Lãnh đạo sẽ gắn kết chặt chẽ các bộ phận trong công ty khi OKRs được chia sẻ

Tầm quan trọng của việc chia sẻ OKRs

Nếu bạn quan tâm đến chủ đề này, điều đó có nghĩa là ít nhất bạn đã nghe nói về OKR. Mặc dù không được phát minh bởi Google, nó đã trở nên nổi tiếng vì tầm quan trọng của nó đối với thực tiễn quản lý sản phẩm của Google.

OKR là một công cụ mạnh mẽ để gắn kết bộ phận phát triển và kinh doanh. Nó có thể đồng thời duy trì sự tập trung trong một khoảng thời gian và tạo ra sự linh hoạt để người thực hiện luôn chủ động nghĩ phương pháp đạt được những mục tiêu đã đề ra.

Bí mật của các công ty hiện đại và năng đồng là sự cân bằng giữa sự tập trung và tính linh hoạt. Khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng (tính linh hoạt) mà vẫn giữ được tiến trình khoa học (sự tập trung). Điều này đúng cho các những công ty Startup (linh hoạt nhưng không phải lúc nào cũng tập trung) và các công ty truyền thống (thường không linh hoạt).

Một sai lầm phổ biến trong các bộ phận bắt đầu áp dụng OKR đó là coi nó như một công cụ quản lý task (công việc), đặc biệt là với đội phần mềm. Cách tiếp cận này đi ngược với lại với mục đích chính của OKR. Khi thực hiện đúng, OKR không đề cập đến các công việc cụ thể để bảo vệ sự linh hoạt của bộ phận (và của cả công ty). Nếu trong một khoảng thời gian xác định, một thành viên nào đó tìm ra được các công việc giúp hoàn thành mục tiêu nhanh hơn, tốn ít công sức hơn, tại sao không theo đuổi nó?

OKR là công cụ truyền thông hiệu quả

Giá trị lớn nhất của OKR không phải là để quản lý các hoạt động ngày này qua ngày khác của một nhóm nhất định mà nó như một công cụ truyền thông chiến lược về sự tập trung trong ngắn hạn và trung hạn. Hơn tất cả, OKR là một thể chế truyền thông.

Ý tưởng là không chỉ các thành viên trong nhóm biết mục tiêu của nhóm mình mà còn để các bộ phận khác biết về những mục tiêu đó.

Khi công ty áp dụng OKR trong tất cả các bộ phận, nó sẽ làm cho sự liên kết giữa các bộ phận khác nhau dễ dàng hơn nhiều. Có thể sẽ có sự phụ thuộc giữa hai nhóm phát triển hoặc nhóm Marketing và nhóm Sản phẩm, nhóm Kinh doanh, Hỗ trợ,v.v. Sẽ có ít nhất một mục tiêu quan trọng của công ty cần sự công hưởng của tất cả các bộ phận kể trên. Nói như vậy, việc OKR thể hiện sự chia sẻ liên kết là vô cùng quan trọng.

Tác hại của việc thiếu gắn kết

Lấy ví dụ từ mục tiêu của một Phụ trách sản phẩm làm việc tại Google Maps.

Mục tiêu của anh ta là: “Cải thiện trải nghiệm tìm kiếm các doanh nghiệp tại nước X”

Dưới đây là hai kết quả then chốt:

- X% lượng tìm kiếm nên hiển thị đúng tên doanh nghiệp trong top đầu tiên của kết quả tìm kiếm

- X% lượng tìm kiếm thỏa mãn người dùng trong lượt tìm kiếm đầu tiên (người dùng không cần sửa lại các cụm từ tìm kiếm để thử lại lần nữa).

Anh ta đã tuân theo quy tắc thiết lập OKR với một mục tiêu và hai kết quả then chốt đo lường được. Có một số công việc sẽ cần có sự hỗ trợ của đội kỹ thuật phần mềm để đạt được mục tiêu trên. Bởi họ sẽ giúp anh ta đảm bảo thông tin doanh nghiệp luôn có sẵn trong dữ liệu của Google, như vậy mới có thể bắt đầu.

Nhưng người phụ trách sản phẩm này lại quên liên kết mục tiêu của anh ta với bộ phận Đối tác của Google. Người chịu trách nhiệm tìm dữ liệu nhà cung cấp và ký hợp đồng dữ liệu không chia sẻ OKR này. Công ty X không nằm trong mục tiêu ưu tiên của anh ta.

Câu chuyện này đã cho chúng ta nhận ra một điều hết sức quan trọng: OKR không đơn giản chỉ là viết ra và áp dụng riêng cho mỗi bộ phận, điều quan trọng là toàn bộ công ty biết OKR của nhau, thậm chí nếu như OKR của bạn phụ thuộc vào công việc của một bộ phận khác, bạn cần biết kết hợp chúng với nhau.

Một điều chúng tôi muốn nhấn mạnh với bạn: còn hơn cả một công cụ quản lý một bộ phận đặc thù, OKR là công cụ mạnh mẽ và thiết yếu cho công tác TRUYỀN THÔNG giữa các bộ phận. OKR cũng là phương pháp đơn giản để quản lý “sự mong đợi” và quan trọng hơn là để liên kết (chia sẻ) sự nỗ lực giữa các bộ phận, trọng tâm của họ là gì và làm thế nào họ có thể đo lường sự thành công.

OKR là lựa chọn hoàn hảo cho các công ty muốn đo lường kết quả cho các công việc sáng tạo, ví dụ như các vị trí họa sỹ thiết kế web, phát triển phần mềm, kiến trúc sư,... Hiện nay, ngày càng nhiều công ty ứng dụng OKR trong quản lý, điều hành như Intel, Google, LinkedIn,.... OKR là phương thức cải tiến của quản lý theo mục tiêu, nó là một thành phần của Quản trị hiệu suất liên tục, một biến thể cải tiến của quy trình Quản trị hiệu suất và áp dụng cho các các công ty ứng dụng Quản trị nhanh gọn.
Để xác định khi nào dùng OKR, khi nào dùng KPI, bạn có thể đọc thêm bài "OKRs và KPIs, doanh nghiệp chúng tôi nên chọn phương pháp đo lường hiệu suất nào?". Hãy nghĩ đến OKR nếu như bạn thấy nó phù hợp sau khi đọc bài trên. iHCM hỗ trợ đồng thời cả KPI và OKR.