Làm thế nào để việc đo lường hiệu suất mang nhiều ý nghĩa nhất?

James Harington, một chuyên gia quốc tế trong lĩnh vực quản trị tổ chức đã từng nói: “Cái gì mà không đo được thì không hiểu được, không hiểu được thì không kiểm soát được, không kiểm soát được thì không cải thiện được”. Thực đúng như vậy, nếu chỉ theo dõi cân nặng thường xuyên, liệu bạn có giảm được cân? Hoạt động tổng hợp doanh thu hàng tháng có mang lại nhiều tiền hơn cho doanh nghiệp của bạn? Tất nhiên là không rồi. Chúng ta sẽ phải đo lường, kiểm soát và cải thiện dựa trên kết quả thu nhận được.

Hàng tháng, bạn sẽ nhận về các bảng báo cáo bằng file Excel với hàng trăm cột, dòng số liệu và bạn phải mất không ít thời gian để tổng hợp và đưa ra phân tích có ích. Đó là với trường hợp bạn đã làm việc quen với bảng Excel đó, còn nếu không, hẳn là bạn sẽ không biết mình nên tập trung vào đâu, phân tích thế nào? Hãy tham khảo một số gợi ý sau, bạn cũng có thể áp dụng chúng để bảng tổng hợp số liệu đo lường đem đến nhiều ý nghĩa hơn!

1. Hiểu rõ sự khác nhau giữa “Thước đo”, “Chỉ số” và “Chỉ số KPI”

Thước đo – Measure là một thước đo định lượng dùng để đếm, ví dụ như: Đạt 2 tỷ doanh thu trong tháng vừa qua.

Chỉ số - Metric là một chỉ số cho bạn nhiều thông tin hơn với các cơ sở để so sánh, ví dụ như: Tháng này, công ty thu được 2 tỷ doanh thu, nhiều hơn 500 triệu so với tháng trước.

Chỉ số KPI là chỉ số được sử dụng để đo các số liệu trọng yếu, như vậy không phải tất cả các chỉ số đều là chỉ số KPI. Để hiểu hơn sự khác nhau giữa thước đo và chỉ số KPI, quí vị có thể đọc thêm ở đây.

2. Hiểu rõ sự khác nhau giữa “Chỉ số kết quả” với “Chỉ số dẫn dắt hiệu suất”

Chỉ số kết quả - Outcome metric cho bạn biết kết quả. Đây là chỉ số “nhiễu” vì một khi bạn đo xong là xong, quá muộn để bạn có thể cải thiện.

Chỉ số dẫn dắt hiệu suất – Performance metric cho bạn biết những hoạt động có ảnh hưởng tích cực tới kết quả cuối cùng đang được thực hiện như thế nào. Đây là một thước đo mang tính định hướng bởi vì nó cho phép chúng ta điều chỉnh được kết quả đầu ra trước khi ta có thể đo được kết quả đó. Ví dụ: Trong 3 tuần vừa qua, chúng ta đã có trung bình 10 cuộc điện thoại bán hàng mỗi tuần, lớn hơn mục tiêu 8 cuộc gọi/tuần mà chúng ta đã đề ra.

Tổ chức cần cân đối chỉ số KPI kết quả với chỉ số KPI dẫn dắt hiệu suất trong kết quả đo lường KPI của tổ chức, bộ phận và cá nhân.

Để phân biệt hai loại chỉ số này, quí vị có thể đọc thêm ở đây.

3. Xác định những thứ bạn muốn biết trước khi bắt đầu đo

Nhiều khi, bản báo cáo là những “bãi rác”, nơi mà người ta đưa vào tất cả các con số, không quan trọng những con số đó có ý nghĩa hay không. Những loại báo cáo này sẽ chẳng thể nào tạo ra được động lực thúc đẩy hiệu suất. Trước khi đo, hãy thử nghĩ xem những hoạt động nào có ảnh hưởng tích cực tới kết quả kết quả kinh doanh và cấp trên của bạn quan tâm đến những chỉ số nào trong một bản báo cáo.

4. Sử dụng phần mềm hỗ trợ báo cáo trực quan bằng biểu đồ

Một khi các thông tin quan trọng đã được đo và tổng hợp, bản báo cáo cần có những điểm tập trung mắt người xem vào những thông tin quan trọng. Hãy để cho những thông tin này nổi bật, thú vị và có ý nghĩa bằng những biểu đồ trực quan.

Biểu đồ xu hướng KPI trên phần mềm quản lý KPI iHCM

Biểu đồ thống kê công việc theo đơn vị trên phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM

Tham khảo và tổng hợp từ nguồn MCG