(Teamwork) Các công ty của Mỹ mất ít nhất 650 tỷ $ cho các chi phí về hiệu suất, một sự tăng bất thường so với 106 tỷ $ vào năm 2006. Có rất nhiều yếu tố góp phần tạo ra những con số này, trong đó phải kể đến yếu tố lớn nhất chính là lãng phí thời gian làm việc. Theo một nghiên cứu vào năm 2006, thật đáng kinh ngạc khi thấy một nhân viên Mỹ bị phân tâm 2,09 giờ trong mỗi ca làm việc 8 tiếng.

Càng đi sâu vào chi tiết, bạn thậm chí sẽ còn ngạc nhiên hơn. Theo nghiên cứu của Gloria Mark – giáo sư Tin học tại trường Đại học California có tiết lộ rằng mỗi nhân viên phải mất 25 phút và 15 giây để xem lại công việc sau khi bị gián đoạn, một công việc trung bình bị gián đoạn sau 10 phút và 5 giây. Hãy nghĩ tới những khó khăn sẽ đến khi tiến độ các công việc bị làm gián đoạn.

Trái ngược với những công việc đã được hoàn thành, các công việc còn dang dở sẽ làm tốn kém cả về thời gian và tiền bạc. Ngoài ra, nó còn gánh những chi phí nặng nề khác:

- Bị stress nhiều hơn

- Bị thất vọng cao hơn

- Áp lực về thời gian

- Có sự thay đổi về nhận thức

Vậy đâu là những yếu tố chính gây gián đoạn công việc của bạn và làm thế nào để giảm thiểu chúng? Hãy tham khảo các nhân tố dưới đây, không cần sắp xếp theo thứ tự, chúng tôi hi vọng hiệu suất làm việc của bạn sẽ được cải thiện hơn.

Không được làm nô lệ cho chính chiếc điện thoại của bạn

Làm thế nào để giảm thiểu những phiền nhiễu tại nơi làm việc? - iHCM

Nó có thể là một cụ giao tiếp tuyệt vời nhưng lại là một chiếc điện thoại thông minh khiến bạn bị phân tâm nhiều nhất trong giờ làm việc. Thật không có gì tệ hơn khi tiếng nhạc chuông réo lên ầm ĩ trong lúc bạn đang rất tập trung. Hãy để rung hay nhấn nút tắt và tắt ngay các thông báo không cần thiết.

Không phải email cũng thực sự cấp bách

Làm thế nào để giảm thiểu những phiền nhiễu tại nơi làm việc? - iHCM

Hãy kiểm soát hộp thư đến của bạn. Nếu bạn không thể cưỡng lại việc kiểm tra email, thì hãy đặt thời gian, dành việc kiểm tra email vào buổi sáng trước khi bắt đầu làm việc và một lần nữa trước khi hoàn thành công việc. Một số người có xu hướng nghiện kiểm tra email, họ bị cám dỗ bởi việc kiểm tra, kiểm tra và kiểm tra liên tục. Hãy dừng lại ngay!

Ngăn những người đồng nghiệp tạo ra tiếng ồn

Làm thế nào để giảm thiểu những phiền nhiễu tại nơi làm việc? - iHCM

Bất kỳ văn phòng làm việc nào cũng có những người như vậy. Họ nói chuyện điện thoại rất to, nói chuyện không ngừng, họ làm bạn và những người xung quanh mất tập trung bởi tiếng ồn mà họ gây ra. Cần phải có một lần trao đổi riêng và yêu cầu họ giảm mức độ âm thanh, họ có thể đóng cửa phòng, như vậy bạn có thể tiếp tục chuyên tâm vào công việc của mình.

Quản lý các cuộc họp trước khi chúng làm phá sản kế hoạch công việc trong ngày của bạn

Làm thế nào để giảm thiểu những phiền nhiễu tại nơi làm việc? - iHCM

Khi các cuộc họp được tổ chức đúng cách, với lịch trình được thiết lập và được kiểm soát chặt chẽ, các cuộc họp sẽ đem lại hiệu suất. Thật không may khi có thể có quá nhiều cuộc họp. Những cuộc họp được lên kế hoạch trước có thể diễn ra suôn sẻ là vì bạn có thể sắp xếp công việc xung quanh. Sẽ có một khung thời gian cho buổi họp và bạn cần tuân theo nó.

Dừng ngay việc lướt web trong giờ làm việc

Làm thế nào để giảm thiểu những phiền nhiễu tại nơi làm việc? - iHCM

Bạn có thể có những lý do chính đáng khi cần truy cập vào Internet trong giờ làm việc, nhưng hãy tránh nếu điều đó không quá cần thiết. Có quá nhiều thứ đang được đợi để khám phá trên Internet, hãy vững tâm và đừng để “sa vào lưới” trong khi làm việc.

Tránh xa các phương tiện truyền thông xã hội

Làm thế nào để giảm thiểu những phiền nhiễu tại nơi làm việc? - iHCM

Đúng vậy, số lần mọi người dành thời gian để xem các clip được nhiều người xem nhất trên Youtube, những tin tức mới nhất được cập nhật thường xuyên trên Facebook, hay những bức ảnh đẹp nhất của bạn bè mình trên Instagram sẽ khiến bạn ngạc nhiên thêm một lần nữa. Có thể bạn nghĩ rằng bạn đang trong tầm kiểm soát, nhưng sẽ thường có một clip “hot” hay những hành động ngớ ngẩn của một ai đó sẽ làm bạn chú ý. Tốt nhất nên TRÁNH.


Không nên quá nhiều dành thời gian của bạn chìm trong làn khói thuốc

Làm thế nào để giảm thiểu những phiền nhiễu tại nơi làm việc? - iHCM

Nếu bạn hút thuốc 3 lần mỗi ngày, đó là 15 – 20 bạn sẽ không bao giờ quay trở lại. Bạn có thể dành việc hút thuốc vào giữa buổi sáng hoặc bữa trưa, tại sao không? Điều này thậm chí có thể đem đến lợi ích cho chính bạn và giúp bạn giảm dần hoặc từ bỏ thói quen hút thuốc vào bất kỳ lúc nào.

Hãy kiểm soát của quản lý thời gian của bạn

Đừng để thời gian trôi qua lãng phí. Hãy ưu tiên những công việc quan trọng và sắp xếp các buổi họp hợp lý. Lên danh sách các công việc ưu tiên theo thứ tự quan trọng và luôn kiểm soát các công việc đó trong tầm tay của mình. Hãy chắc chắn những công việc quan trọng hơn và được ưu tiên sẽ được giải quyết đầu tiên.

Từng bước vượt qua những người đồng nghiệp khiến bạn mất tập trung

Làm thế nào để giảm thiểu những phiền nhiễu tại nơi làm việc? - iHCM

Hãy viết một tờ giấy với nội dung “Tôi đang bận, xin đừng làm phiền tôi!”, đây là một trong những phương pháp để đối phó với những người muốn bắt chuyện trong khi bạn đang dồn sự tập trung vào một nhiệm vụ đặc biệt. Ví dụ: cánh cửa phòng làm việc của bạn đang đóng thể hiện bạn đang bận và không muốn bị quấy rầy. Nếu không được, bạn có thể trao đổi lịch sự với họ bạn đang chạy tiến độ công việc và bạn thực sự cần hoàn thành công việc này.

Nghiêm khắc với bản thân

Mất tập trung nói chung là một sự lãng phí thời gian và làm cản trở năng suất. Tuy nhiên, có đến ít nhất một nửa trong số những nhân tố gây phiền nhiễu tại nơi làm việc chính là do bạn. Do vậy, chỉ cần tự giác và nghiêm khắc với bản thân mình hơn một chút, bạn sẽ nhận thấy mình làm việc hiệu quả hơn nhiều.

Phần mềm quản lý iHCM - Giải pháp nâng cao hiệu suất doanh nghiệp

1. Quản lý mục tiêu cho từng vị trí công tác: Được phần mềm quản lý mục tiêu, quản lý công việc iHCM hỗ trợ, ban lãnh đạo doanh nghiệp có thể giúp nhân viên nắm rõ định hướng, mục tiêu của tổ chức mình. Mục tiêu chung sẽ được chia nhỏ xuống từng nhân viên của tất cả các bộ phận. Mỗi cá nhân sẽ hiểu công việc mình đang làm thực hiện cho mục tiêu nào và chủ động hơn.

2. Dễ dàng quản lý tiến độ thực hiện mục tiêu, công việc: Áp dụng iHCM, nhà quản lý có thể nắm bắt trạng thái hoàn thành mục tiêu, công việc từng nhóm, từng cá nhân, sẵn sàng trao đổi, phối hợp và hỗ trợ kịp thời.

• Thiết lập, quản lý và giám sát công việc theo mục tiêu
• Giao việc và phối hợp công việc theo quy trình tùy biến
• Tương tác thân thiện theo thời gian thực như mạng xã hội
• Thông báo nhắc việc qua email và các thiết bị di động

iHCM - Giải pháp quản trị nâng cao hiệu suất cho mọi doanh nghiệp

Dangkyngay

 Tài liệu "Bật mí 03 bước tiến hành Quản trị hiệu suất trong doanh nghiệp" hoàn toàn miễn phí!

3. Đo lường và Tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên: nhà quản lý có thể đo lường chính xác kết quả làm việc của nhân viên dựa theo kết quả hoàn thành mục tiêu (KPI), công việc của mỗi nhân viên thể hiện trên hệ thống.

4. Đánh giá nhân viên khoa học và nhiều chiềuiHCM xóa tan gánh nặng thủ tục hành chính trong mỗi kỳ đánh giá, hiện thực hóa đánh giá nhân viên một cách khoa học và nhiều chiều, nhiều gốc nhìn khác nhau: Đánh giá thành tích (Đánh giá KPI), Đánh giá 360 độ và Đánh giá năng lực. Dựa vào kết quả đánh giá, nhà quản lý có thể đối chiếu những năng lực còn thiếu của nhân viên so với tiêu chuẩn của doanh nghiệp ứng với vị trí công tác và lên kế hoạch đào tạo cần thiết nhằm tăng cường năng lực cho nhân viên hiệu quả nhất.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPIBSCtừ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêuquản lý công việcquản lý năng lựcđánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.

Mang công nghệ dành cho Công ty tỷ $ đồng hành cùng cộng đồng Doanh nghiệp VIỆT bứt phá trong hành trình Chuyển đổi số!

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG iHCM

Mẫu đánh giá thành tích và năng lực