Mách bạn 10 “kỹ thuật” làm ít hơn, hoàn thành nhiều hơn

Hầu hết doanh nhân trong giai đoạn đầu phát triển doanh nghiệp đều chịu áp lực của hàng ngàn thứ phải hoàn thành dường như xảy ra cùng một thời điểm, nên luôn cảm thấy thiếu thời gian, quá tải với khối lượng công việc lớn đến độ không thể kiểm soát.

Giải pháp thực sự giúp họ kiểm soát tốt doanh nghiệp của mình là đạt được năng suất tốt hơn và ít do dự hơn. Họ cần dành nhiều thời gian hơn cho những việc quan trọng trong tương lai, để ít thời gian hơn cho các vấn đề khẩn cấp trước mắt.

Sau đây là những “kỹ thuật” đặc biệt dành cho doanh nhân, những người luôn cần tối ưu hóa hiệu quả công việc để có thể giữ được lợi thế cạnh tranh. Với những kỹ thuật này, bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn mỗi ngày và quan trọng hơn là hoàn thành với ít thời gian hơn. Hãy bắt đầu ngay, bạn sẽ nhanh chóng nhận thấy sự thay đổi về năng suất của mình và của cả doanh nghiệp mà bạn lãnh đạo.

1. Tập trung quản lý chính mình hơn là quản lý người khác

Có quá nhiều email, điện thoại và các vụ việc hằng ngày cản trở doanh nhân gặt hái được những thành quả thật sự quan trọng, chẳng hạn như hoàn thành việc thương lượng với khách hàng mới. Hãy là một hình mẫu tốt, nhưng đừng cố kiểm soát người khác.

2. Ưu tiên giải quyết những việc mang lại giá trị cao

Quy luật Pareto (hay quy luật 80/20) nói rằng 80 phần trăm kết quả đến từ 20 phần trăm nỗ lực của bạn. Vậy nên, hãy xác định những gì xứng đáng với 20 phần trăm nỗ lực này và tập trung vào chúng.

Khởi đầu mỗi ngày với nhiệm vụ ưu tiên cao nhất của ngày hôm đó và để việc xử lý thông tin từ các email hay cuộc điện thoại đến cuối ngày nếu bạn vẫn còn thời gian.

3. Dành thời gian tổ chức công việc và hợp nhất các công cụ

Một trong những tác nhân gây nên năng suất kém là do không thể tổ chức tốt và phí thời gian tìm dữ liệu quan trọng.

Nên dành thời gian xây dựng dữ liệu về các mối quan hệ và cơ cấu hệ thống file trên mạng, bao gồm khả năng tìm kiếm dễ dàng. Dành thời gian tìm và cài đặt các công cụ mới nhất để có thể làm nhanh những công việc lặp đi lặp lại.

4. Xuất sắc hơn nhưng không có nghĩa là hoàn hảo

Trên thị trường hiện nay, không có giải pháp nào là hoàn hảo cho mọi người, vì thế đòi hỏi sự hoàn hảo là phi thực tế và không có lợi.

Chẳng hạn, bạn có thể kiểm tra thử phản ứng của thị trường với một số lượng sản phẩm khả thi, tối thiểu trước khi “đốt” toàn bộ nguồn lực vào một giải pháp cuối cùng để rồi nhận ra rằng thị trường đã thay đổi.

5. Chống lại sự do dự và nỗi sợ thất bại

Sợ thất bại, hoặc sợ thành công, là gốc rễ của hầu hết các hành động do dự. Các nhà tâm lý khẳng định rằng người do dự thật sự phá hỏng chính mình bởi sự trì hoãn những việc quan trọng.

Đăng ký quyền sở hữu trí tuệ, dàn xếp các thỏa thuận cổ phần và gặp khách hàng là việc của ngày hôm nay.

6. Cân bằng thời gian làm việc và nghỉ ngơi

Nghỉ ngơi giúp bạn làm việc với năng suất tốt hơn. Ngủ đủ sẽ giúp bạn năng động suốt ngày đến tận chiều tối. Dành thời gian cho gia đình, hoạt động thể thao hay hoạt động cộng đồng mà bạn thích.

Lúc nào cũng “dính” với công việc kinh doanh sẽ làm bạn bớt hiệu quả hơn và ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe.

7. Chủ động lắng nghe để đạt hiệu quả cao hơn

Tối ưu hóa năng suất bằng cách lắng nghe nhiều hơn và nói ít hơn với cộng sự cũng như khách hàng. Hãy để họ nói điều họ cần thay vì cố áp đặt họ.

Dành thời gian để phát triển và truyền thông các mục tiêu và chiến lược kinh doanh ở tầm cao.

8. Đừng ngại nói “không” với những yêu cầu ở mức ưu tiên thấp

Những người đạt hiệu quả cao biết cách mang lại kết quả nhiều hơn những gì đã cam kết. Năng suất là kết quả nhận được tính trên đơn vị thời gian và không liên quan đến số giờ thực sự phải làm việc hay mức độ, cường độ làm việc.
Các công ty startup đòi hỏi sự tập trung, vì thế bạn cần nói “không” với nhiều thứ để tập trung làm tốt những việc quan trọng.

9. Định nghĩa rõ mục tiêu và thước đo cho năng suất

Nếu bạn không biết mình đang đi đâu, thì không thể xác định được khối lượng công việc sẽ đưa bạn đến đó.

Nhiệm vụ quan trọng nhất của một doanh nhân đang trong giai đoạn khởi nghiệp là định nghĩa sự thành công bằng những kết quả mong muốn, con số khách hàng, doanh thu và lợi nhuận. Không có mục tiêu kinh doanh thì cũng không có năng suất để đo và không có thành công.

10. Thật sự phân công trách nhiệm và trao quyền

Phân công cho người khác, những người có thể làm công việc này tốt hơn, nhanh hơn và rẻ hơn là một cách “nhân năng suất”. Bạn cần phải duy trì quan hệ tốt về mặt thông tin với tất cả thành phần chủ chốt để đo lường hiệu quả và quyết định về mặt chiến lược.

Theo Inc.

Phần mềm quản lý iHCM - Giải pháp nâng cao hiệu suất doanh nghiệp

1. Quản lý mục tiêu cho từng vị trí công tác: Được phần mềm quản lý mục tiêu, quản lý công việc iHCM hỗ trợ, ban lãnh đạo doanh nghiệp có thể giúp nhân viên nắm rõ định hướng, mục tiêu của tổ chức mình. Mục tiêu chung sẽ được chia nhỏ xuống từng nhân viên của tất cả các bộ phận. Mỗi cá nhân sẽ hiểu công việc mình đang làm thực hiện cho mục tiêu nào và chủ động hơn.

2. Dễ dàng quản lý tiến độ thực hiện mục tiêu, công việc: Áp dụng iHCM, nhà quản lý có thể nắm bắt trạng thái hoàn thành mục tiêu, công việc từng nhóm, từng cá nhân, sẵn sàng trao đổi, phối hợp và hỗ trợ kịp thời.

• Thiết lập, quản lý và giám sát công việc theo mục tiêu
• Giao việc và phối hợp công việc theo quy trình tùy biến
• Tương tác thân thiện theo thời gian thực như mạng xã hội
• Thông báo nhắc việc qua email và các thiết bị di động

 Tài liệu "Bật mí 03 bước tiến hành Quản trị hiệu suất trong doanh nghiệp" hoàn toàn miễn phí!

3. Đo lường và Tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên: nhà quản lý có thể đo lường chính xác kết quả làm việc của nhân viên dựa theo kết quả hoàn thành mục tiêu (KPI), công việc của mỗi nhân viên thể hiện trên hệ thống.

4. Đánh giá nhân viên khoa học và nhiều chiều: iHCM xóa tan gánh nặng thủ tục hành chính trong mỗi kỳ đánh giá, hiện thực hóa đánh giá nhân viên một cách khoa học và nhiều chiều, nhiều gốc nhìn khác nhau: Đánh giá thành tích (Đánh giá KPI), Đánh giá 360 độ và Đánh giá năng lực. Dựa vào kết quả đánh giá, nhà quản lý có thể đối chiếu những năng lực còn thiếu của nhân viên so với tiêu chuẩn của doanh nghiệp ứng với vị trí công tác và lên kế hoạch đào tạo cần thiết nhằm tăng cường năng lực cho nhân viên hiệu quả nhất.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.