Hầu hết mọi người đều làm việc kém hiệu quả là vì bị mất tập trung. Theo một nghiên cứu, khi chúng ta đang tập trung làm một việc mà có việc khác xen vào như ai đó nhờ làm hộ, check mail hoặc nghe điện thoại... thì cần ít nhất 15 phút để có thể lấy lại được sự tập trung vào công việc chính.

Sự tập trung sẽ bị ảnh hưởng bởi những công việc không liên quan, bởi sự mệt mỏi khi làm việc dài nhiều giờ, bởi kỷ luật bản thân… Tham khảo và cố gắng tuân thủ theo phương pháp Cà chua, bạn có thể hoàn thành công việc của 1 ngày trong 1 giờ!

Phương pháp Cà chua hay còn gọi là phương pháp Pomodoro (Pomodoro Technical), được tạo bởi Francesco Cirilo – CEO của một công ty phần mềm người Ý vào những năm 90. Phương pháp này là chiến lược quản lý thời gian được thiết kế để tăng năng suất làm việc, đồng thời có thời gian nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc.

Hoàn thành công việc của 1 ngày trong 1 giờ nhờ phương pháp Cà chua

Nguồn gốc của phương pháp Pomodoro

Pomodoro trong tiếng Ý có nghĩa là quả cà chua. Phương pháp này được lấy cảm hứng từ việc Francesco sử dụng một chiếc đồng hồ hình quả cà chua để theo dõi thời gian. Vào thời gian đó, khi còn là sinh viên, ông nhận thấy sự tập trung thường giảm mạnh sau một khoảng thoài gian và rất khó để tập trung vào các bài học. Sau đó, ông đưa ra phương pháp nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc, thường là 25 phút/phiên và gọi phương pháp này là Pomodoro. Các phiên làm việc ngắn được gọi là các Pomodori (số nhiều của Pomodoro).

Chính nhờ sự đơn giản và dễ áp dụng, Pomodoro được bình chọn là phương pháp tăng năng suất tốt nhất năm 2013 bởi độc giả của tờ tạp chí Lifehack, gồm các lập trình viên, nhà văn, luật sư, nhà quản lý, sinh viên và giáo viên.

Làm thế nào để bạn có thể hoàn thành cả núi công việc? Hãy chia chúng thành những phần nhỏ, dễ quản lý và có thời gian nghỉ ngơi ở giữa. Đây là điều mà kỹ thuật Pomodoro làm được. Kỹ thuật này rất phù hợp với các doanh nhân, đặc biệt là trong doanh nghiệp vừa và nhỏ, phù hợp cả cho những người đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ, vai trò ở cùng một thời điểm.

Cách thức hoạt động của Pomodoro

Đây là phương pháp đòi hỏi sự tập trung cao độ - 25 phút mỗi lần, có thể tùy theo công việc của từng người nhưng 15 phút là chuẩn mực. Mỗi phiên làm việc 15 phút được gọi là Pomodoro. Sau mỗi phiên Pomodoro, hãy nghỉ ngắn 3-5 phút. Hãy dừng lại ngay cả khi bạn nghĩ mình sắp hoàn tất công việc. Và sau mỗi 4 Pomodoro, bạn có thể nghỉ dài hơn từ 20 – 30 phút.

5 bước cần tuân thủ theo phương pháp Pomodoro

1. Quyết định công việc cần hoàn thành.

2. Thiết lập bộ đếm thời gian cho phiên làm việc Pomodoro (truyền thống là 25 phút/Pomodoro).

3. Làm việc tập trung làm việc đó cho đến khi chuông hẹn giờ reo. Nếu có điều gì khiến bạn phân tâm, hãy viết lại nhưng cần quay lại việc chính ngay lập tức.

4. Nghỉ ngắn từ 3 – 5 phút giữa các Pomodoro.

5. Sau mỗi 4 Pomodoro được đánh dấu, hãy nghỉ dài hơn từ 20-30 phút. Sau đó, quay lại bước 1.

Hoàn thành công việc của 1 ngày trong 1 giờ nhờ phương pháp Cà chua

Nguyên tắc khi áp dụng phương pháp Pomodoro

1. Trong 1 Pomodoro, nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodori sẽ được tính lại từ đầu. Không có ½ hay 2/3 Pomodoro

2. Chỉ tập trung làm một việc duy nhất với 100% thời gian

3. Nếu công việc đó xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn nên dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa lại công việc cho đến khi hết Pomodoro.

Kỹ thuật Pomodoro dạy bạn cách làm việc với thời gian bằng cách “dụ dỗ” bộ não tập trung. Bằng cách chia khối lượng công việc của bạn ra thành những phần 25 phút, công việc sẽ bớt khó khăn hơn. Nghỉ ngơi thường xuyên cũng khiến bạn không bị kiệt sức.

Jerry Pascua, một lập trình viên phần mềm chia sẻ Pomodoro giúp anh ta giảm sự mệt mỏi về tinh thần: “Dù công việc có lớn hay nhỏ, bạn đều dành một khoảng thời gian xác định để làm. Thời gian nghỉ bạn có thể tạm nghỉ hoặc nghĩ nhanh về những điều mình sẽ làm trong bước tiếp theo. Mục tiêu là tập trung cao độ toàn bộ thời gian, dẫn đến năng suất tốt hơn. Ví dụ, xử lý một nhiệm vụ lớn mà tôi biết sẽ mất nhiều giờ mới hoàn thành, sử dụng kỹ thuật này cho phép tôi sử dụng thời gian nghỉ để xem xét nhanh chóng tiến độ công việc".

Paul Ignacio, Giám đốc sáng tạo tại một trong những agency lớn nhất Philippines cho biết: “Khi bạn tập trung làm một việc trong thời gian dài, rất khó có thể phân chia thời gian. Bạn chỉ nghỉ khi cảm thấy mình muốn nghỉ ngơi. Nhưng khi có cấu trúc như Pomodoro chẳng hạn, bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung và việc nghỉ ngơi cũng thú vị hơn. Kỹ thuật này cũng giúp bạn đẩy một số việc ra sau như trả lời tin nhắn hay lướt Facebook mà chẳng hề bị phân tâm”.

Nguồn: iHCM tổng hợp

Phần mềm quản lý công việc iHCM - Công cụ hữu hiệu cho các nhà quản lý

Phần mềm quản lý công việc iHCM hỗ trợ nhà quản lý giao việc, theo dõi, giám sát tiến độ hoàn thành công việc không chỉ của cá nhân mà còn của một nhóm nhân viên theo dạng bảng KanbanLịch làm việc. Với giao diện trực quan, sinh động, nhà quản lý có thể dễ dàng xác định những công việc liên quan tới từng nhân viên dưới quyền mà mình cần tập trung theo sát và có điều chỉnh kịp thời.

Phần mềm quản lý công việc iHCM - Công cụ hữu hiệu cho các nhà quản lý

Đơn giản – Dễ dùng – Thời gian thực là 03 ưu thế nổi trội của phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM. Các thành viên trong nhóm/bộ phận có thể cộng tác thực thi công việc nhờ thông báo cùng lúc qua email cũng như trên màn hình thiết bị di động theo thời gian thực, việc hỗ trợ cộng tác qua máy di động hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp nếu nhiệm vụ của nhân viên cũng như quản lý đòi hỏi hay phải di chuyển bên ngoài văn phòng.

Bằng việc kết nối giữa quản lý và nhân viên qua máy tính hoặc qua các thiết bị di động, iHCM đã thực sự hỗ trợ việc cộng tác trong doanh nghiệp trở nên thuận tiện mọi lúc, mọi nơi.

Được thiết kế tối ưu cho màn hình chạm, khi sử dụng phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM, người dùng có thể cập nhật trạng thái, tiến độ công việc bằng cách kéo, thả các thẻ trên bảng Kanban một cách nhanh chóng, thân thiện và thuận tiện nhất. Tính năng này đặc biệt hữu ích, tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý bận rộn thường sử dụng các thiết bị di động thông minh như máy tính bảng và điện thoại di động thông minh.

Quản lý công việc bằng KANBAN

Tải tài liệu iHCM miễn phí

Tải tài liệu "Ứng dụng iHCM quản lý công việc" hoàn toàn miễn phí!

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPIBSCtừ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêuquản lý công việc, quản lý dự ánquản lý năng lựcđánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.

Mang công nghệ dành cho Công ty tỷ $ đồng hành cùng cộng đồng Doanh nghiệp VIỆT bứt phá trong hành trình Chuyển đổi số!

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG iHCM

Mẫu đánh giá thành tích và năng lực