Để không bao giờ bị trễ deadline

“Làm thế nào để hoàn thành danh sách các công việc cho kịp deadline?” luôn là câu hỏi được rất nhiều người đặt ra. Nếu biết cách sắp xếp khoa học và quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ dễ dàng đạt được điều đó. Hãy theo chúng tôi đi tìm những nhân tố có thể gây xao nhãng, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và các phương pháp giải quyết chúng, tập trung vào công việc, để không bao giờ bị trễ deadline nữa.

1. Xác định mục tiêu phấn đấu

Bạn đã thiết lập mục tiêu cho cá nhân từ đầu năm, nhưng đôi khi làm việc chăm chỉ để đạt được mục tiêu của bản thân có thể vất vả và cũng không dễ giữ được nhiệt huyết như thời gian đầu. Để luôn cảm thấy có động lực, hãy biến mục tiêu của mình trở nên “hữu hình”. Hãy bắt đầu từ việc dùng những câu nói có thể động viên mình và để làm màn hình điện thoại hoặc máy tính. Nếu bạn đang phấn đấu để lên một vị trí cao hơn, hãy viết ra giấy và dán nó gần bàn làm việc của mình như thế bạn sẽ cảm thấy có động lực hơn những khi đang mệt mỏi.

2. Tính toán thời gian dành cho mỗi công việc

Lên checklist công việc cụ thể cho mỗi ngày, mỗi tuần và tính toán thời gian cho mỗi công việc. Để chắc chắn, hãy dành ít nhất là gấp đôi thời gian dự kiến của bản thân để hoàn thành công việc đó. Ví dụ, nếu bạn nghĩ mình có thể hoàn thành một bài báo cáo trong 4 ngày thì hãy dành thời gian thực hiện ít nhất là một tuần.

Thật tuyệt vời nếu công việc được hoàn thành trong thời gian dự kiến! Còn nếu không kịp thì cũng sẽ không ảnh hưởng đến công việc khác vì chúng ta vẫn còn thời gian “trừ hao” như khi lên kế hoạch. Nếu bạn quan tâm đến công cụ quản lý công việc hiệu quả giúp bạn làm việc có kế hoạch hơn, hãy thử sử dụng ứng dụng như iHCM, chắc chắn hiệu suất làm việc sẽ tăng đáng kể.

3. Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Ngoài những công việc chính, hằng ngày chúng ta vẫn phải trải qua với nhiều nhiệm vụ khác như: gọi điện cho đối tác/khách hàng, gặp mặt khách hàng, hỗ trợ khách hàng, gửi/trả lời email… Bạn có cảm thấy mình đang trong tình trạng quá tải? Không kiểm soát được hết các công việc? Chúng ta sẽ có nhiều năng lượng hơn và nhiều thời gian hơn nếu có sẵn một quy trình làm việc hiệu quả như: tạo sẵn mẫu email gửi cho khách hàng, gửi cho đối tác, list ra những khách hàng cần gọi/ gặp mặt trong ngày…

4. Quy tắc 80/20

Hãy tập trung vào 20% quan trọng mang lại 80% kết quả để giảm bớt thời gian làm việc là điều mà quy tắc 80/20 muốn truyền tải.
Bill Gates cũng đã từng chia sẻ: “Nếu bạn lấy đi 20% những người quan trọng nhất. Với 80% những người còn lại, chúng tôi sẽ trở thành 1 công ty không còn quan trọng nữa”.

Để có thể áp dụng triệt để quy tắc này, hãy dành một chút thời gian để nghiên cứu các bản báo cáo, những công việc đang làm để tìm ra cách cải thiện và bỏ bớt những việc không cần thiết. Như thế kết quả thu được sẽ cao hơn và còn tiết kiệm được thời gian cho những phần công việc không cần thiết nữa.

5. Loại bỏ các tác nhân gây xao nhãng

Ngoài các hoạt động như lướt web, check mail, thì mạng xã hội được xem là một trong những nguyên nhân khiến chúng ta xao nhãng nhiều nhất. Theo một thống kê từ VnExpress năm 2015, người Việt dành trung bình 2,5 tiếng mỗi ngày cho Facebook. Đây quả là một con số không nhỏ trong khi chúng ta chỉ có chưa tới 16 tiếng để giải quyết mọi công việc trong ngày. Bạn sẽ làm cho cuộc sống của mình thoải mái hơn khi chủ động loại bỏ các tác nhân gây xao nhãng này.

Chúc bạn thành công!

Phần mềm quản lý công việc iHCM - Công cụ hữu hiệu cho các nhà quản lý

Phần mềm quản lý công việc iHCM hỗ trợ nhà quản lý giao việc, theo dõi, giám sát tiến độ hoàn thành công việc không chỉ của cá nhân mà còn của một nhóm nhân viên theo dạng bảng Kanban và Lịch làm việc. Với giao diện trực quan, sinh động, nhà quản lý có thể dễ dàng xác định những công việc liên quan tới từng nhân viên dưới quyền mà mình cần tập trung theo sát và có điều chỉnh kịp thời.

Đơn giản – Dễ dùng – Thời gian thực là 03 ưu thế nổi trội của phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM. Các thành viên trong nhóm/bộ phận có thể cộng tác thực thi công việc nhờ thông báo cùng lúc qua email cũng như trên màn hình thiết bị di động theo thời gian thực, việc hỗ trợ cộng tác qua máy di động hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp nếu nhiệm vụ của nhân viên cũng như quản lý đòi hỏi hay phải di chuyển bên ngoài văn phòng.

Bằng việc kết nối giữa quản lý và nhân viên qua máy tính hoặc qua các thiết bị di động, iHCM đã thực sự hỗ trợ việc cộng tác trong doanh nghiệp trở nên thuận tiện mọi lúc, mọi nơi.

Được thiết kế tối ưu cho màn hình chạm, khi sử dụng phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM, người dùng có thể cập nhật trạng thái, tiến độ công việc bằng cách kéo, thả các thẻ trên bảng Kanban một cách nhanh chóng, thân thiện và thuận tiện nhất. Tính năng này đặc biệt hữu ích, tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý bận rộn thường sử dụng các thiết bị di động thông minh như máy tính bảng và điện thoại di động thông minh.

Tải tài liệu "Ứng dụng iHCM quản lý công việc" hoàn toàn miễn phí!

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.