Thiết lập mục tiêu - Chìa khóa thành công trong phát triển doanh nghiệp - Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp & Cộng tác trực tuyến thời gian thực mọi lúc, mọi nơi

Nhiệm vụ và các mục tiêu chiến lược của một công ty là điểm khởi đầu tự nhiên cho các mục tiêu cấp công ty và phòng ban/nhóm. Vì chúng xác định phương hướng mà toàn bộ tổ chức sẽ theo đuổi trong nhiều năm. Các nhóm/phòng ban tiếp nhận những mục tiêu chiến lược của công ty và chuyển chúng thành các mục tiêu riêng của mình phù hợp với mục tiêu chung.

Trong thực tế, các mục tiêu chiến lược cao nhất của công ty đã được chuyển xuống các nhóm/phòng ban, và những nhóm/phòng ban này (sau đây gọi chung là nhóm) lại lập mục tiêu riêng cho mình. Các trưởng nhóm hưởng ứng thông qua các mục tiêu về thành tích mà họ thỏa thuận với từng nhóm hoặc hoặc từng nhân viên thuộc quyền. Nhóm thường bao gồm các cá nhân có các lợi ích và mục tiêu riêng. Bởi vậy, cần dẫn dắt các thành viên trong nhóm thiết lập mục tiêu hiệu quả vì lợi ích chung.

Cấp lãnh đạo phải xem xét các mục tiêu của nhóm để đảm bảo rằng chúng hỗ trợ và phù hợp với chiến lược của công ty, góp phần tạo nên một kế hoạch hoàn chỉnh để đạt được các mục tiêu chiến lược của công ty. Họ cũng phải đảm bảo rằng tất cả mọi sáng kiến cần thiết để đạt được các mục tiêu của công ty phải nằm trong các kế hoạch cấp phòng ban.

Các nhóm/phòng ban tiếp nhận những mục tiêu chiến lược của công ty và chuyển chúng thành các mục tiêu riêng của mình với những đích nhắm và biện pháp đánh giá hiệu suất hoạt động rõ ràng. Các mục tiêu của nhóm nên thỏa mãn tiêu chí SMART: Specific (cụ thể), Maesureable (có thể đo lường được), Achievable (có thể đạt được), Relevant (tính hiện thực), và Time-based (giới hạn thời gian). Các mục tiêu của nhóm nên phản ánh thành tựu và những kết quả được mong đợi. Bước đầu tiên, nên giúp nhóm nhận biết được những kết quả này bằng việc giải thích những mục tiêu và mục đích của doanh nghiệp.

Thiết lập mục tiêu - Chìa khóa thành công trong phát triển doanh nghiệp

Sau đó, cần nhận biết các nguồn lực cần thiết. Sau khi nhận biết kết quả, nhóm cần phải tập trung vào những kết quả được mong đợi. Cần linh hoạt trong việc xác định bởi vì đây không phải là những yêu cầu bắt buộc của doanh nghiệp. ở điểm này, quyền ưu tiên cá nhân và lịch trình là một bước trong quy trình thiết lập mục tiêu. Trách nhiệm của lãnh đạo doanh nghiệp là giúp nhóm lựa chọn mục tiêu hiệu quả nhằm hướng đến các kết quả được mong đợi. Bên cạnh đó, người đứng đầu doanh nghiệp cũng nên nhận biết được các nguồn lực sẵn có, gồm nguồn lực về tài chính, thời gian và nhân lực.

Ví dụ, một quán cafe có thể đưa ra mục tiêu là trong năm 2010 phải đạt được vị trí thứ 3 tại Hải Phòng về mức độ nổi tiếng, lợi nhuận đứng thứ 10 trong thành phố. Về phần mình, bộ phận phục vụ khách hàng của quán cafe sẽ tạo ra mục tiêu của riêng mình: giảm thời gian chờ đợi của khách hàng từ 10 phút xuống còn 3 phút, tăng chỉ số hài lòng của khách hàng từ 73% lên 95% vào cuối năm. Trong khi đó, bộ phận nhà bếp có thể lập cho mình mục tiêu tăng sự trung thành của khách hàng 20%, còn nhóm thu ngân thì tập trung vào việc giảm thất thoát từ 1% hiện nay xuống còn 0% vào cuối năm...

Sau khi đặt ra mục tiêu, các thành viên trong nhóm tạo ra một kế hoạch hành động nhằm hoàn thành các mục tiêu. Có 5 bước giúp cho việc xây dựng và thực hiện một kế hoạch hành động:

Bước đầu tiên giúp nhóm nhận biết các điểm hành động cho mỗi mục tiêu. Các điểm hành động là các nhiệm vụ nhằm đạt được một mục tiêu cụ thể, và chia mục tiêu thành những điểm có thể quản lí được.

Bước 2 nên ưu tiên các điểm hành động cho mỗi mục tiêu. Mặc dù tất cả các điểm hành động đều cần thiết đế đạt được mục tiêu, nhưng một vài điểm hành động cũng có thể dựa vào sự hoàn thành của các điểm hành động khác.

Bước thứ 3 là xây dựng và thực hiện một kế hoạch hành động nhằm phân công nhiệm vụ dựa trên bản danh sách các điểm hành động. Mỗi thành viên nên được phân công một hoặc nhiều nhiệm vụ, đảm bảo rằng các thành viên có cảm giác sở hữu các mục tiêu. Phân công nhiệm vụ cũng nói lên rằng mỗi một người đều phải có trách nhiệm. Tất cả các thành viên nên nắm bắt được những lợi ích và kĩ năng phân công nhiệm vụ thích hơp.

Bước thứ 4 là đôn đốc và kiểm tra. Một biên bản kiểm tra nên là văn bản mà nhận biết được mỗi điểm hành động, người được phân công hành động và quy trình thiết lập cho mỗi điểm. Biên bản kiểm tra nên giao cho tất cả các thành viên trong nhóm, hoặc lưu vào mạng nội bộ và khuyến khích các nhiệm vụ được hoàn thành. Các biên bản kiểm tra nên tiếp tục duy trì, cải tiến và sửa đổi như là sự phân công, chi tiết và giới hạn luân phiên trong năm.

Bước cuối cùng là thúc đẩy nhóm luôn luôn tìm kiếm sự hồi đáp. Phản ứng cần thiết bởi vì nó giúp các thành viên trong nhóm hiểu được quy trình của họ có lợi ích gì đối với các nhóm khác. Thúc đẩy các thành viên trong nhóm tìm kiếm hồi đáp từ đồng nghiệp, quản lí, khách hàng và giám đốc. Thêm vào đó, nên tìm kiếm hồi đáp từ những nguồn lực để tạo ấn tượng bên ngoài và dư luận về kết quả của nhóm.

Thiết lập mục tiêu - Chìa khóa thành công trong phát triển doanh nghiệp

Để quản lý mục tiêu của nhóm, người đứng đầu doanh nghiệp cần nhìn nhận thành tích của nhóm, thông báo thành tích và thiết lập mục tiêu mới.

Bước đầu tiên là nhìn nhận được thành tích của nhóm. Đưa ra hồi đáp tích cực đối với nhóm về thành tích đã đạt được. Điều này cũng quan trọng trong việc thừa nhận năng lực của các cá nhân có ảnh hưởng lớn nhất đến thành tích, cấp lãnh đạo doanh nghiệp cũng nên nhìn nhận rằng các thành tích này hỗ trợ rất nhiều đối với các thành viên. Trong tất cả các trường hợp, câu “cảm ơn” là thích hợp và hiệu quả nhất. Tuy nhiên, đối với những kết quả đặc biệt, nên có các mức thưởng phù hợp.

Tiếp theo, nên thông báo thành tích đã đạt được. Tất cả cổ đông bao gồm nhân viên, khách hàng và cấp quản lí cao hơn,… nên được thông báo về mục tiêu thành tích và lợi ích đối với doanh nghiệp. Thông tin này có thể được thông báo thông qua memo, thư nội bộ hoặc mạng nội bộ (nếu có).

Khi nhóm đạt được mục tiêu, lãnh đạo doanh nghiệp nên thúc đẩy các thành viên thử thách bản thân với các mục tiêu mới. Các mục tiêu mới chứng minh sự cống hiến, làm việc chăm chỉ cùng với sự nỗ lực và sáng kiến.

Đôi khi, các thành viên không đạt được mục tiêu mà họ đã đề ra. Nhà quản lí cần giảm thiểu sai sót ấy bằng việc tiếp tục hướng dẫn nhóm. Tuy nhiên, có những sự thất bại không thể tránh được dựa theo những tình huống khác nhau. Điều này rất quan trọng để giúp nhóm nhận biết thất bại để học hỏi thêm kinh nghiệm. Để quản lí sự thất bại của nhóm hiệu quả, hãy làm theo 4 bước sau đây:

Đầu tiên, giúp nhóm biết được nguyên nhân thất bại. Nhắc các thành viên không nên quy trách nhiệm về cho ai, nên xem xét các nhân tố ngăn cản sự thành công. Các nhân tố đó bao gồm quản lí thời gian kém hiệu quả, mục đích không rõ ràng, trách nhiệm không cao và thậm chí các mệnh lệnh mục tiêu không có. Tìm hiểu các nguyên nhân gây ra sự thất bại có thể giúp nhóm thiết lập những mục tiêu hiệu quả hơn trong tương lai.

Tiếp theo, dẫn dắt nhóm nhận biết được các bài học từ thất bại. Mỗi sự thất bại đều là một cơ hội cho các thành viên trong nhóm học hỏi nhiều hơn nữa về bản thân, nhóm và tổ chức.

Bước thứ 3 là thiết lập mục tiêu mới. Sử dụng những nguyên nhân đã được nhận biết ở bước 1 và thông qua các bài học đã học được, hãy thảo luận và thiết lập các mục tiêu mới nhằm đạt được tiêu chuẩn SMART.

Cuối cùng, người quản lý doanh nghiệp nên truyền đạt những sự thật xung quanh sự thất bại của nhóm ra bên ngoài. Điều này không có nghĩa người quản lý bào chữa hay chịu trách nhiệm mà là rút ra kinh nghiệm nhằm suy xét những thất bại của nhóm. Nhà quản lý cũng nên truyền đạt ra bên ngoài để thuận tiện hơn cho sự phát triển của nhóm./.

Theo Thu Uyên

iHCM - Phần mềm quản lý mục tiêu, quản lý công việc và đánh giá nhân viên - Công cụ hỗ trợ đắc lực giúp nhà lãnh đạo đo lường chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên

Phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM giúp các nhà lãnh đạo, nhà quản lý xem xét, theo dõi toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên. Vì thế, đến mỗi kỳ đánh giá nhân viên sẽ được thực hiện dễ dàng, khoa học và thao tác nhanh nhờ các dữ liệu về kết quả mục tiêu, công việc tổng hợp ngay trên phần mềm. Phần mềm đánh giá nhân viên iHCM sẽ dựa theo 2 mặt đánh giá năng lực và đánh giá thành tích.