Bước vào thời đại mới – thời đại của “Quản trị hiệu suất liên tục”

Quản trị hiệu suất liên tục là quá trình nhân viên và nhà quản lý thường xuyên trao đổi, phản hồi công việc và có những buổi đào tạo trong suốt cả năm làm việc, trái với phương thức đánh giá truyền thống chỉ diễn ra vào cuối năm. Hiện nay, nhiều công ty hàng đầu đã chuyển đổi phương thức quản trị truyền thống sang quản trị hiệu suất liên tục nhằm đảm bảo sự liên kết mục tiêu chặt chẽ hơn, gắn kết nhân viên với doanh nghiệp, qua đó thúc đẩy hiệu suất tổng thể.

Vì sao gọi Quản trị hiệu suất liên tục là thời đại mới?

Các nhà lãnh đạo cho rằng từ lâu quản lý hiệu suất nên là một phần trong vai trò hàng ngày của các nhà quản lý và rằng việc đánh giá một hoặc hai lần một năm không phải là việc sử dụng có hiệu quả thời gian. 95% các nhà quản lý không hài lòng với quy trình Quản trị hiệu suất hàng năm (Nghiên cứu của CEB) và 75% số nhân viên coi đó không công bằng.

Trái ngược với điều trên, nghiên cứu khác đã cho thấy hơn 50% công ty có mục tiêu được đánh giá mỗi tháng nằm trong nhóm hàng đầu về hiệu quả tài chính, trong đó chỉ có 24% công ty có mục tiêu được đánh giá 1 năm 1 lần (Theo khảo sát của Deloitte đối với 214 nhà lãnh đạo doanh nghiệp và các chuyên gia nhân sự). Phản hồi thường xuyên được xem là cách đẩy hiểu suất lên 39%. Một nghiên cứu của Gallup cũng đã phát hiện ra rằng những nhiên viên thường xuyên được trao đổi một-một với nhà quản lý có tỷ lệ gắn kết với công ty gấp 3 lần so với nhân viên khác.

"Những thông tin phản hồi một năm một lần hoặc mỗi sáu tháng một lần, không diễn ra thường xuyên, sẽ không áp ứng được tốc độ phát triển của doanh nghiệp." Paul D. Hamerman và Claire Schooley, công ty Forrester chuyên nghiên cứu thị trường của Hoa Kỳ cung cấp lời khuyên về tác động tiềm tàng và tiềm ẩn của công nghệ tới khách hàng và công chúng.

 Quản trị hiệu suất ngày nay không chỉ là mỗi quản lý việc công việc đơn thuần và đánh giá nhân viên vào cuối năm. Hiện nay, các trưởng phòng nhân sự còn muốn một phương pháp thuận tiện hơn, tốt hơn để giúp các nhà quản lý trở thành những huấn luyện viên giỏi và nâng cao hiệu suất của nhân viên. Vì thực tế cho thấy:

Điều đó dẫn đến phải cải tiến quy trình Quản trị hiệu suất truyền thống lên mức cao hơn, nó được gọi là Quản trị hiệu suất liên tục (Từ gốc tiếng Anh là Continuous Performance Management, còn được gọi là Agile Performance Management), trong đó việc giám sát, cộng tác, phản hồi kết quả trong thực hiện công việc hướng tới mục tiêu đề ra diễn ra thường xuyên, liên tục (hàng tuần, hàng ngày); nhà quản lý có vai trò như người huấn luyện nhân viên. Chu kỳ đánh giá cũng được rút ngắn, giúp đánh giá diễn ra liên tục, thường xuyên hơn (tối thiểu là đánh giá hàng quý, thậm chí rút ngắn xuống hàng tháng, hàng tuần), không chỉ giới hạn đánh giá vào cuối năm như Quản trị hiệu suất truyền thống.

Những đơn vị nào đã áp dụng Quản trị hiệu suất liên tục?

Adobe là tổ chức sớm áp dụng Quản trị hiệu suất liên tục khi họ bỏ quy trình đánh giá hàng năm vào năm 2012 để ủng hộ việc nên trao đổi phản hồi thường xuyên trong công việc. Adobe đã cố gắng hết sức để đưa cách tiếp cận mới này vào văn hóa doanh nghiệp của họ và việc làm này đã giúp họ giảm 30% chi phí cho những người nghỉ việc do tăng được sự gắn kết, đồng nghĩa với giảm tỷ lệ thôi việc.

Nhà sản xuất và phân phối thực phẩn tại Mỹ, Cargill, cũng đã chuyển đổi quá trình Quản trị hiệu suất vào năm 2012, thay vào đó, họ cho ra đời “Quản trị hiệu suất hàng ngày”. Họ đã không cần các mẫu đánh giá hàng năm và thay vào đó khuyến khích các nhà quản lý thường xuyên trao đổi công việc, phản hồi trên tinh thần xây dựng. Họ cũng nhận thấy những kết quả đáng chú ý với 70% nhân viên nhận được giá trị từ các cuộc trao đổi với nhà quản lý - một sự cải tiến vô cùng lớn.

Gần đây, một số tổ chức hàng đầu trên thế giới đã tiến hành áp dụng Quản trị hiệu suất liên tục, như Deloitte, Microsoft, IBM, Accenture, và nổi tiếng nhất là General Electric, đơn vị trước đây đã từng đi tiên phong trong việc đánh giá và xếp hạng hàng năm. Intel đã ứng dụng OKR từ những năm 70 của thế kỷ trước, các công ty như Google ứng dụng Quản trị hiệu suất liên tục bằng OKR ngay từ thời kỳ đầu thành lập.

Liệu đánh giá hiệu suất hàng năm có còn được duy trì?

Nhiều đơn vị sau khi được tiếp cận Quản trị hiệu suất liên tục, họ đã đặt ra câu hỏi liệu họ có nên vẫn tiến hành đánh giá hiệu suất hàng năm hay không. Nếu doanh nghiệp duy trì được hoạt động phản hồi, trao đổi về hiệu suất làm việc giữa nhà quản lý và nhân viên, thì bản đánh giá cuối năm sẽ không thực sự cần thiết vì hàng quí, thậm chí hàng tháng đã có đánh giá. Tuy nhiên, đối với một số đơn vị, bản đánh giá cuối năm về thành tích hay năng lực cần phải có để nhà lãnh đạo đánh giá mức thưởng và chế độ đãi ngộ cho nhân viên, chẳng hạn đối với người lao động Việt Nam, thưởng cuối năm và thưởng tết được đặc biệt coi trọng.

Vai trò của phần mềm iHCM trong Quản trị hiệu suất liên tục là gì?

Để đạt được hiệu quả cao nhất, quản trị hiệu suất liên tục cần duy trì tính cộng tác, thường xuyên trao đổi và diễn ra theo thời gian thực. Phương thức mới này cũng cần được giám sát để đảm bảo nó đang được thực hiện có hiệu quả. Phần mềm iHCM áp dụng Quản trị hiệu suất liên tục hỗ trợ việc này bằng cách cho phép:

 Quản lý Mục tiêu

Các mục tiêu được thiết lập, liên kết với mục tiêu tổ chức và được cập nhật tiến độ thường xuyên.

 Trao đổi/Phản hồi

 + Người dùng trao đổi, phản hồi công việc mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị theo thời gian thực.

 + Mọi phản hồi đều được lưu lại lịch sử trong mục “Thông tin lịch sử”.

 + Phần mềm iHCM cho phép người dùng thiết lập nhắc việc tự động.

 + Những tiến triển hay trở ngại đều được dự đoán và hỗ trợ kịp thời khi xảy ra.

 Đánh giá nhân sự

iHCM cho phép thực hiện các bản đánh giá diễn ra theo chu kỳ theo thành tích, năng lực và 360 độ.

Nguồn tham khảo:

* Theo nghiên cứu của Rock, D., Davis, J. & Jones, B., 2014. Kill Your Performance Ratings. strategy+ business, 8 August.
https://www.shrm.org/hr-today/news/hr-magazine/Pages/0415-qualitative-performance-reviews.aspx
https://www.towerswatson.com/en/Insights/Newsletters/Europe/accent-op-hr/2015/Performing-in-Performance-Management
https://www2.deloitte.com/global/en/pages/human-capital/articles/performance-mgmt-is-broken.html
https://www.cebglobal.com/blogs/everyday-performance-management-at-cargill-a-best-practice-case-study/
https://clearreview.com/continuous-performance-management/