Horenso – phương pháp làm việc nhóm thần kỳ giúp người Nhật có năng suất lao động cao bậc nhất thế giới

Là một nước rất nghèo về tài nguyên, động đất nhiều nhất thế giới, kinh tế bị tàn phá kiệt quệ sau Thế Chiến thứ II. Vậy bằng cách nào Nhật Bản có thể nhanh chóng phục hồi và tăng trưởng thần kỳ, trở thành nước có tiềm năng lớn thứ hai trên thế giới về kinh tế, khoa học kĩ thuật và tài chính?

Một phần không thể phủ nhận chính nhờ những bí quyết có một không hai, giúp người Nhật có được năng suất lao động cao bậc nhất thế giới.

Nếu có cơ hội được tiếp xúc với phong cách làm việc của Nhật Bản, ai cũng biết đến quy tắc Horenso trong làm việc nhóm. Chính nhờ bí quyết này mà các công ty Nhật Bản luôn có phong cách làm việc nhóm cực kì chuyên nghiệp. Bản thân khi tiếp xúc với người Nhật cũng sẽ thấy đều là những người có tinh thần tập thể cao.

Đối với người Nhật, Horenso không chỉ là một phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ khi làm việc nhóm, mà còn là một nét văn hóa đặc trưng của quốc gia.

Vậy quy tắc Horenso là gì và nó được áp dụng ra sao?

HoRenSo là từ viết tắt của ba chữ gồm: Hokoku: Nghĩa là báo cáo; Renraku: Trao đổi và Sodan: Hỏi ý kiến.

Trong công việc, phải báo cáo định kỳ cho cấp trên. Thường xuyên trao đổi, bàn bạc với đồng nghiệp và cấp dưới. Cuối cùng là phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm gì đó. HoRenSo nghĩa là chủ động trong công việc.

Bất cứ tổ chức nào của Nhật cũng tuân thủ thực hiện phương pháp Horenso. Họ chỉ ra rằng chính Horenso là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất và hiệu quả nhất.

Với Horenso, tốt nhất là bạn nên tìm cách giải quyết nhanh nhất nếu có thể các yêu cầu của khách hàng. Trong trường hợp cần thiết, hãy chuyển yêu cầu cho cấp trên hoặc người có trách nhiệm giải quyết trực tiếp.

1. HOKOKU: BÁO CÁO

Trong mô hình của Horenso, đầu tiên bạn phải nhận thức rằng Báo Cáo là một nhiệm vụ. Nếu không nhận được báo cáo, sếp của bạn sẽ rất lo lắng, vì không biết công việc bạn làm đang diễn biến như thế nào. Đừng chờ đến lúc sếp hỏi bạn: “Việc ấy sao rồi?”. Chủ động báo cáo chính là điều sếp thích nhất ở bạn. Nhưng phải báo cáo điều gì? Thời điểm và cách thức báo cáo ra sao?

Thời điểm báo cáo: Thời điểm báo cáo nên dựa trên các mục sau:

Khi kết thúc công việc được giao. Với những công việc có hạn dài. Nên báo cáo tiến độ trong khi thực hiện công việc. Nếu có thay đổi gì trong quá trình thực hiện công việc thì cũng phải báo cáo. Khi thu thập được thông tin gì mới cũng nên báo cáo. Khi bạn tìm thấy một phương pháp mới và cải tiến mới cho công việc khi gặp vấn đề.

2. RENRAKU: LIÊN LẠC

Trong Horenso, liên lạc là khó nhất. Vì vậy, người Nhật luôn nhắc nhở khi liên lạc, chúng ta cần phải cân nhắc. Việc liên lạc luôn luôn liên quan đến yếu tố thời gian. Đôi khi, bạn muốn liên lạc để nhắc nhở sếp phải thực hiện đúng thời hạn của khách yêu cầu, nhưng thấy sếp đang quá bận rộn, hoặc ông ấy không quan tâm, thì phải làm sao?

XIN LỖi là cách nhanh nhất để liên lạc với sếp. “Xin lỗi sếp, nhưng em phải báo với sếp vấn đề này...”. Bạn phải cho sếp biết mình đã xác nhận thời hạn thực hiện yêu cầu của khách hàng, nhắc lại yếu tố thời gian cho sếp.

Phương pháp liên lạc tốt:

Đối với việc đơn giản hay cần gấp thì có thể liên lạc bằng miệng, điện thoại, fax… và chỉ nói những điểm cần thiết Nhanh và Kịp thời (realtime), Quảng bá (càng nhiều người biết càng tốt), Làm liên tục khi cần liên lạc với nhiều người: Có thể sử dụng cuộc họp buổi sáng, cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc dùng bản tin nội bộ công ty để thông báo. Những việc liên quan tới phương châm, cải tiến chất lượng, rút kinh nhiệm lần sau… thì nên sử dụng văn bản để liên lạc.

Phương pháp liên lạc sai:

- Liên lạc quá dài dòng, khó hiểu.

- Liên lạc những việc không liên quan tới công việc hiện tại.

- Liên lạc mất quá nhiều thời gian: Nên suy nghĩ nội dung liên lạc và căn thời gian.

- Sử dụng phương pháp email, chat khi đang ngồi gần nhau.

- Nội dung dài dòng khiến mất quá nhiều thời gian đọc tin.

- Chậm, quá lâu mới thực hiện.

- Ít người biết.

- Làm ngẫu hứng.

3. SODAN: BÀN BẠC

Đây chính là điểm then chốt để các bạn có thể giải quyết các công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Các bạn nên nhớ không một cá nhân nào có một kiến thức hoàn hảo. Vì vậy, hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của mình chính là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra. Và điều quan trọng là bạn chọn được phương án tối ưu cho vấn đề của mình.

Cách bàn bạc tốt:

- Đông người, nhiều cá tính, phong cách.

- Ghi nhận các ý kiến.

- Khuyến khích nói.

- Mục đích rõ ràng ai cũng nắm bắt.

- Có quyết định cuối cùng, mọi người tuân thủ theo quyết định.

Cách bàn bạc không tốt:

- Ít người, quan điểm và cách làm giống nhau.

- Không ghi nhận.

- Bác bỏ ngay lập tức.

- Không ai biết mục đích.

- Không ra quyết định cuối.

- Mỗi người làm một hướng.

Cộng tác hiệu quả sẽ giúp trưởng nhóm hiểu được những khó khăn mà các thành viên gặp phải và có những phương thức hỗ trợ kịp thời. Kết hợp với Horosen – phương pháp giúp người Nhật có năng suất lao động cao bậc nhất thế giới, họ sẽ xác định được phương pháp báo cáo tốt, liên lạc tốt và có thể bàn bạc hiệu quả trong quá trình làm việc.

Hoạt động cộng tác giữa các thành viên trong nhóm diễn ra thường xuyên, vì vậy ứng dụng iHCM (Hệ thống phần mềm quản lý mục tiêu, công việc) cho phép người dùng tùy chỉnh quy trình báo cáo, phản hồi công việc hết sức hiệu quả, nhanh, đơn giản và mọi lúc, mọi nơi.

- Trưởng nhóm muốn có thêm thông tin và yêu cầu các thành viên gửi báo cáo.

- Thành viên trong nhóm có thể gửi báo cáo cho trưởng nhóm ngay trên ứng dụng phần mềm.

- Hai người cùng phối hợp thực hiện một công việc, khi người này gửi thông tin, người có liên quan cũng sẽ nhận được thông tin đó ngay tức thì.

- Khi người xung quanh có phản hồi cho công việc: những người còn lại sẽ được thông báo qua Notification ngay trên ứng dụng theo thời gian thực.

- Ứng dụng iHCM được tích hợp trực tiếp với hệ thống email đã giúp các thành viên trong nhóm tiết kiệm được thời gian và tương tác thuận tiện hơn.

iHCM hướng mọi hoạt động của các thành viên theo mục tiêu, công việc được thiết lập, giúp họ có thể tương tác trực tiếp theo thời gian thực qua ứng dụng trên mọi thiết bị: laptop, PC, tablet, smartphone và với giao diện thân thiện như mạng xã hội.

Theo Tri thức trẻ