chỉ Thị 16 Làm Sao Để Hiệu Quả Nhất?

Nói cách khác, văn phòng điện tử là một môi trường làm việc – nơi các phần mềm công nghệ, trí tuệ nhân tạo, các phương tiện truyền thông, robots tham gia hỗ trợ con người và thay thế văn phòng truyền thống. Văn phòng này còn được hiểu là sử chuyển đổi mô hình làm việc từ thủ công sang tự động hóa, điện tử hóa hệ thống dữ liệu, quy trình làm việc.

Văn phòng điện tử - Là môi trường làm việc nơi các phần mềm công nghệ, trí tuệ nhân tạo, các phương tiện truyền thông tham gia hỗ trợ con người và thay thế văn phòng truyền thống

Bên cạnh đó, doanh nghiệp hiện nay đang dần sử dụng hình thức môi trường làm việc này nhằm mục đích thay thế và xây dựng một “văn phòng không giấy tờ”. Mọi công văn, giấy tờ, đề xuất, báo cáo đều được khởi tạo, phê duyệt và lưu trữ trên một nền tảng Internet trực tuyến.

Một văn phòng điện tử có thể mang lại những lợi ích tuyệt vời cho doanh nghiệp 

Hệ thống quản lý tập trung 

Khi đơn vị, doanh nghiệp áp dụng văn phòng điện tử thì tất cả mọi người sẽ dùng trong cùng một đơn vị tham gia có thể phân cấp, phân công rõ ràng từng công việc hay nhiệm vụ cụ thể. Mặc dù mỗi một đơn vị, công ty sẽ có đặc điểm phân cấp khác nhau, thế nhưng một mô hình văn phòng điện tử hiện đại có thể linh hoạt phát triển và tùy biến các trường tính năng để hỗ trợ tối đa nhu cầu của mọi ban lãnh đạo. 

Hệ thống quản lý tập trung cũng hỗ trợ không chỉ ban lãnh đạo mà còn toàn bộ đội ngũ nhân viên có thể dễ dàng quản lý tập trung, tra cứu và lưu trữ tài liệu, thông tin, văn bản được phân chia một cách khoa học theo từng dự án, công việc, phòng ban,...Hơn nữa, các thành viên còn có thể theo dõi tiến độ, nắm bắt nhanh chóng các công việc được giao, dễ dàng sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở, đôn đốc đưa ra ý kiến cho từng nội dung. Qua đó tiến độ công việc sẽ được theo sát, mọi thông tin sẽ được truyền tải một cách nhanh chóng, kịp thời giúp nâng cao năng suất công việc.

Môi trường làm việc công nghệ số 

Như đã nói ở trên, văn phòng điện tử được coi là “bước chân đầu tiên” để doanh nghiệp có thể làm quen và dễ dàng hơn trong cuộc cách mạng chuyển đổi số toàn diện của mình. 

Nếu như văn phòng truyền thống cũ là quản lý con người, tài liệu thông qua hệ thống hồ sơ, sổ sách thì ở văn phòng điện tử tất cả những điều đó đều được số hóa bằng sự tương tác không giới hạn khoảng cách, thời gian. Với hệ thống văn phòng điện tử, các vấn đề như công việc, hồ sơ, nhiệm vụ… sẽ được thao tác chỉ qua một lần đăng nhập vào hệ thống. 

Tại đây, mọi người có thể dễ dàng trao đổi ý kiến, thoải mái thảo luận, chia sẻ thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời mà không cần phải thông qua bất kỳ một cuộc họp bàn tròn căng thằng nào.

Giảm tải áp lực cho các bộ phận 

Các phần mềm văn phòng điện tử được xây dựng với mục tiêu tạo ra quy trình làm việc rõ ràng, phân công nhiệm vụ rành mạch cho từng cá nhân, đề cao tính tự giác và khuyến khích sự đúng giờ. Điều này sẽ giúp các cá nhân giảm tải được công việc so với phương thức truyền thống với nhiều quy trình phức tạp, đồng thời cũng nâng cao hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.  

Tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp

Phần mềm với nhiều tiện ích ở các phân hệ khác nhau nhưng cùng chung một hệ thống. Vì thế, người dùng có thể tra cứu và xử lý công việc trên một chiếc máy tính hoặc điện thoại thông minh kết nối Internet. Điều này giúp tiết kiệm thời gian,

Nếu như văn phòng truyền thống khi cần trao đổi công việc phải đến bộ phận, vị trí liên quan hoặc mở một cuộc họp thì với văn phòng, người dùng có thể làm việc, trao đổi mọi nơi mọi lúc mà phải di chuyển quá nhiều

Đặc biệt ứng dụng văn phòng điện tử, Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoản chi phí rất lớn. Có thể kể đến như chi phí photocopy, văn phòng phẩm; chi phí lưu trữ tài liệu….Đồng thời, chi phí lao động gián tiếp do việc sử dụng công nghệ hiện đại thay thế các công việc thủ công, giấy tờ cũng là một khoản chi phí tiết kiệm được rất lớn sau hằng năm. Giảm thiểu trang thiết bị không cần thiết nhờ các công nghệ tích hợp trên phần mềm. 

Giải pháp hiệu quả trong mùa “Work From Home” 

Cùng với ảnh hưởng của đại dịch chưa biết đến khi nào sẽ thực sự chấm dứt thì phương án Work From Home trở thành lựa chọn bắt buộc của các doanh nghiệp. Điều này vô hình chung cũng giúp các doanh nghiệp thúc đẩy việc tìm hiểu và tham gia vào những giải pháp “văn phòng điện tử”. 

Work From Home còn tồn đọng khá nhiều bất cập, thế nhưng với sự hỗ trợ của các giải pháp công nghệ mà điển hình là văn phòng điện tử đã tạo nên những lợi ích mà doanh nghiệp trước giờ chưa từng thấy. 

Văn phòng truyền thống với quy trình rườm rà, chậm trễ do nhiều cấp phê duyệt. Từ đó, làm dữ liệu bị phân tán do quản lý lẻ tẻ. Sự ra đời của hệ thống văn phòng mới giúp khắc phục được các khuyết điểm nêu trên với việc thiết lập hệ thống quản lý tập trung.

Phần mềm văn phòng cho phép lãnh đạo doanh nghiệp có thể điều hành, quản lý công việc từ xa, mọi lúc mọi nơi. Với hệ thống các ứng dụng phân theo các nhóm công việc, Ban lãnh đạo có thể giao việc, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên, giao hạn deadline và theo dõi tiến độ, chất lượng công việc của từng đối tượng theo báo cáo hằng ngày. Nhân viên được update công việc liên tục hoặc điều chỉnh kịp thời theo định hướng của doanh nghiệp. 

Giải pháp văn phòng điện tử eBS Workspace

Một doanh nghiệp không còn “tối cổ” là mục tiêu lớn nhất khi Hyperlogy xây dựng bộ giải pháp eBS Workspace. 

• Mọi tài liệu, giấy tờ đều được hệ thống số hóa, lưu trữ trên cùng một hệ thống và dễ dàng xử lý nhanh chóng. 

• Công cụ soạn thảo văn bản, tài liệu cá nhân hóa cho từng doanh nghiệp với tính bảo mật và khả năng phân cấp cao gấp nhiều lần 

• Mạng xã hội, truyền thông nội bộ được xây dựng mang dấu ấn riêng của từng doanh nghiệp 

• Quản lý công văn và giấy tờ nội bộ trên nền tảng online 

Mọi quy trình đều được điện tử hóa từ khâu đề xuất, phân công nhiệm vụ, người phụ trách đến thời gian hoàn thành, các tiêu chí đánh giá đều rõ ràng và liền mạch. Các bộ phận và Ban lãnh đạo có thể theo dõi và điều chỉnh kịp thời.

Hệ sinh thái chuyển đổi số doanh nghiệp eBS đồng hành cùng Doanh nghiệp trong việc cung cấp giải pháp văn phòng điện tử 4.0 hiệu quả. Tìm hiểu TẠI ĐÂY!