Quản lý công việc theo phương pháp Scrum hay Kanban?

Scrum và Kanban là hai thuật ngữ thường được sử dụng thay thế cho nhau hoặc được mọi người hiểu đó là cặp từ đồng nghĩa. Trong thực tế, Scrum và Kanban là hai phương pháp quản lý công việc khác nhau và đôi khi được kết hợp với nhau tạo thành phương pháp Scrum-Kanban. Chính vì vậy, nếu hiểu được những điểm giống và khác nhau của Scrum và Kanban, bạn sẽ dễ dàng lựa chọn được phương pháp quản lý công việc tốt nhất và phù hợp nhất cho tổ chức của mình.

Khái niệm về Phương pháp Scrum

Về cơ bản, phương pháp Scrum là bộ khung làm việc (framework) giúp các công ty, tổ chức chia nhỏ công việc thành những phần nhỏ hơn, để quản lý dễ dàng hơn và được hoàn thành bởi một nhóm liên chức năng (cross-function) trong một khoảng thời gian quy định (còn gọi là sprint trong 2-4 tuần).

Để lập kế hoạch, tổ chức, quản lý và tối ưu hóa quá trình này, Scrum dựa trên ba vai trò chính: Product Owner (PO) (chịu trách nhiệm lập kế hoạch ban đầu, thiết lập các ưu tiên và phối hợp với các bộ phận khác của công ty), Scrum Master (chịu trách nhiệm giám sát công việc trong suốt quá trình thực hiện) và các thành viên của nhóm Scrum có trách nhiệm thực hiện phần việc trên mỗi sprint.

Nhóm Scrum thường sử dụng Bảng Scrum để theo dõi công việc của từng thành viên trong nhóm (luồng chảy công việc – flow of work). Mỗi nhiệm vụ (task) được chia thành các đoạn nhỏ gọi là “stories”, mỗi stories chuyển giao trong Bảng gọi là “backlog” (những việc phải làm), trở thành “work-in-progess” (việc đang triển khai).

Khái niệm về Phương pháp Kanban

Kanban cũng là một công cụ được sử dụng để giúp các tổ chức đạt hiệu quả cao trong công việc. Kanban là công cụ kiểm soát sản xuất, dùng nhiều màu sắc để chỉ định nguyên liệu và các công đoạn khác nhau.

Giống như phương pháp Scrum, Kanban cũng dùng Bảng Kanban và chia công việc thành những phần nhỏ. Trong khi phương pháp Scrum giới hạn thời gian cho phép để hoàn thành một công việc cụ thể (sprint) thì Kanban giới hạn số lượng công việc cho phép trong một điều kiện nhất định (bao gồm nhiều task trên một thẻ Kanban và trên To do list – chỉ định rõ phải nhận bộ phận, chi tiết hay nguyên liệu nào từ trạm trước nó với số lượng bao nhiêu).

Điểm giống nhau giữa phương pháp Scrum và Kanban

-       Cả hai phương pháp Scrum và Kanban đều chia nhỏ các task lớn và phức tạp thành những đoạn nhỏ và hoàn thành theo một quy trình nhất định.

-       Cả hai phương pháp thúc đẩy cải tiến liên tục, tối ưu hóa công việc và quá trình.

-       Cả hai phương pháp đều tập trung vào dòng chảy công việc để khuyến khích các thành viên tham gia vào quy trình.

Điểm khác nhau giữa phương pháp Scrum và Kanban

Phương pháp Scrum là giải pháp tốt nhất cho sản phấm và phát triển dự án. Kanban là giải pháp tốt nhất để hỗ trợ sản xuất. Sự khác nhau giữa phương pháp Scrum và Kanban là triết lý đằng sau và các ứng dụng thực tế của Scrum và Kanban. Có rất nhiều lí do khác nhau tuy nhiên có 3 điểm khác biệt lớn như sau:

1. Lập kế hoạch, sự lặp lại

Phương pháp Scrum đề cao tầm quan trọng về lịch trình. Các nhóm Scrum sẽ được cung cấp một danh sách ưu tiên của các task cần được hoàn thành, hoàn chỉnh chức năng và sẵn sàng chuyển giao cho khách hàng. Các nhóm phải quyết định nhận task nào mà họ nhận thấy có thể được hoàn tất trong vòng một sprint. Bất kỳ việc nào ngoài phạm vi công việc mà họ đã cam kết sẽ được đưa vào sprint sau. Sau đó, mỗi hai tuần (hoặc tùy theo giai đoạn sprint) các nhóm sẽ cho ra một sản phẩm hoàn thiện sẵn sàng chuyển giao cho khách hàng. Sau đó các bên sẽ họp cải tiến (một trong những đặc điểm của phương pháp Scrum) để thảo luận về việc tối ưu hóa quá trình, và chuyển sang sprint tiếp theo. Quá trình này được lặp đi lặp lại và cho phép ước tính chính xác dòng chảy công việc và quản lý dự án hiệu quả.

Nhóm Kanban không có khung thời gian hay quy trình lặp đi lặp lại. Sự cải tiến liên tục sẽ diễn ra liên tục trong suốt quá trình hoàn thành sản phẩm. Sự giới hạn trong dòng chảy công việc sẽ được điều chỉnh ở nhóm hay trong tổ chức dựa trên phương pháp Kanban cho đến khi đạt được sự tối ưu của các điều kiện và điểm giới hạn đến để giữ cho dòng chảy công việc đều đặn và hiệu quả.

2. Vai trò và trách nhiệm

Trong một nhóm Scrum, có ít nhất ba bên được phép chỉ định xử lý công việc: PO, Scrum Master và nhóm phát triển. Mỗi bên bị ràng buộc bởi về trách nhiệm riêng biệt và họ phải làm việc cùng nhau để đạt được một sự cân bằng giữa yêu cầu và sản phẩm cuối. Nhóm Scrum bắt buộc là nhóm liên chức năng, hay nói cách khác nhóm Scrum phải có tất cả các nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc.

Với phương pháp Kanban, không có quy định nào về vai trò. Có thể hiểu là một người sẽ đảm nhận vai trò như người quản lý dự án hoặc giám sát, đặc biệt là đối với các dự án Kanban có quy mô lớn và phức tạp thì không có bất cứ quy định về các vai trò. Một nhóm Kanban không nhất thiết phải là nhóm liên cá nhân như phương pháp Scrum. Bất kỳ hoặc tất cả các nhóm đều có thể tham gia dự án. Do đó, một nhóm chuyên gia hay một một riêng biệt đều có thể làm việc trên các khía cạnh khác nhau của dự án Kanban tương tự từ cùng một bảng Kanban.

3. Bảng quản trị

Trên một bảng Scrum, các cột được dán nhãn để phản ánh các giai đoạn của dòng chảy công việc. Các task lần lượt theo thứ tự, làm tất cả mọi việc mỗi sprint trong một vài tuần (khoảng thời gian thông thường cho sprint) và chuyển chúng sang trạng thái hoàn thành (cột Done) và cuối cùng sẽ xử lý hết những sprint còn ở trạng thái chờ.

Trên một bảng Kanban, các cột tương tự được dán nhãn để hiển thị trạng thái flow of work. Tuy nhiên khác biệt ở chỗ có sự giới hạn về số lượng tối đa cho phép của mỗi cột tại bất kỳ thời điểm nào và hạn chế khả năng thực thi mỗi task. Vì mỗi cột có một số giới hạn khác nhau và không yêu cầu thời gian (như sprint), nên không có lý do để lặp lại quy trình như phương pháp Scrum. Tiến trình sẽ tiếp tục chạy với những task mới được bổ sung khi cần thiết và được đánh giá lại nếu cần.

Muốn quản lý công việc hiệu quả, nên lựa chọn phương pháp nào?

Đây là một câu hỏi khó và không ai có thể trả lời câu hỏi này ngoài chính tổ chức, doanh nghiệp của bạn. Tùy vào nhu cầu, điều kiện và chiến lược riêng của từng tổ chức, doanh nghiệp để lựa chọn cho mình phương pháp Scrum hay Kanban. Ngoài ra, tổ chức, doanh nghiệp cũng có thể thử phương pháp Scrum-Kanban – kết hợp của phương pháp Scrum và Kanban. Scrumban được giới thiệu như một quy trình đơn giản để quản lý những dự án phức tạp. Hiện nay Scrumban được áp dụng tốt nhất khi phát triển website, phát triển phần mềm hoặc maintenance.

Lược dịch từ cprime.com

Phần mềm quản lý công việc iHCM - Công cụ hữu hiệu cho các nhà quản lý

Phần mềm quản lý công việc iHCM hỗ trợ nhà quản lý giao việc, theo dõi, giám sát tiến độ hoàn thành công việc không chỉ của cá nhân mà còn của một nhóm nhân viên theo dạng bảng Kanban và Lịch làm việc. Với giao diện trực quan, sinh động, nhà quản lý có thể dễ dàng xác định những công việc liên quan tới từng nhân viên dưới quyền mà mình cần tập trung theo sát và có điều chỉnh kịp thời.

Đơn giản – Dễ dùng – Thời gian thực là 03 ưu thế nổi trội của phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM. Các thành viên trong nhóm/bộ phận có thể cộng tác thực thi công việc nhờ thông báo cùng lúc qua email cũng như trên màn hình thiết bị di động theo thời gian thực, việc hỗ trợ cộng tác qua máy di động hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp nếu nhiệm vụ của nhân viên cũng như quản lý đòi hỏi hay phải di chuyển bên ngoài văn phòng.

Bằng việc kết nối giữa quản lý và nhân viên qua máy tính hoặc qua các thiết bị di động, iHCM đã thực sự hỗ trợ việc cộng tác trong doanh nghiệp trở nên thuận tiện mọi lúc, mọi nơi.

Được thiết kế tối ưu cho màn hình chạm, khi sử dụng phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM, người dùng có thể cập nhật trạng thái, tiến độ công việc bằng cách kéo, thả các thẻ trên bảng Kanban một cách nhanh chóng, thân thiện và thuận tiện nhất. Tính năng này đặc biệt hữu ích, tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý bận rộn thường sử dụng các thiết bị di động thông minh như máy tính bảng và điện thoại di động thông minh.

Tải tài liệu "Ứng dụng iHCM quản lý công việc" hoàn toàn miễn phí!

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.