9 lầm tưởng về Quản trị hiệu suất và sự thật nhà quản trị cần biết

Quản trị hiệu suất là tiến trình mà nhà quản lý và nhân viên làm việc cùng nhau để thiết lập mục tiêu, lên kế hoạch, theo dõi giám sát và cuối cùng là đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu của nhân viên cũng như việc đóng góp kết quả đó vào mục tiêu chung của tổ chức. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn có rất nhiều điều lầm tưởng trong tư tưởng quản trị doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giải đáp và cho bạn cái nhìn thực tế hơn về lĩnh vực này.

Lầm tưởng thứ 1: Quản trị hiệu suất là trách nhiệm duy nhất của ban lãnh đạo công ty

Sự thực là: Các cá nhân thành công nhất sẽ tự chịu trách nhiệm cho sự phát triển của mình và tự quản trị hiệu suất của chính mình. Thực vậy, hầu như mọi người đã không muốn chỉ làm việc cho một công ty hoặc một bộ phận nào đó trong cả cuộc đời họ. Do đó, chỉ có họ mới hiểu mục tiêu nghề nghiệp, mục tiêu phát triển bản thân là gì và chịu trách nhiệm hiệu suất làm việc của mình.

Thường thì mọi người không thể tự đánh giá mình một cách khách quan nên các nhà quản lý sẽ giúp đỡ bằng cách đưa ra những phản hồi trong suốt quá trình làm việc. Bên cạnh đó, mọi người cũng nhận được phản hồi về hiệu suất của mình từ khách hàng, đồng nghiệp và đối tác. Các hệ thống quản trị hiệu suất thành công nhất thường bao gồm và xem xét cẩn thận tất cả các khía cạnh tiếp xúc với người làm việc: quản lý cấp trên, nhân viên cấp dưới, đồng nghiệp, khách hàng, bạn bè và đối tác.

Lầm tưởng thứ 2: Điều quan trọng là đặt ra mục tiêu ngay từ đầu năm và giữ cho mọi người làm việc phải luôn gắn với mục tiêu đó

Sự thực là: Khả năng thích ứng là một kiến thức mới trong quy trình quản trị hiệu suất. Trong nhiều năm qua, các công ty hài lòng với việc thiết lập mục tiêu vào đầu năm rồi thực hiện đánh giá vào cuối năm. Thế giới giờ đã phát triển. Nhiều khả năng thị trường sẽ thay đổi, các đối thủ cạnh tranh mới xuất hiện và những ưu tiên thay đổi khác diễn ra trong năm. Khả năng thích ứng là rất quan trọng trong thế giới này. Các hệ thống quản lý hiệu quả phải có tính linh hoạt và khả năng thích ứng để phát triển cùng với những thay đổi của hoàn cảnh.

Điều này cũng không có nghĩa là bạn phải viết lại các mục tiêu mới vào mỗi tháng. Thay vào đó, các công ty mạnh trong lĩnh vực quản trị hiệu suất sẽ xác định và giữ nguyên các ưu tiên chiến lược tổng quát và chỉ điều chỉnh những hoạt động hỗ trợ mục tiêu thôi. Những ưu tiên mang tính chiến lược này sẽ giúp tạo ra tính nhất quán giúp cho nhân viên làm theo ngay cả khi họ thay đổi các ưu tiên cá nhân để thích ứng với môi trường.

Lầm tưởng thứ 3: Quản trị hiệu suất hoạt động tốt nhất khi nó chỉ tập trung vào cá nhân

Sự thực là: Từng cá nhân đóng góp nên có khả năng lần theo các mục tiêu của chính họ, đến mục tiêu của phòng ban, đến mục tiêu của bộ phận và cuối cùng là đến mục tiêu của toàn bộ công ty. Các hệ thống quản trị hiệu suất tốt nhất thường liên kết mục tiêu cá nhân và mục tiêu tổ chức một cách rất rõ ràng. Các hệ thống mục tiêu theo tầng như thế này giúp đảm bảo rằng công ty được tổ chức tốt để tập trung vào những chiến lược và ưu tiên.

Lầm tưởng thứ 4: Quản trị hiệu suất chỉ diễn ra tại thời điểm ta đặt mục tiêu vào đầu năm và khi đánh giá kết quả hoạt động vào cuối năm

Sự thực là: Quản trị hiệu suất đem lại thành công nhất nếu như nó được gắn chặt vào mọi công việc hàng ngày. Các nhà quản trị hiệu suất tốt nhất phải làm mọi cách để đạt được, cho và nhận phản hồi liên tục. Xét cho cùng, nếu mọi người không làm được những gì họ cần làm, còn cách nào tốt hơn là việc để họ nhận ra điều ấy thật nhanh chóng và thay đổi?

Lầm tưởng thứ 5: Quản trị hiệu suất chỉ tập trung vào cá nhân

Sự thực là: Các hệ thống quản trị hiệu suất tiên tiến phải kết hợp được cả đội, phòng ban bằng cách tạo ra các mục tiêu đòi hỏi nhân viên cùng nhau làm việc. Đặt ra mục tiêu cho cả phòng sẽ giúp các cá nhân có cái hiểu sâu hơn về nhu cầu của công ty và khách hàng. Mặc dù mục tiêu của phòng ban có thể phức tạp và khó đạt được, nhưng chúng có tiềm năng đem lại nhiều giá trị cho công ty.

Lầm tưởng thứ 6: Quản trị hiệu suất chủ yếu là một nhiệm vụ hành chính

Sự thực là: Một số hoạt động trong việc quản trị hiệu suất cũng mang tính hành chính, như là: ghi lại những đánh giá về hiệu suất vào một hệ thống theo dõi trực tuyến hay hoàn thiện tài liệu đánh giá hiệu suất.

Tuy nhiên, các công ty giỏi nhất có cách của họ để khiến công việc quản trị hiệu suất vượt ra khỏi phạm vi hành chính đó. Việc quản trị hiệu suất phải thể hiện được tính liên tục, tương tác tích cực giữa người làm việc, người quản lý và mục tiêu. Người lao động làm việc để làm rõ mục tiêu, lập kế hoạch hành động và thực hiện nó.

Các nhà quản lý giúp đỡ bằng cách thông báo cho họ biết khi nào họ đang chệch khỏi mục tiêu. Các mục tiêu cũng phải được điều chỉnh để thích ứng với điều kiện môi trường thay đổi, và điều chỉnh lại hướng đi cho các nhà quản lý và người làm việc. Tất cả ba yếu tố: người lao động, người quản lý và mục tiêu được được cải tiến, phát triển thường xuyên trong suốt cả năm khi mọi người học được những yêu cầu cần để đạt được mục tiêu của công ty.

Lầm tưởng thứ 7: Những người làm việc có hiệu quả cao nhất có thể tự đạt được mục tiêu mà không cần bất cứ sự can thiệp nào

Sự thực là: Những người có năng suất cao mới là những người cần được chú ý. Thông thường, các nhà quản lý dành thời gian và sức lực của họ cho những người có năng suất thấp. Đây có lẽ là một sai lầm. Những người có năng suất cao có nhiều khả năng trở thành những ngôi sao - và những người có thể bị các đối thủ cạnh tranh nhắm tới. Để giữ cho những người có thành tích cao cảm thấy thử thách và hạnh phúc, các nhà quản lý giỏi phải dành thời gian nói chuyện với họ về mục tiêu nghề nghiệp và làm thế nào công ty có thể giúp họ đạt được. Các cấp quản lý cũng nên giúp những người làm việc hiệu quả cao được phát triển thông qua các mục tiêu đầy thử thách, quản lý những nhân viên cấp thấp hơn, và giao cho họ những dự án đặc biệt.

Lầm tưởng thứ 8: Điều tốt nhất để làm với những người năng suất thấp là chỉ cho họ cách làm

Sự thực là: Mặc dù giữa người làm việc và công ty có thể không có sự tương đồng, nhưng đó sẽ là một sai lầm nếu bạn ngay lập tức đưa ra kết luận rằng những người làm việc kém là không phù hợp với tổ chức. Trước khi đưa ra quyết định nào, bạn hãy cân nhắc những câu hỏi sau:

- Những vấn đề về hiệu suất là gần đây mới có hay là một tình trạng diễn ra thường xuyên? Nếu vấn đề chỉ mới xảy ra gần đây, có lẽ họ có một lý do hợp lý nào đấy và có lẽ những vấn đề này có thể được giải quyết. Ví dụ, người nhân viên có thể đang không hiểu rõ những kỳ vọng của cấp trên dành cho họ. Có thể họ đã chuyển sang các vị trí không phù hợp và không tận dụng được điểm mạnh của họ. Hoặc có thể là do quá trình đi tới thành công của họ đang nhiều trắc trở và họ nản lòng. Dành thời gian để tìm rõ căn nguyên vấn đề có thể giúp tiết kiệm thời gian, năng lượng và chi phí sa thải một người nhân viên có tiềm năng

- Người nhân viên đó có muốn học hỏi và thay đổi không? Nếu họ sẵn sàng nghe góp ý và cải thiện, thì việc giúp đỡ họ là rất đáng. Thái độ tích cực và sự sẵn sàng học hỏi là vô cùng đáng quý. Nếu những người có năng suất thấp có những phẩm chất này, họ có thể vượt qua các vấn đề về năng suất của mình.

Lầm tưởng thứ 9: Quản trị hiệu suất rất dễ dàng

Sự thực là: Quản trị hiệu suất là một kỹ năng cần nhiều thời gian để xây dựng và tinh chỉnh. Có rất nhiều tài liệu giúp bạn xây dựng các kỹ năng này: sách, các khóa đào tạo, các sự kiện, và các cố vấn của công ty như nhân viên nhân sự hay các nhà quản lý cấp cao. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần áp dụng một phần mềm giúp ban lãnh đạo theo dõi sát sao quá trình quản trị hiệu suất tại đơn vị mình.

Theo Corporate Education Group