Là nhà quản lý, bạn phải kiêm nhiệm rất nhiều việc, từ giao việc cho nhân viên, phân công phối hợp công việc giữa người này với người kia, theo dõi tiến độ công việc, cho đến hỗ trợ, phản hồi kịp thời để mục tiêu được hoàn thành đúng tiến độ.
Khi công việc quá bận rộn, bạn không có thời gian cho những mục tiêu cá nhân, thậm chí không có thời gian nghỉ ngơi cho bản thân và gia đình, đã đến lúc bạn cần đến sự trợ giúp của một phần mềm quản lý công việc cá nhân và nhóm hiệu quả, đôi khi bạn sẽ phải phối hợp nhiều phần mềm bởi mỗi phần mềm sẽ có những ưu nhược điểm khác nhau.
Trong bài viết này, chúng tôi xin chia sẻ top 10 những tính năng không thể thiếu của phần mềm quản lý công việc hiệu quả. Bạn có thể cân nhắc để lựa chọn một phần mềm phù hợp cho tổ chức, doanh nghiệp của mình.
1. Đơn giản, dễ dùng
Nếu tổ chức của bạn hoạt động trong lĩnh vực IT thì việc sử dụng một phần mềm bất kỳ nào chỉ sau 1-2h hướng dẫn là nhân viên cấp dưới có thể thao tác dễ dàng. Nhưng nếu team của bạn chỉ quen dùng một số thao tác đơn giản trên máy tính như excel hay word thì đây quả là một sự trở ngại lớn. Vì vậy, đơn giản, dễ dùng là tiêu chí đầu tiên giúp bạn dễ dàng lựa chọn một phần mềm phù hợp.
2. Quản lý công việc
Quản lý công việc của cá nhân và nhóm thuận tiện là điều quan trọng nhất. Một phần mềm quản lý hiệu quả nhất là khi bạn có thể dễ dàng tạo công việc, giao việc cho nhân viên, theo dõi tiến độ thực hiện công việc của từng cá nhân.
3. Công cụ quản lý thời gian
Bất kỳ công việc nào cũng cần phải có thời gian hoàn thành, vì vậy hãy lựa chọn một công cụ hỗ trợ bạn thiết lập thời gian thực hiện công việc, theo dõi và cập nhật trạng thái khi nhân viên của bạn đang làm nhanh hay chưa đúng tiến độ so với yêu cầu đề ra.
4. Hiển thị theo thời gian
Hỗ trợ hiển thị các công việc theo thời gian và tất nhiên bạn cũng có thể có những thay đổi phù hợp với tính chất công việc và tình hình diễn biến lúc đó.
5. Chia sẻ file tài liệu hay các thông tin khác
Sẽ thật phức tạp nếu như bạn muốn chia sẻ file tài liệu tới toàn bộ nhân viên cấp dưới. Theo cách thông thường, bạn sẽ phải thực hiện thao tác này lặp đi lặp lại: mở file, chọn và gửi đến từng nhân viên. Nhưng nếu số lượng nhân viên hoặc những thành phần liên quan đông đảo, thì cách chia sẻ này sẽ làm tốn nhiều thời gian của bạn.
Vậy thì, nếu phần mềm mà bạn áp dụng có sẵn tính năng chia sẻ file trên phần mềm tại một mục tiêu chung của nhóm nhân viên cấp dưới, liệu có giúp bạn cảm thấy phấn khích hơn? Họ có thể comment hoặc tự tải tài liệu về tham khảo.
6. Theo thời gian thực và mọi lúc, mọi nơi
Đây thực sự là tính năng gần như được nhiều nhà quản lý yêu công nghệ mong muốn khi theo dõi tiến độ công việc của nhân viên. Dù bạn không có ở văn phòng thậm chí đi công tác nước ngoài, những thông tin như cập nhật tiến độ, trạng thái công việc, báo cáo công việc,… hay bất kỳ sự thay đổi nào được cập nhật đều được gửi thông báo (notifications) đến bạn tức thì.
7. Báo cáo dạng biểu đồ
Báo cáo dạng biểu đồ sẽ là một điểm cộng cho một phần mềm, nếu chỉ nhìn vào những con số thì sẽ không đảm bảo được tính trực quan. Nếu qua biểu đồ hình tròn, bạn biết được nhân viên này có tổng bao nhiêu công việc, trong đó hoàn thành bao nhiêu, chậm deadline bao nhiêu, cần chú ý là bao nhiêu, bạn có thể so sánh công việc của nhiều nhân viên ngang hàng trong cùng một nhóm, thì sẽ tuyệt vời hơn biết bao nhiêu.
8. Tính bảo mật
Lộ các thông tin là điều tối kỵ bởi sẽ ảnh hưởng đến tổ chức doanh nghiệp và khách hàng. Vì vậy, chúng tôi khuyên, bạn không nên bỏ qua yếu tố này.
9. Khả năng tùy biến cao
Mỗi tổ chức, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh khác nhau, một phần mềm không thể áp chung một cách cho đơn vị sản xuất và một đơn vị chuyên làm những công việc mang tính chất sáng tạo. Do đó, khả năng tùy biến, phân quyền người dùng, phân quyền người quản lý sẽ là một tính năng cộng nữa giúp bạn dễ dàng lựa chọn.
10. Giao diện trực quan, chuyên nghiệp
Ngày nay, khi thời các trang mạng xã hội lên ngôi, từ lúc nào bạn đã có những thói quen sử dụng nhất định: kéo, lướt, chạm, trượt. Một giao diện chuyên nghiệp, đảm bảo sự mượt mà, thao tác nhanh, đơn giản gần gũi, thân thiện như facebook hay twitter sẽ làm bạn ưng ý hơn rất nhiều. Không chỉ bạn, những nhân viên cấp dưới của bạn cũng sẽ yêu thích và gắn chặt với công cụ mà bạn cung cấp cho họ.
Trên đây là 10 tính năng được chúng tôi đúc kết trong một quá trình dài làm việc với các nhà lãnh đạo, nhà quản lý khi được hỏi: “Những tính năng nào Anh/Chị cảm thấy cần thiết giúp anh chị quản lý công việc của nhân viên hiệu quả hơn?”. Chúng tôi hi vọng sẽ giúp bạn xác định rõ nhu cầu của mình khi đi tìm một giải pháp công nghệ như phần mềm quản lý công việc trên.
Mang công nghệ dành cho Công ty tỷ $ đồng hành cùng cộng đồng Doanh nghiệp VIỆT bứt phá trong hành trình Chuyển đổi số!
Tin liên quan
Tin mới
- PHẦN MỀM ĐÁNH GIÁ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN - CÔNG CỤ HỖ TRỢ ĐẮC LỰC CHO MỌI DOANH NGHIỆP - 02/11/2022
- iHCM THÔNG BÁO CẬP NHẬT MODULE ĐÁNH GIÁ MỚI NGÀY 21/08/2022 (PHIÊN BẢN 5.9.0) - 19/08/2022
- Lịch Sử Ra Đời Của HRM Hiện Đại, Những Yêu Cầu Nào Dành Cho Quản Trị Nhân Lực? - 07/06/2022
- So Sánh Phần Mềm OKR Quốc Tế Và Việt Nam - Lựa Chọn Nào Tối Ưu? - 23/05/2022
- Phần Mềm KPI Nổi Bật Mà Các Lãnh Đạo Khuyên Dùng 2022 - 26/04/2022