05 Cách Để Thuyết Phục Lãnh Đạo Sử Dụng Phần Mềm Quản Lí Công Việc

Là người quản lý, bạn giám sát các dự án và công việc từ đầu đến cuối, chịu trách nhiệm về tiến độ thời gian, chất lượng,... Nếu như theo phương thức truyền thống thì những công việc đó “ngốn” khá nhiều thời gian, trong khi hiện nay các phần mềm quản lí công việc lại có thể làm cho nhiệm vụ của bạn trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Nhưng làm thế nào để bạn khiến lãnh đạo của mình chấp thuận một công cụ khi tất cả những gì họ thấy là “tốn tiền”?

Nhận lấy “gật đầu từ lãnh đạo không dễ!

Các nhà quản lý dự án luôn là người phải cân bằng mọi yếu tố trong một công việc hay dự án mà họ đảm nhận. Đó là việc giữ cho sếp hài lòng với tiến trình/ kết quả, đồng thời khiến đội ngũ nhân viên vui vẻ và tăng năng suất làm việc. 

Mọi người quản lý dự án đều xứng đáng có một phần mềm công nghệ hỗ trợ để thực hiện rất nhiều công việc hơn trong khoảng thời gian nhanh hơn. Tuy nhiên, chính sếp của bạn mới là người thanh toán những công cụ này và họ có thể không hiểu được về các lợi ích khi sử dụng (ROI; năng suất,..).

Đối với những nhà quản lý đang ở trong tình thế này, hãy thử để iHCM chia sẻ một số cách để thuyết phục  sếp của bạn nói “có” với một phần mềm quản lí công việc!

Nổi bật lên các vấn đề và thách thức đang tồn đọng trong dự án

Bất kỳ lãnh đạo doanh nghiệp nào cũng phải luôn biết bạn và nhóm của bạn đang phải đối mặt với những vấn đề và thách thức nào. Khi bạn đề xuất mua một phần mềm quản lí công việc, điều đầu tiên sếp của bạn sẽ hỏi là “tại sao cần?”. 

Nếu như những lời thuyết phục của bạn nêu bật được những vấn đề mà họ chưa từng nghe trước đây thì chắc chắn chuyện họ gật đầu sẽ rất khó. Chính vì thế, hãy để các giải pháp phần mềm này giống như chiếc “chìa khóa” với tiềm năng giải quyết được những vấn đề và thách thức đang tồn đọng - những điều mà lãnh đạo đã nắm được từ trước và tất nhiên, cũng chưa có phương hướng giải quyết. 

Nếu bạn đã có sẵn một thương hiệu phần mềm cụ thể, hãy kiên nhẫn và đừng giới thiệu ngay buổi nói chuyện đầu tiên. Trong một vài tuần, bạn đề cập một cách ngẫu nhiên và có chiến lược một số vấn đề mà nó có thể giúp giải quyết.

Ví dụ: “Chúng ta có thể nâng cao hiệu suất doanh nghiệp hơn nếu như các dự án đều được xây dựng một cách cụ thể và có công cụ thường xuyên báo cáo tiến trình cũng như phần trăm đã đạt được”. Sau đó, một vài tuần sau, bạn cho sếp của mình xem về giải pháp phần mềm quản trị hiệu suất eBS HRM - một công cụ thực hiện chính xác vấn đề bạn đã đề cập trước đó. Điều này sẽ dễ dàng thuyết phục sếp của bạn chi tiền hơn. 

Liệt kê những lợi ích của phần mềm  

Một danh sách ưu - nhược điểm của bất kỳ lĩnh vực, sự kiện hay dự định nào cũng là một phần không thể thiếu nếu bạn cần có sự chuẩn bị tốt nhất. Tương tự như vậy, bạn cũng cần liệt kê một danh sách những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lí công việc. Danh sách này không chỉ cung cấp cho bạn mà còn cả ban lãnh đạo cái nhìn tổng quan về những gì bạn có thể mất so với những gì bạn đạt được, và cuối cùng thì điều này cân bằng như thế nào. 

Vì vậy, nếu bạn muốn thay thế phần mềm quản lý công việc mới, hãy liệt kê tất cả những lợi ích của công cụ mới và khắc phục những sai sót của công cụ hiện tại. Nếu bạn hiện không sử dụng một công cụ nhưng muốn giới thiệu, bạn có thể chỉ cần tập trung vào việc liệt kê tất cả các lợi ích. 

Tuy nhiên, hãy đảm bảo bạn làm được điều này bằng cách nêu bật chính xác cách một số tính năng nhất định có thể cải thiện quy trình làm việc cho đội nhóm, cũng như cách chúng giúp ích cho lợi nhuận của công ty bạn. 

Công cụ này sẽ có vẻ hấp dẫn hơn nhiều đối với sếp của bạn nếu bạn cũng có thể liên hệ nó với mối quan tâm của họ. Vì vậy, hãy thực sự nghiên cứu và cố gắng định hình các lợi ích theo cách mà anh ấy / cô ấy quan tâm. 

Ví dụ, đừng chỉ nói: “Công cụ này có trình theo dõi thời gian, vì vậy tôi có thể theo dõi lượng thời gian mà nhóm của tôi dành cho các dự án”

Hãy tìm hiểu kỹ lưỡng hơn về cách mỗi tính năng mang lại lợi ích cho toàn công ty, liệt kê tất cả các ưu điểm. Sau đó bạn có thể tự tin trình bày rằng: “Trình theo dõi thời gian của công cụ này sẽ giúp chúng tôi:

• Tìm hiểu xem nhân viên đã dành bao nhiêu giờ cho các dự án

• Có được cái nhìn trực quan nhất về năng suất của nhân viên

• Ước tính thời gian của một dự án

• Ước tính chi phí của một dự án là bao nhiêu

• Giữ chi phí dự án dưới ngân sách

• Tăng khả năng sinh lời của dự án

• Tăng tốc quá trình lập hóa đơn

Xác định mối quan tâm 

Trong cuộc nói chuyện đầu tiên này, hãy thực sự đánh giá phản ứng của ban lãnh đạo và cẩn thận lắng nghe nội dung câu hỏi. Mối quan tâm của họ được phản ánh trong các câu hỏi mà họ đặt ra. 

Đưa ra quyết định về việc thay đổi quy trình làm việc hay số hóa công việc cần có thời gian, vì vậy bạn sẽ không nhận được câu trả lời ngay sau cuộc trò chuyện đầu tiên. Sử dụng thời gian này để chuẩn bị chu đáo cho cuộc họp tiếp theo, bằng cách xác định mối quan tâm của họ và cách mà bạn cũng như phần mềm sẽ giải quyết. 

Đưa cả nhóm vào cuộc 

Một công cụ phần mềm quản lí công việc sẽ là chiến lược tiếp thị tuyệt vời, hứa hẹn những kết quả đáng kinh ngạc. Đừng chỉ nhìn vào các bài quảng cáo mà trực tiếp đưa vào thử nghiệm trong nhóm của bạn rồi đưa ra đánh giá. Các giải pháp trên thị trường hiện nay như giải pháp quản lí công việc eBS đều có bản dùng thử và trải nghiệm để các doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận một cách trực quan. 

Sử dụng cơ hội này để thực sự tìm hiểu xem nhóm của bạn sẽ như thế nào khi sử dụng công nghệ. Lắng nghe phản hồi của họ và đảm bảo rằng họ tin chắc rằng đó là sản phẩm phù hợp. Bạn cần một nhóm đồng minh để thuyết phục sếp rằng bạn cần công cụ cụ thể này.

Lập kế hoạch triển khai 

Nhiều nhà quản lý cho rằng việc chuyển đổi hoặc triển khai phần mềm mới là tốn nhiều thời gian, đòi hỏi trình độ chuyên môn kỹ thuật cao. Hơn nữa, chỉ cần nghĩ đến việc các tập tin và tài liệu bị thất lạc hoặc các quá trình bị dừng lại thôi cũng khiến họ rùng mình! Việc tạo ra một kế hoạch thực hiện chỉ ra chính xác cách thức và thời gian thực hiện công cụ cũng như ai sẽ giúp những gì, sẽ mang lại cho họ rất nhiều sự yên tâm. Xác định trước cách các tệp sẽ được chuyển và cách bạn có thể đảm bảo quy trình làm việc sẽ không bị xáo trộn chẳng hạn. 

Nếu mọi người biết phải làm gì để việc tham gia diễn ra nhanh nhất có thể và tất cả những gì sếp của bạn cần làm là nói “có”, thì đây có thể là động lực cuối cùng mà họ cần.

Hóa ra, sẽ không khó để khiến sếp của bạn nói “có” nếu bạn trình bày một cách thuyết phục. Tất cả phụ thuộc vào việc bạn có thể trả lời “tại sao?” tốt như thế nào. Và bao gồm cả việc lựa chọn phần mềm nào thích hợp cho doanh nghiệp của mình.

iHCM Workspace - Giải pháp phần mềm quản lý dự án và Cộng tác

Workspace là công cụ hoàn hảo với bộ tính năng mạnh mẽ hỗ trợ doanh nghiệp cộng tác, quản lý công việc và quản lý dự án thuộc mọi lĩnh vực kinh doanh khác nhau:

- Thiết lập và giám sát kế hoạch thực hiện dự án chi tiết với Milestone và không giới hạn cấp độ;

- Theo dõi tiến độ, kết quả công việc, bám sát mục tiêu đã đề ra;

- Tự động hoá quy trình phê duyệt, giảm 80% thời gian luân chuyển giấy tờ hành chính trong doanh nghiệp;

- Tạo không gian chia sẻ tài liệu linh hoạt trong nội bộ doanh nghiệp;

- Là phần mềm duy nhất tại Việt Nam tiên phong tích hợp công cụ giao tiếp (nhắn tin, chat, video call), tạo mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý dự án và cộng tác, quản lý công việc, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.