Thay đổi 7 thói quen giúp bạn cải thiện tức thì hiệu suất công việc

Bạn có rất nhiều việc phải làm nhưng mỗi ngày chỉ có 24h. Từng ngày trôi qua, vẫn còn rất nhiều việc dang dở, bạn bối rối không biết cần làm những gì để cải thiện tình hình, nâng cao hiệu suất công việc. Việc thay đổi thói quen chính là yếu tố mạnh mẽ nhất giúp bạn có năng suất làm việc cao gấp bội. Chỉ cần quyết tâm thay đổi thói quen hàng ngày của bản thân mình, bạn sẽ thấy việc tăng hiệu suất lao động không hề khó. Dưới dây là lời khuyên thay đổi 7 thói quen dành cho bạn nếu bạn thực sự muốn có hiệu quả công việc cao:

1. Tự lên kế hoạch cho bản thân

Sẽ có rất nhiều công việc phát sinh nếu bạn không có kế hoạch. Bạn cần lên danh sách những công việc ưu tiên thực hiện trong ngày, đặt ra deadline với mỗi công việc. Đối với những công việc có sự phối hợp với người khác, lời hứa hoàn thành với họ cũng là một động lực mạnh mẽ để bạn cố gắng hết sức mình. Hãy nhớ: Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ quan trọng của mỗi công việc.

2. Không kiểm tra email vào thời gian đầu buổi sáng và cuối buổi tối

Bạn hãy tạo thói quen kiểm tra email của bạn, vào buổi sáng, hãy chỉ đọc email sau khi bạn thực hiện xong ít nhất một công việc trong danh sách những việc bạn cần làm trong ngày. Vào buổi tối, không kiểm tra lại email trước khi đi ngủ, vì nó sẽ khiến bạn khó đi vào giấc ngủ ngay lập tức.

3. Không liên tục kiểm tra email

Bạn hãy bỏ thói quen liên tục kiểm tra email, bạn nên đặt lịch thực hiện kiểm tra email vào một số giờ nhất định. Đối với những đồng nghiệp thường xuyên có liên hệ về mặt công việc với họ, bạn nên báo họ biết họ nên gọi điện cho bạn trong trường hợp khản cấp.

4. Nói “Không” với những cuộc họp không rõ nội dung và thời gian diễn ra

Với những yêu cầu mời họp không rõ nội dung và thời gian diễn ra, hãy xem xét việc từ chối tham dự. Đối với các cuộc họp nằm trong sự kiểm soát của bạn, hãy chuẩn bị nội dung rõ ràng, thời gian trình bày không nên quá 30 phút.
Những cuộc họp yêu cầu bạn có ý kiến, bạn cần đề nghị gửi nội dung thông tin trước họp ít nhất 1 ngày. Với sự chuẩn bị chu đáo, các vấn đề của cuộc họp sẽ được giải quyết nhanh, thay vì phải có nhiều cuộc họp diễn ra để đi đến quyết định cuối cùng. Đây cũng chính là cách tốt nhất trong việc sử dụng thời gian hội họp của bản thân bạn cũng như những người khác.

5. Tắt tất cả những thứ gây phiền nhiễu khi bạn đang làm việc

- Đặt điện thoại ở chế độ không làm phiền
- Thoát khỏi màn hình chat, bao gồm chat ở mạng nội bộ cơ quan làm việc và các mạng bên ngoài.
- Đóng tất cả các cửa sổ trình duyệt mà không liên quan trực tiếp đến công việc đang làm.
- Nếu một phần của công việc của bạn là soạn email, hãy nhấn vào trạng thái mà bạn có thể viết thư mà không nhìn thấy những người khác đang hiển thị trên cửa sổ chat.

6. Đừng để người khác kéo vào cuộc trò chuyện vô bổ

Điều này là thực sự cần thiết cho việc quản lý thời gian của bạn, vì những cuộc trò chuyện nhỏ ấy lại tiêu tốn lượng lớn thời gian của bạn. Khi bạn của bạn bắt đầu tâm sự hay kể về chuyện riêng nào đó của họ, bạn có thể tế nhị nói “Mình đang làm dở một vài thứ, lát nữa nghe sau nhé”. Cũng lưu ý rằng đôi khi không nên cứng nhắc quá, bạn có thể linh hoạt xử lý sao cho hạn chế thời gian nghe những cuộc trò chuyện này.

7. Đừng kè kè với thiết bị điện tử 24/7

Hãy dành thời gian riêng của bạn mà không có điện thoại hay máy tính, thay vào đó, bạn tập thể dục, đọc sách, hoặc tự suy ngẫm về những việc bạn định làm, về những việc bạn đã làm chưa tốt, về việc bạn sẽ thay đổi bản thân bạn như thế nào để mọi mối quan hệ được tốt hơn. Hãy bỏ thói quen lúc nào cũng gắn chặt với điện thoại hay cái máy tính, ipad của bạn.

Phần mềm quản lý công việc iHCM - Công cụ hữu hiệu cho các nhà quản lý

Phần mềm quản lý công việc iHCM hỗ trợ nhà quản lý giao việc, theo dõi, giám sát tiến độ hoàn thành công việc không chỉ của cá nhân mà còn của một nhóm nhân viên theo dạng bảng Kanban và Lịch làm việc. Với giao diện trực quan, sinh động, nhà quản lý có thể dễ dàng xác định những công việc liên quan tới từng nhân viên dưới quyền mà mình cần tập trung theo sát và có điều chỉnh kịp thời.

Đơn giản – Dễ dùng – Thời gian thực là 03 ưu thế nổi trội của phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM. Các thành viên trong nhóm/bộ phận có thể cộng tác thực thi công việc nhờ thông báo cùng lúc qua email cũng như trên màn hình thiết bị di động theo thời gian thực, việc hỗ trợ cộng tác qua máy di động hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp nếu nhiệm vụ của nhân viên cũng như quản lý đòi hỏi hay phải di chuyển bên ngoài văn phòng.

Bằng việc kết nối giữa quản lý và nhân viên qua máy tính hoặc qua các thiết bị di động, iHCM đã thực sự hỗ trợ việc cộng tác trong doanh nghiệp trở nên thuận tiện mọi lúc, mọi nơi.

Được thiết kế tối ưu cho màn hình chạm, khi sử dụng phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM, người dùng có thể cập nhật trạng thái, tiến độ công việc bằng cách kéo, thả các thẻ trên bảng Kanban một cách nhanh chóng, thân thiện và thuận tiện nhất. Tính năng này đặc biệt hữu ích, tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý bận rộn thường sử dụng các thiết bị di động thông minh như máy tính bảng và điện thoại di động thông minh.

Tải tài liệu "Ứng dụng iHCM quản lý công việc" hoàn toàn miễn phí!

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.