iHCM – Công cụ quản lý mục tiêu, công việc hiệu quả

Có thể nói iHCM là một công cụ giúp mọi người trong nhóm phối hợp công việc hết sức hiệu quả, dễ sử dụng và cực kỳ kinh hoạt. Chỉ cần theo dõi bảng công việc nhóm hay bảng mục tiêu của nhóm, mỗi cá nhân có thể nắm rõ các đầu công việc, các mục tiêu, được giao cho ai, tiến độ công việc ra sao, mức độ quan trọng của mỗi công việc, mục tiêu như thế nào… Và dựa vào kết quả hoàn thành mục tiêu, công việc, doanh nghiệp có thể thực hiện đánh giá mỗi nhân viên theo mục tiêu, theo năng lực, từ đó có những chế độ đãi ngộ, chính sách gìn giữ nhân tài phù hợp.

Sử dụng iHCM quản lý mục tiêu như một dự án

Tuỳ theo cách dùng của mỗi người mà bạn có thể biến iHCM trở thành công cụ đắc lực hỗ trợ nhóm mình quản lý mục tiêu như một dự án. Khi bạn thiết lập mục tiêu, cũng có nghĩa là bạn sẽ phải lập kế hoạch công việc để hoàn thành mục tiêu đó. iHCM giúp bạn có thể sắp xếp công việc dưới dạng bảng Kanban hoặc dạng lịch và hiển thị theo tiến độ: Chưa bắt đầu – Đang tiến hành – Hoàn thành. Bạn sẽ tạo và cập nhật công việc của mình tương ứng với từng giai đoạn tiến độ.

Đảm bảo thông tin công việc luôn đầy đủ

Bạn có thể tận dụng những tính năng khác trên iHCM để đưa thêm những thông tin chi tiết cần thiết khi thiết lập công việc:

- Người phối hợp: Bạn có thể chỉ định những thành viên tham gia phụ trách công việc đó. Tại mỗi giai đoạn có thể có những thành viên hỗ trợ từng phần việc khác nhau, nếu họ đã làm xong phần việc của mình, hãy xoá tên người phối hợp đó và tiếp tục gán cho thành viên khác phụ trách.

- Chọn mức độ quan trọng: Bạn có thể chọn mức độ quan trọng cho từng công việc để dựa vào đó người nhận việc sẽ có những ưu tiên phù hợp với những công việc có mức độ quan trọng cao, vừa hay thấp.

- Hạn hoàn thành: Đặt hạn hoàn thành là một thói quen tốt để kiểm soát công việc cũng như giúp giao tiếp hiệu quả hơn, ví dụ như: sếp ấn định cho nhân viên thời hạn phải hoàn thành công việc.

- Thiết lập nhắc việc: Nếu như bạn là người hay quên hoặc phải đảm nhiệm một khối công việc lớn, không những vậy bạn vẫn phải tiếp nhận những công việc mới, thì tính năng nhắc việc sẽ giúp bạn nhớ và chú ý đến những công việc đã làm, đang làm và sẽ làm. Bạn có thể sử dụng tính mặc định hoặc tự thiết lập phù hợp với yêu cầu từng công việc.

- Tệp đính kèm: Bạn có thể kéo thả hoặc click để thêm file tài liệu khác (mọi loại định dạng file) vào công việc nhằm giúp tổng hợp các thông tin liên quan tập trong vào 1 nơi thay vì gửi email qua lại gây khó khăn trong việc tra cứu sau này. 

- Phản hồi trên mục tiêu và công việc: Đối với những mục tiêu, công việc có nhiều thành viên tham gia thì phần phản hồi sẽ giúp cho việc trao đổi giữa mọi người với nhau hiệu quả và tập trung. Bất kỳ một thông tin phát sinh nào cũng cần được phản hồi để những thành viên còn lại có thể nắm rõ tiến trình công việc và có những điều chỉnh phù hợp. Khi có ai đó phản hồi trên phần mục tiêu và công việc của bạn hay có liên quan đến bạn, một email sẽ được gửi đến và bạn cũng có thể trả lời email đó để phản hồi. Ngay tức thì, phản hồi của bạn sẽ được đẩy lên phần mềm. Trong khung nhập nội dung phản hồi, bạn cũng có thể "nhắc tới" người khác (tag người khác). Chỉ cần gõ tên người bạn muốn tag, phần mềm sẽ gợi ý danh sách tương ứng cho bạn lựa chọn. 

Mục tiêu, công việc của bạn đã được thiết lập “chuẩn”?

Sau khi tham khảo một số tài liệu có liên quan, một mục tiêu, công việc được thiết lập “chuẩn” cần tuân theo một số yêu cầu như sau:

- Thông tin liên quan cần phải đầy đủ, giúp cho thành viên phụ trách nắm rõ công việc: ghi rõ mô tả công việc, đính kèm tất cả những file liên quan (nếu có), chia nhỏ công việc đối với mục tiệu, xác định mức độ quan trọng của từng công việc.

- Gán chính xác công việc cho người đang thực hiện công việc tại thời điểm hiện tại.

- Có hạn hoàn thành rõ ràng.

- Với những công việc có mức độ ưu tiên cao nên thiết lập chế độ nhắc việc để đảm bảo công việc đó được hoàn thành đúng thời hạn.

- Mọi sự thay đổi trong quá trình thực hiện công việc hay mục tiêu cần phải được phản hồi lại, dù là nhỏ nhất.

Vẫn còn rất nhiều quy tắc giúp bạn dùng iHCM một cách hiệu quả và góp phần hỗ trợ đắc lực cho việc tối ưu hiệu suất làm việc của các thành viên trong tổ chức/ doanh nghiệp của bạn, chúng tôi sẽ chia sẻ trong lần tới. Điều quan trọng là bạn có đủ kỷ luật để tuân theo hay không. Chúc bạn thành công!