1. Các bước thực hiện

Để sử dụng phần mềm, trước tiên bạn cần khai báo cáo thông tin về phòng ban và nhân viên tham gia sử dụng. Bạn khai báo thông tin theo 2 bước sau:

          • Bước 1: Thiết lập phòng ban

          • Bước 2: Thêm mới nhân viên

Sau khi thiết lập, phần mềm sẽ giúp bạn vẽ ra sơ đồ tổ chức và sơ đồ quản lý, dựa vào đây các bạn có thể thiết lập các quy trinh chia sẻ mục tiêu công việc và các quy trình quản lý khác trên phần mềm.

2. Thiết lập phòng ban, sơ đồ tổ chức

Hướng dẫn sử dụng tính năng trung tâm nhân lực trên phần mềm iHCM

Sơ đồ tổ chức thể hiện mối liên hệ giữa các tổ chức, bộ phận, phòng ban trong công ty, người quản trị có thể thiết lập sơ đồ này bằng cách vào Menu chức năng, bấm chọn “Trung tâm nhân lực” -> “ Sơ đồ tổ chức” -> chọn biểu tượng để thêm mới mới phòng ban bộ cấp dưới phận chọn “Thêm mới bộ phận chức năng”.

Hướng dẫn sử dụng tính năng trung tâm nhân lực trên phần mềm iHCM

Điền các thông tin cần thiết bao gồm:

          - Mã đơn vị công tác

          - Tên đơn vị công tác

          - Chức năng/nhiệm vụ (nếu có)

Hướng dẫn sử dụng tính năng trung tâm nhân lực trên phần mềm iHCM

3. Cập nhật thông tin phòng ban bộ phận hoặc xoá phòng ban bộ phận

Để cập nhật hoặc thay đổi thông tin phòng ban bộ phận, bạn click vào biểu tượng Hướng dẫn sử dụng tính năng trung tâm nhân lực trên phần mềm iHCM chọn “cập nhật thông tin đơn vị” hoặc chọn “Xoá” nêú muốn xoá đơn vị đó.

Lưu ý: Nút “Xoá” chỉ xuất hiện khi phòng ban đó không có nhân viên và không có mục tiêu gắn với phòng ban đó.

4. Thêm mới nhân viên, sơ đồ quản lý

Sau khi đã có sơ đồ tổ chức, người quản trị tiếp tục tạo tài khoản cho nhân viên bằng cách click vào dấu “+” trên thanh menu, chọn “Thêm mới nhân viên”. Điền các thông tin cơ bản để tạo tài khoản cho nhân viên. Bạn cũng có thể thêm mới đầy đủ thông tin nhân viên bằng cách click vào nút “Thêm nhân viên với đầy đủ thông tin”.

Hướng dẫn sử dụng tính năng trung tâm nhân lực trên phần mềm iHCM

Tại màn hình thêm mới nhân viên, điền các thông tin cần thiết như:

          - Mã, họ tên nhân viên

          - Tài khoản truy cập: Là tài khoản sử dụng để đăng nhập phần mềm

         - Thư điện tử: Là thông tin không bắt buộc. Tuy nhiên nếu bạn điền, phần mềm sẽ gửi thông tin tài khoản và địa chỉ truy cập về hòm thư để chủ tài khoản có thể thiết lập mật khẩu và đăng nhập sử dụng phần mềm ngay lập tức.

Hướng dẫn sử dụng tính năng trung tâm nhân lực trên phần mềm iHCM

Thêm mới nhân viên với thông tin đầu đủ, bạn cần lưu ý một số thông tin sau:

          - Đơn vị công tác: Là phòng ban nhân viên đấy trực thuộc

          - Quản lý nhân sự: là người nhân sự phụ trách hồ sơ, tổng hợp lịch nghỉ, tổng hợp bản đánh giá của nhân viên đó

         - Quản lý trực tiếp: giúp vẽ ra sơ đồ quản lý của doanh nghiệp. Sơ đồ này sẽ phục vụ rất nhiều các quy trình liên quan đến báo cáo, đánh giá, chia sẻ thông tin trong tổ chức.

Người dùng có thể xem lại sơ đồ quản lý này bằng cách vào Menu chức năng, bấm chọn “Trung tâm nhân lực” -> “Sơ đồ quản lý”.

Hướng dẫn sử dụng tính năng trung tâm nhân lực trên phần mềm iHCM

Bạn có thể thay đổi lại sơ đồ tổ chức bằng cách click vào biểu tượng Hướng dẫn sử dụng tính năng trung tâm nhân lực trên phần mềm iHCM trên ảnh từng người và chọn “Hồ sơ nhân viên”để vào hồ sơ nhân viên và thay đổi thông tin “Quản lý trực tiếp” trong hồ sơ.

Trong trường hợp số lượng nhân viên thêm mới nhiều, iHCM hỗ trợ người dùng tính năng thêm mới từ file excel giúp người dùng thao tác thuận tiện hơn bằng cách vào menu chức năng -> chọn “Quản trị” -> “Quản trị nhân viên” -> “ Import excel” -> Chọn “Thêm mới nhân viên”.

Hướng dẫn sử dụng tính năng trung tâm nhân lực trên phần mềm iHCM

Nhấn “Tải tệp mẫu” để tải file mẫu excel -> điền thông tin -> lưu lại -> chọn đường dẫn đến file vừa lưu và nhấn thực hiện.

5. Quản lý và cập nhật hồ sơ nhân viên

Sau khi tạo tài khoản cho nhân viên, bạn có thể kiểm tra lại các thông tin hoặc chỉnh sửa lại các thông tin đã khai báo bằng cách bấm vào biểu tượng kính lúp trên từng nhân viên trong sơ đồ quản lý -> chọn “Hồ sơ nhân viên” để xem thông tin đã khai báo trong hồ sơ.

Nếu muốn chỉnh sửa, bạn click vào biểu tượng Hướng dẫn sử dụng tính năng trung tâm nhân lực trên phần mềm iHCM để chỉnh sửa lại thông tin.

Hướng dẫn sử dụng tính năng trung tâm nhân lực trên phần mềm iHCM

6. Quản trị danh sách nhân viên

Chức năng quản trị danh sách nhân viên giúp người dùng có thể quản lý thông tin, phân quyền, thêm hoặc khóa các tài khoản đã ngưng sử dụng bằng cách từ menu chức năng của chương trình -> chọn “Quản trị”-> “Quản trị nhân viên" -> “Danh sách nhân viên”.

Hướng dẫn sử dụng tính năng trung tâm nhân lực trên phần mềm iHCM

Tại ô “Chức năng” người dùng có thể cập nhật thông tin hồ sơ nhân viên, khóa tài khoản nhân viên khi không sử dụng, đổi tài khoản đang nhập hoặc mật khẩu đăng nhập, thiết lập phân quyền quản trị cho cho nhân viên, hoặc chuyển quyền quản lý toàn bộ nhân viên cấp dưới khi có thay đổi về cơ cấu quản lý.

Link tải Hướng dẫn sử dụng tính năng trung tâm nhân lực trên phần mềm iHCM

Hoạch định - Giám sát - Đánh giá
03 giai đoạn giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh

 

Phần mềm quản lý iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPIBSCtừ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi TÜV NORD, CHLB Đức. Các chức năng quản lý mục tiêuquản lý công việcquản lý năng lựcđánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.

Thành lập từ 2003 với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực CNTT

logo-vp

Chứng chỉ ISO27001 từ TÜV NORD cho sản phẩm & dịch vụ

logo-iso

Hyperlogy là thành viên của

logo-vnisa

Hiệp Hội An Toàn
Thông Tin Việt Nam

Hiệp Hội Phần Mềm Và
Dịch Vụ CNTT Việt Nam

Hiệp hội Internet
Việt Nam

Mang công nghệ dành cho Công ty tỷ $ tới cộng đồng Doanh nghiệp VIỆT!

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG iHCMHoàn toàn miễn phí

Mẫu đánh giá thành tích và năng lực