Hướng dẫn đánh giá hiệu quả làm việc qua chỉ số đo lường KPI

Thông thường các chỉ số KPI do các phòng ban, bộ phận tự xây dựng sẽ có tính khả thi cao và thể hiện rõ nét được chức năng của bộ phận mình. Qua theo dõi các chỉ số KPI, các nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả làm việc của mỗi cá nhân, mỗi nhóm: tăng hay giảm sút? Có đạt được các mục tiêu kinh doanh? Ngoài ra, KPI cũng được dùng để đánh giá so sánh hiệu suất giữa các nhóm khác nhau trong tổ chức hoặc với các đối thủ cạnh tranh khác.

Ban lãnh đạo có thể áp dụng nhiều chỉ số KPI cho các lĩnh vực hoạt động kinh doanh khác nhau, tùy thuộc vào mục tiêu và chiến lược của tổ chức mình. Đó có thể là các chỉ số liên quan đến hiệu quả tài chính, liên quan đến thị trường và cạnh tranh, liên quan đến quản lý nhân lực,v.v

Tuy nhiên, để xây dựng hệ thống KPI, tổ chức của bạn cần có sự kiểm định, đánh giá của hội đồng những nhà chuyên môn, am hiểu về công việc của các bộ phận, phòng ban, đảm bảo tính khách quan, khoa học.

Trước khi áp dụng đánh giá hiệu quả làm việc, bạn cần hiểu rõ đặc điểm, yêu cầu cũng như các bước thực hiện phương pháp đo lường hiệu suất qua chỉ số KPI.

Đặc điểm

- KPI là chỉ số đánh giá phi tài chính (Non-financial measures).
- Được đánh giá thường xuyên vì đây là chỉ số cho hiện tại hoặc tương lai.
- Chịu sự tác động bởi giám đốc điều hành và đội ngũ quản lý cấp cao.
- Gắn trách nhiệm cho từng cá nhân hoặc từng nhóm, phòng ban.
- Đòi hỏi nhân viên phải hiểu chỉ số và có các hành động khắc phục.
- Ảnh hưởng có ý nghĩa (CSF - Critical Success Factor): ảnh hưởng đến hầu hết các yếu tố thành công trọng yếu và nhiều hơn một khía cạnh BSC, nghĩa là khi giám đốc điều hành, ban quản trị và nhân viên tập trung vào KPI, cả tổ chức hoặc doanh nghiệp sẽ dạt được mục tiêu đề ra trên mọi phương diện.
- Ảnh hưởng tích cực: ảnh hưởng đến tất cả các chỉ số đo lường hiệu suất khác theo hướng tích cực.

Đối tượng áp dụng

- Bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào có nhu cầu áp dụng các chỉ số đo lường hiệu suất KPI để cung cấp cho lãnh đạo, nhân viên bê liên quan thông tin về KPI và đạt được mục tiêu xuất sắc trên khả năng của tổ chức, doanh nghiệp.
- KPI có thể áp dụng ở các cấp độ chung của tổ chức và quá trình chức năng hỗ trợ.
- KPI áp dụng cho quá trình chung ở cấp độ tổ chức, doanh nghiệp. Ví dụ: 100% giao hàng/dịch vụ đủ và đúng hạn cho khách hàng.
- KPI áp dụng cho quá trình chức năng. Ví dụ: 100% bản vẽ hướng dẫn giao đủ và đúng hạn từ phòng kỹ thuật tới phòng sản xuất.

Yêu cầu của phương pháp

- Cam kết của lãnh đạo cao nhất.
- Xác định sứ mệnh, tầm nhìn, các giá trị và chiến lược của tổ chức một cách nhất quán.
- Cần xác định rõ các viễn cảnh của Chiến lược.
- Không có nhiều yếu tố thành công then chốt (CSF - Critical Success Factor).
- Hệ thống thước đo hiệu suất không nên quá nhiều.
- Chỉ số hiệu suất cần đảm bảo nguyên tắc (SMART).
- Tiêu chuẩn hoá hệ thống KPI.
- Kết hợp việc đo lường với đánh giá, hoạch định và cải tiến hiệu suất.
- Đảm bảo tính thống nhất của hệ thống quản lý chung của công ty.

Các bước thực hiện hệ thống KPI

1. Giai đoạn chuẩn bị:

- Chuẩn bị công tác tổ chức và nhân sự như thành lập Ban triển khai KPI.
- Xây dựng dự án KPI: Đào tạo, xây dựng dự án.

2. Giai đoạn xây dựng hệ thống KPI:

- Phát động triển khai thực hiện chương trình KPI.
- Xác định các yếu tố thành công then chốt và các mục tiêu.
- Xây dựng các chỉ số hiệu quả cấp độ nhóm.
- Xây dựng và lựa chọn KPI của tổ chức, cho tới bộ phận, phòng ban.
- Lựa chọn KPI.
- Tiêu chuẩn hóa hệ thống KPI.

3. Giai đoạn áp dụng và cải tiến

- Áp dụng KPI.
- Có thể tham khảo giải pháp phần mềm quản lý/đánh giá theo KPI, dựa theo kết quả được cập nhật, ban lãnh đạo sẽ có thay đổi và cải tiến các chỉ số đo lường để luôn phù hợp với tình hình thực tế.