Nếu việc quản lý dự án của bạn không thành công sẽ dẫn đến sự sụt giảm về doanh thu, bỏ lỡ cơ hội, không đạt được các mục tiêu kinh doanh, phân tán nguồn lực từ các hoạt động khác. Rất nhiều nhà quản lý nghĩ ngay đến việc tìm một công cụ quản lý để cải thiện tình hình. Thực tế rút ra từ sự thành công của rất nhiều doanh nghiệp, để quản lý dự án thành công, trước hết bạn cần có một chiến lược quản lý phù hợp.

Và nếu nhóm dự án của bạn đang quay cuồng với luồng công việc không hiệu quả, thường xuyên bị chậm deadline, việc trao đổi thông tin trong nhóm thường xuyên có vấn đề, thì đã đến lúc cần thay đổi sang một chiến lược mới.

Dưới đây, bạn có thể tham khảo một vài phương pháp quản lý dự án phổ biến áp dụng cho các đơn vị hoạt động ở nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau.

Mô hình Thác nước

Mô hình Thác nước hay còn được gọi là mô hình kinh điển (Classic model), xem quá trình xây dựng một sản phẩm phần mềm bao gồm nhiều giai đoạn tách biệt, sau khi hoàn tất một giai đoạn thì chuyển đến giai đoạn sau. Mô hình được biểu diễn theo các giai đoạn như sau:

- Phân tích và xác định các yêu cầu
- Thiết kế hệ thống và phần mềm
- Triển khai thực hiện
- Tích hợp và kiểm thử hệ thống
- Vận hành và bảo trì

Bạn cần một chiến lược trước khi cần công cụ quản lý!

Do các giai đoạn trên phải được thực hiện tuần tự: kết thúc giai đoạn trước rồi mới được thực hiện giai đoạn tiếp theo, nên nhược điểm chính của mô hình thác nước là rất khó khăn trong việc thay đổi các giai đoạn đã được thực hiện. Ví dụ như giai đoạn phân tích và xác định yêu cầu đã hoàn tất, chuyển sang giai đoạn thiết kế, nhưng có sự yêu cầu của khách hàng, thì phải thực hiện lại từ đầu. Vì thế, mô hình này thường thích hợp khi các yêu cầu đã được tìm hiểu rõ ràng, những thay đổi sẽ được giới hạn trong suốt quá trình thiết kế.

Phương pháp Agile

Agile là phương thức phát triển linh hoạt, tập trung vào các cá nhân nhằm mục tiêu làm hài lòng khách hàng thông qua việc thực hiện một phần mềm đầy đủ chức năng trong quá trình sản xuất nó.

Sản phẩm được phát triển theo cách gia tăng dần thông qua việc bảo trì một danh sách hoàn toàn công khai các yêu cầu phát triển hay sửa chữa cần thực hiện (backlog). Với việc bàn giao diễn ra thường xuyên, thời gian thường là 2 tuần, sản phẩm sẽ liên tục được đổi mới về chất lượng.

Bạn cần một chiến lược trước khi cần công cụ quản lý!

Phương pháp này có 12 nguyên tắc, nhưng bạn chỉ cần nhớ 3 nguyên tắc chính sau:

- Chào đón việc thay đổi yêu cầu, thậm chí là những thay đổi yêu cầu muộn.
- Giao phần mềm chạy được cho khách hàng một cách thường xuyên.
- Sự đơn giản là cần thiết – nghệ thuật tối đa hóa lượng công việc chưa hoàn thành.

Ưu điểm của mô hình này là giảm thiểu tối đa thời gian chuẩn bị tài liệu nâng cao khả năng sản xuất. Điều này cho phép lưu lại các quyết định đã đưa ra trong dự án và có thể dễ dàng tham gia vào sản phẩm khi sản phẩm đi vào giai đoạn bảo trì.

Mô hình Kanban

Được phát triển từ những năm 1950 trong quản lý sản xuất, mô hình Kanban được áp dụng cho mọi loại dự án. Kanban giới hạn số lượng công việc để giữ chúng ta không bị quá tải khi làm việc. Các công việc sẽ được phân chia theo từng giai đoạn khác nhau và tuân theo tiến trình hoàn thành.

Bạn cần một chiến lược trước khi cần công cụ quản lý!

Kanban được liên kết bằng 04 nguyên lý:

- Trực quan hóa công việc: Mỗi công việc được thể hiện qua các thẻ. Các thẻ này sẽ được đặt vào các cột tương ứng với trạng thái công việc: Cần thực hiện – Đang thực hiện – Hoàn thành. Công việc đang ở trạng thái nào thì được đặt ở cột tương ứng.
- Giới hạn công việc đang làm: Số lượng công việc đang làm sẽ được giới hạn. Điều này giúp nhóm làm việc tập trung, tránh lãng phí thời gian và công sức do phải chuyển qua nhiều công việc khác nhau.
- Tập trung vào luồng làm việc: Công việc sẽ đi theo đúng luồng từ lúc được lên danh sách đến khi được hoàn thành.
- Cải tiến liên tục: Theo dõi chất lượng, tiến độ hoàn thành công việc, phân tích, thử nghiệm để có những thay đổi phù hợp và tăng tính hiệu quả khi làm việc.

Kanban có thể không phải cho tất cả mọi người, nhưng ít nhất mô hình này cũng giúp bạn gợi ý luồng làm việc. Những kết quả căng thẳng không mong muốn có thể được giải quyết ở bất kỳ giai đoạn nào. Mô hình Kanban giúp nhóm làm việc giữ sự tập trung cao độ nên việc thiết lập thời gian làm việc và tránh bị kiệt sức là điều không khó khăn.

Khi đã lựa chọn một Chiến lược phù hợp, việc tiếp theo là áp dụng Phần mềm

Phần mềm quản lý dự án được coi như một công vụ hỗ trợ bạn quản lý dự án, giao việc, theo dõi tiến độ công việc sát soi, đảm bảo sự tương tác kịp thời trong nhóm để hoàn thành dự án một cách tốt nhất, đạt hiệu quả cao nhất. iHCM được thiết kế để cho phép:

- Quản lý dự án khoa học và liền mạch.
- Giao việc và đặt thứ tự ưu tiên công việc.
- Lịch nhắc nhở cho từng dự án, công việc.
- Phản hồi trên từng dự án và công việc.
- Quản lý theo dạng thẻ Kanban
- Cộng tác mọi lúc, mọi nơi trên các thiết bị di động như tablet hay smartphone.
- Xem bảng báo cáo tổng hợp kết quả dễ dàng.

Bạn cần một chiến lược trước khi cần công cụ quản lý!

Bạn có thể tham khảo thêm trong bài viết “Cách quản lý dự án nhỏ trong iHCM”.

iHCM - Phần mềm quản lý mục tiêu, quản lý công việc và đánh giá nhân viên - Công cụ hỗ trợ đắc lực giúp nhà lãnh đạo đo lường chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên

Phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM giúp các nhà lãnh đạo, nhà quản lý xem xét, theo dõi toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên. Vì thế, đến mỗi kỳ đánh giá nhân viên sẽ được thực hiện dễ dàng, khoa học và thao tác nhanh nhờ các dữ liệu về kết quả mục tiêu, công việc tổng hợp ngay trên phần mềm. Phần mềm đánh giá nhân viên iHCM sẽ dựa theo 2 mặt đánh giá năng lực và đánh giá thành tích


Tải tài liệu iHCM miễn phíTải tài liệu "Mẫu đánh giá thành tích và năng lực" hoàn toàn miễn phí!

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPIBSCtừ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêuquản lý công việcquản lý năng lựcđánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.

Mang công nghệ dành cho Công ty tỷ $ đồng hành cùng cộng đồng Doanh nghiệp VIỆT bứt phá trong hành trình Chuyển đổi số!

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG iHCM

Mẫu đánh giá thành tích và năng lực