Các doanh nghiệp nên bắt đầu với Quản trị hiệu suất liên tục như thế nào? (Phần 2)

Cuộc thử nghiệm áp dụng Quản trị hiệu suất liên tục thật dễ dàng với 04 bước đơn giản như sau:

1. Chọn một nhóm thử nghiệm

Hãy chọn một nhóm để thử nghiệm trong khoảng một tháng, chú ý rằng, những người tham gia phải bao gồm cấp quản lý và nhân viên. Bạn sẽ giao nhiệm vụ cho nhóm này tìm hiểu những tính năng và chức năng của phần mềm, làm quen với cách chúng hoạt động qua ứng dụng trên thiết bị di động và trên laptop/PC. Sau đó, người dùng cần phải tạo công việc, liên kết và chia sẻ các công việc này với mục tiêu, yêu cầu và chia sẻ comments (phản hồi) với những người cùng phối hợp, nắm bắt tiến độ hoàn thành để thảo luận liên tục trong quá trình làm việc theo nhóm, cung cấp các buổi huấn luyện đơn giản.

Phần bạn – người chủ trì của cuộc thí điểm này, hãy chuẩn bị sẵn tài liệu những câu hỏi về phương pháp Quản trị hiệu suất liên tục hay về công cụ phần mềm mà người tham gia có thể đặt ra trong quá trình thử nghiệm hoặc khi đi vào triển khai chính thức.

2. Xác định nhóm đối tượng nhân viên mà cuộc thử nghiệm nhắm tới

Nếu bạn muốn nhận được kết quả tốt từ cuộc thử nghiệm này, ngoài điều chú ý ở bước 1: có sự tham gia của cấp quản lý và nhân viên, bạn còn phải nhặt những đối tượng đó từ các phòng ban, bộ phận khác nhau, thậm chí ở chi nhánh khác nhau (nếu công ty bạn có nhiều chi nhánh ở nhiều địa điểm khác nhau). Trước đây, nếu các cuộc họp của công ty bạn diễn ra hàng tuần, thì nay, hãy thử đặt lịch 1 – 2 tháng họp 1 lần. Nếu diễn ra hàng tháng rồi thì hãy đặt ít nhất 3 tháng họp 1 lần. Với quãng thời gian họp tháng bị giãn rộng như vậy sẽ đẩy tần suất trao đổi, phản hồi thông tin 1-1 lên cao hơn, dày hơn, thường xuyên hơn. Công cụ phần mềm vô hình chung trở thành cầu nối hiệu quả nhất giữa người dùng với nhau.

3. Thu hút các nhà quản lý và nhân viên

Điều quan trọng cần phải nhớ đó là phương pháp Quản trị hiệu suất liên tục đòi hỏi các nhà quản lý và nhân viên phải thay đổi hành vi của mình, tức là buộc họ phải tham gia vào các cuộc trò chuyện và phản hồi đang diễn ra.

Bên cạnh sự đóng góp của công nghệ, người dùng trực tiếp sẽ cho bạn biết thêm rằng sự thành công không chỉ phụ thuộc vào công nghệ đó mà còn nhờ vào cách thức quản lý và đào tạo hỗ trợ họ trong suốt quá trình áp dụng.

Để thu hút sự tham gia đầy đủ của các nhà quản lý và nhân viên, bạn cần thực hiện các bước như sau:

- Tổ chức một cuộc họp khởi động để phổ cập những thông tin: ai sẽ tham gia, tham gia như thế nào, làm những gì, tại sao.

- Tạo và chia sẻ những tài liệu với nội dung đào tạo được tùy chỉnh để làm nổi bật các tính năng phù hợp với từng giải pháp cho từng nhóm đối tượng sử dụng.

- Tiến hành các buổi đào tạo để đảm bảo người tham gia thử nghiệp sử dụng công vụ đầy đủ những tính năng phục vụ nhu cầu, tính chất công việc của họ.

- Tiếp theo, hãy nghĩ cách bạn có thể nhắc nhở các nhà quản lý và nhân viên, kích nhu cầu sử dụng của họ, thúc đẩy họ nắm bắt cơ hội được sử dụng công cụ mới.

- Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng bạn luôn có sẵn tài nguyên để trả lời cho các câu hỏi của họ trong quá trình thử nghiệm.

4. Thu thập thông tin phản hồi và đánh giá giá trị

Để đánh giá giá trị mang lại từ cuộc thử nghiệm, quan trọng là từ công cụ phần mềm đã truyền tải tinh thần Quản trị hiệu suất liên tục trong tổ chức của bạn, hãy thu thập phản hồi từ những người tham gia. Bạn có thể thục hiện điều này bằng cách tiến hành một cuộc khảo sát đơn giản. Các câu hỏi nên tập trung vào:

Chức năng và giá trị:

- Công cụ này có đảm bảo sự liên kết mục tiêu tốt hơn? 

- Là người quản lý, bạn có theo dõi rõ hơn về những công việc mà nhân viên đang làm? 

- Công cụ này có cung cấp cho bạn thông tin tốt hơn trước khi đưa ra quyết định cho nhân viên? 

- Các cuộc trao đổi 1-1 có hiệu quả hơn so với trước đây?

- Công cụ này có giúp bạn tiết kiệm thời gian hoàn thành các công việc nhất định không?

Khả năng ứng dụng

- Phần mềm này có trực quan và dễ hiểu không? Nó có đem đến cho bạn sự thú vị khi trải nghiệm không?

Hiệu suất

- Hiệu quả mà nó mang lại có đúng như những gì ban lãnh đạo công ty đang mong đợi?

Khi bạn đánh giá thông tin phản hồi này, hãy chắc chắn và phân tích kết quả theo các vai trò, vị trí khác nhau của nhân viên, nhóm chức năng, cách sử dụng khác nhau của phần mềm,…

Nhìn chung, khi đưa một hệ thống phần mềm mới áp dụng trong cách quản lý và làm việc của mọi người, họ có thể có những hoài nghi và sự phản kháng. Để xóa bỏ vấn đề này, hãy cho các nhà quản lý và nhân viên của họ hiểu rằng Quản trị hiệu suất liên tục sẽ không làm công việc của họ nặng nề hơn, mà chỉ giúp họ nắm bắt trạng thái công việc họ đang làm, tiến độ hoàn thành của cá nhân đối với mục tiêu của nhóm, nhà quản lý có thể có sự hỗ trợ kịp thời qua phản hồi liên tục mỗi khi nhân viên gặp vướng mắc và đặc biệt giúp nhân viên gắn kết chặt chẽ với mục tiêu doanh nghiệp, hiệu quả làm việc sẽ được đánh giá minh bạch và khen thưởng đúng năng lực của họ.

Với việc đào tạo và vận hành cho cả cấp quản lý và nhân viên, tinh thần Quản trị hiệu suất liên tục qua ứng dụng công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên, thúc đẩy hiệu quả kinh doanh tốt hơn. Chúng tôi hi vọng, 04 gợi ý trên sẽ giúp doanh nghiệp thành công từ bước thử nghiệm ban đầu cho tới khi triển khai chính thức. 

Xem lại Các doanh nghiệp nên bắt đầu với Quản trị hiệu suất liên tục như thế nào? (Phần 1)

Nguồn: iHCM tổng hợp