Vấn đề mà hầu hết các công ty gặp phải chính là việc phân tách các mục tiêu trong OKR từ cấp đơn vị xuống cấp phòng ban. Bài toán đặt ra là cần phải làm thế nào để lập được các OKR cấp phòng ban có liên kết chặt chẽ với nhau và cùng hướng tới việc hoàn thành OKR chung của toàn đơn vị. Đồng thời, nó phải giúp cho mỗi cá nhân có thể thấy được đóng góp của mình trong sự phát triển của toàn công ty.

Đối với nhiều vị trí công tác, OKR triển khai đơn giản hơn KPI và mang lại hiệu quả cao

Sau khi triển khai OKR, mỗi phòng ban cần trả lời được 3 câu hỏi: OKR từng quý của phòng mình là gì? OKR của phòng mình có đóng góp như thế nào cho OKR của công ty? OKR của phòng mình có mối liên kết như thế nào với OKR của các phòng ban khác?

Cách đặt OKR cũng là một vấn đề có thể khiến các thành viên còn băn khoăn. Để đo lường được Mục tiêu, người thiết lập cần định lượng hóa các Kết quả then chốt sao cho Kết quả then chốt đó được đo lường một cách chính xác nhất. Bạn có thể đặt Kết quả then chốt dựa theo 3 loại:

a. Baseline Metric

Ví dụ:

"Đo lường và báo cáo số lượng request và response của bộ phận CSKH Quý 1/2018"

Loại Kết quả then chốt này sẽ được đặt đối với những mục tiêu chưa có cơ sở dữ liệu từ trước

b. Target Metric

- Positive target metric, ví dụ: "Tăng 10% tỷ lệ Response của bộ phận CSKH trong Quý 2 2018 so với quý 1 2018". Khi tỷ lệ càng cao thì kết quả càng tốt

- Negative target metric, ví dụ: "Thời gian trả lời tối đa cho một Request là 2h trong Quý 2 2018". Thời gian càng ngắn thì kết quả càng tốt.

- Threshold target metric, ví dụ: "Đảm bảo thời gian làm việc mỗi ca của nhân viên CSKH là 3-4 giờ". Nếu nhân viên làm ít hơn 3 giờ, những giá trị mà họ mang lại không đủ bù chí phí. Nhưng nếu làm quá 4h, họ sẽ bị làm quá sức và ảnh hưởng đến chất lượng hỗ trợ khách hàng.

c. Milestone

Ví dụ: "23/04/2018, mở văn phòng chi nhánh tại Úc với ít nhất một nhân viên làm việc toàn thời gian tại văn phòng trong giờ hành chính”. Đây là mốc quan trọng mà khó có thể được thiết lập như một thước đo. Kết quả then chốt dạng milestone có thể và tốt nhất là nên được chia thành các bước nhỏ.

Để quá trình triển khai phương pháp quản trị hiệu suất này được dễ dàng và hiệu quả, khi thiết lập OKR, mỗi cá nhân cần hiểu được đính hướng của công ty và bộ phận bằng cách trao đổi rõ ràng với cấp quản lý của mình. Ngoài ra, việc phổ biến những nguyên tắc OKR cho các thành viên là điều nên làm, để họ có thể tự đặt câu hỏi ngược cho các OKR mình đã lên chẳng hạn như: OKR của mình đã góp phần vào việc hoàn thành OKR của bộ phận hay công ty chưa? Đã đủ tham vọng chưa? Đo lường chúng thế nào?...

OKR triển khai dễ hơn rất nhiều so với KPI mà hiệu quả đem lại rất tốt!

Nhà lãnh đạo cũng có thể tham khảo một số bí quyết dưới đây trước khi triển khai OKR:

- Chọn một nhóm thí điểm, thành công mới triển khai dần;

- Tổ chức các buổi đào tào giúp cho từng cá nhân hiểu rõ lợi ích của OKR, cách thức thiết lập, theo dõi và cập nhật tiến độ trên phần mềm... có thể tổ chức dưới dạng cuộc thi nhỏ. Ví dụ như: cuộc thi tìm hiểu về OKR.

- Tổ chức hướng dẫn cách sử dụng hệ thống phần mềm quản lý

- Phân công hỗ trợ trực tiếp tận nơi cho các thành viên khi tiến hành thiết lập và đẩy lên phần mềm;

- Thời điểm bắt đầu triển khai thử nghiệm OKR cá nhân nên tránh thời điểm các đơn vị đang chạy nước rút để hoàn thiện kế hoạch kinh doanh, tránh làm ảnh hưởng đến tiến độ hoạt động.

- Trong quá trình triển khai, nên có một buổi đánh giá góp ý về OKR của quý trước, rút kinh nghiệm cho quý sau.

- Và quan trọng hơn bao giờ hết, để triển khai bất kỳ một hệ thống nào, luôn cần có sự quyết tâm, chỉ đạo sát sao của Ban lãnh đạo.

Biết vấn đề, hiểu vấn đề và đã có phương pháp giải quyết vấn đề, chúng tôi tin 100% các doanh nghiệp Việt nâng cao hiệu suất gấp đôi, gấp ba nhờ triển khai và áp dụng thành công phương pháp quản trị hiệu suất liên tục theo OKR.

Xem thêm: okr là gì

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG iHCMHoàn toàn miễn phí

Mẫu đánh giá thành tích và năng lực