OKRs thúc đẩy mạnh mẽ các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất liên tục (Phần 2)

Ứng dụng OKRs

Doanh nghiệp nên bắt đầu lập kế hoạch về OKRs trong 6 tuần trước khi bắt đầu một giai đoạn 1 quý trong năm mới.

1. Xác định các Mục tiêu và Kết quả then chốt của Công ty

Ban lãnh đạo xác định từ 3 đến 5 mục tiêu cốt lõi của công ty cho một năm hoặc một quý tiếp theo. Các mục tiêu này cần được căn chỉnh với tầm nhìn và sứ mệnh của công ty, nhưng sắp xếp theo tính quan trọng, ví dụ: mục tiêu “Tăng doanh số lên 200%” đặt trước mục tiêu “Chỉ sử dụng năng lượng tái tạo để vận hành kinh doanh”. Sau đó, cả đội ngũ ngoài ra cần nhận định được kết quả cần thiết, có thể đo lường được, nhằm mục đích hoàn thành tốt các mục tiêu đã đề ra. Chẳng hạn như: nếu muốn “Tăng doanh số lên 200%” thì một Kết quả then chốt sẽ là “Tuyển thêm 5 Account Executves”. Những Kết quả then chốt này sẽ trở thành Mục tiêu của cấp dưới trong tổ chức.

2. Tìm hiểu và xác định hệ thống quản lý OKRs

Với những công ty có quy mô lớn, theo dõi OKRs được coi là quy trình đầy thách thức, giống như Google đã xây dựng công cụ nội bộ, một số sử dụng bảng tính Excel, nhưng đại đa số các doanh nghiệp đã chuyển dần sang áp dụng phần mềm theo dõi, giám sát mục tiêu. Bất kể là công cụ nào, các doanh nghiệp cũng lên xác định kỹ trước khi quyết định triển khai tại doanh nghiệp của mình.

3. Phối hợp với ban lãnh đạo để phác thảo từng phần của OKRs

Phần này rất quan trọng sau khi các mục tiêu hàng đầu được ổn định. Quản trị cấp trung cần hiểu được: OKRs là gì? Tại sao chúng có vai trò quan trọng? Tại sao ban lãnh đạo muốn áp dụng OKRs? OKRs vận dụng trong thực tế thế nào? Điểm mạnh và yếu của OKRs là gì?

Đàm phán OKRs trong công ty. Đây là một buổi nói chuyện quan trọng, và cũng chính là nơi các vị đứng đầu doanh nghiệp có thể trả lời các phản hồi về OKRs. Mục tiêu cho bước này chính là đảm bảo được mọi thành viên trong ban lãnh đạo đều nắm được mục tiêu của toàn doanh nghiệp, và quản trị cấp trung sẽ có được mục tiêu và Kết quả then chốt nháp ban đầu cho đội ngũ của mình.

4. Giải thích OKRs đến toàn thể đội ngũ trong tổ chức của mình

Hãy lưu ý rằng bạn cần phải giải thích, chứ không phải thông báo với các nhân viên của mình. Khi các lãnh đạo từng phòng ban của tổ chức đã được trực tiếp tập huấn những kiến thức, đây cũng chính là lúc để tung ra OKRs cho cả công ty tại cuộc họp có mặt toàn thể các nhân viên. Giống như một cuộc đối thoại giữa các đội ngũ lãnh đạo, cần phải giữ tâm trí rằng bạn phải là người đảm bảo được với nhân viên mình, họ có thể hiểu được bối cảnh hiện tại của doanh nghiệp, và tại sao các OKRs được nêu ra lại cần thiết đến như vậy, việc quản trị các kỳ vọng cũng vậy. Cuối cùng, phải hướng dẫn cho nhân viên cách thức có thể tương tác tốt nhất với hệ thống OKRs.

5. Nhà quản lý làm việc với từng cá nhân để xây dựng OKRs cá nhân gắn với OKRs phòng ban, với OKRs công ty

Trong bước tiếp theo, các nhà quản lý nên gặp gỡ với từng cá nhân giúp họ xây dựng OKRs riêng của mình. Có 02 cách tiếp cận: nhưng gì nhân viên muốn thực hiện hay Những gì nhà quản lý muốn nhân viên thực hiện.

Cuộc trao đổi này chính là một cuộc đàm phán. Những nhân viên muốn thực hiện những điều quan trọng nhất giúp thúc đẩy sự nghiệp của họ, thì các mục tiêu của họ phải liên kết trực tiếp với những gì nhà quản lý mong muốn. Tuy nhiên, mỗi nhân viên sẽ có quan điểm khác nhau về công việc ảnh hưởng lớn đến tương lai và sự nghiêp của công ty. Quan điểm của mỗi cá nhân đóng góp rất có giá trị trong quá trình thiết lập mục tiêu. Trên thực tế, có đến 60% mục tiêu của công ty nên xuất phát từ dưới lên.

Để kết thúc buổi đàm phán hài hòa, nhà quản lý nên kết thúc giữa những gì nhân viên muốn và những gì công ty muốn. Qua các cuộc trao đỗi này, mỗi nhân viên sẽ được thường xuyên đóng góp, quyết định về công việc và sự nghiệp thăng tiến.

6. Hiệu chỉnh và Trình bày

Sau khi tiến hành cuộc đối thoại với toàn bộ thành viên. Thời gian cho các thành ban quản trị để có thể xem lại các mục tiêu, kiểm tra, điều chỉnh, nếu thực sự cần thay đổi các OKRs ưu tiên hàng đầu. Khi mọi thứ đã sẵn sàng, đó cũng chính là thời điểm để trình bày với quy mô toàn công ty một lần nữa.

7. Nhà quản lý theo dõi, giám sát OKRs của từng nhân viên

Những người giám sát tiến trình thực hiện OKRs liên tục theo dõi sự tiến độ hoàn thành của các OKRs riêng lẻ để đảm bảo rằng công ty đang đi đúng hướng về các mục tiêu kinh doanh

Làm thế nào để đánh giá OKRs?

OKRs được đánh giá theo thang điểm từ 0.0 đến 1.0.

Mỗi Kết quả then chốt được tính điểm, tổng số điểm của các Kết quả then chốt cộng lại và chia trung bình chính là số điểm cho Mục tiêu. Dưới đây là một ví dụ về đánh giá OKRs của bộ phận Marketing theo thang điểm.

Khi đánh giá OKRs, hãy luôn nhớ:

- Nếu Mục tiêu đạt 0.6 – 0.7 có nghĩa là đã thành công: số điểm thấp dưới 0.6 cũng có nghĩa là hiệu suất của tổ chức thấp. Cách áp dụng này có thể gây căng thẳng trong thời gian đầu, nhưng khi được thực hiện nhuần nhuyễn, tổ chức sẽ đạt đến những tầm cao mới.

- Nói như vậy, cũng không có nghĩa điểm dưới 0.4 là thất bại: điểm xếp loại thấp cũng có thể là do đặt mục tiêu quá tham vọng hoặc hiệu suất làm việc thấp – Những dữ liệu có ích này sẽ giúp cá nhân và nhóm tự điều chỉnh, cân bằng và tích cực cải thiện trong quý tiếp theo.

- Thang điểm của OKRs không được dùng để đánh giá hiệu suất: OKRs không phải được dùng để đánh giá cá nhân hay nhóm, nhưng cũng không phải là phương pháp toàn diện để phân tích hiệu suất.

- Các buổi họp tổng kết OKRs là rất cần thiết: bắt đầu mỗi quý, công ty nên cùng nhau thiết lập và thảo luận cách đo lường các OKRs. Việc tổ chức các cuộc họp như vậy sẽ tùy thuộc vào quy mô từng công ty, nhưng thông thường, mỗi trưởng nhóm sẽ trình bày đánh giá điểm OKRs và thảo luận những điều chỉnh cho quý tiếp theo.

Xem lại: OKRs thúc đẩy mạnh mẽ các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất liên tục (Phần 1)