Các công ty lớn trên thế giới như Google hay Sears đã xây dựng những hệ thống riêng để thiết lập và theo dõi OKR cho hàng ngàn nhân viên của họ. Vậy nếu doanh nghiệp của bạn không nằm trong F500 giống như họ? Điều gì sẽ xảy ra khi bạn không có đủ nội lực để xây dựng và áp dụng OKR theo thực trạng doanh nghiệp mình?

Doanh nghiệp của bạn có cần áp dụng phần mềm OKR không?

Đa số các chuyên gia về OKR, như Kris Duggan, CEO đồng thời là Nhà sáng lập BetterWorks, Niket Desai của Google, đều đưa ra kết luận rằng: các doanh nghiệp dưới 100 nhân viên thường sẽ vận hành OKR ổn với các nền tảng công cụ hiện có.

Tuy nhiên, những ai đã biết đến OKR đều mong muốn tìm một giải pháp phần mềm OKR tối ưu nhất, như Duggan đã nói: “… một giải pháp quản lý OKR chuyên nghiệp sẽ trở nên hữu ích với doanh nghiệp có 10 hoặc 20 nhân viên, quan trọng với doanh nghiệp có 100 – 200 nhân viên và vô cùng quan trọng với đơn vị hơn 1000 nhân viên” như Google.

Hãy trả lời 24 câu hỏi dưới đây trước khi bạn quyết định chọn OKR là công cụ quản trị mục tiêu tại doanh nghiệp của mình nhé!

1. Phần mềm có hỗ trợ thiết lập OKR từ trên xuống dưới và từ dưới lên trên không?

2. Các OKR có liên kết theo chiều ngang? Các OKR có liên kết dựa theo cơ cấu báo cáo của tổ chức?

3. Các OKR có được cập nhật một cách dễ dàng?

4. Hệ thống có cung cấp biểu đồ hiển thị sự liên kết giữa các OKR?

5. Tôi có thể theo dõi tiến độ thực hiện OKR theo thời gian?

6. Phần mềm có cách nào khuyến khích người dùng thường xuyên cập nhật OKR?

7. Phần mềm có hỗ trợ các đồng nghiệp có thể phản hồi trên mục tiêu, công việc của người khác không?

8. Nhà cung cấp phần mềm OKR có Case Study (Câu chuyện triển khai OKR thành công) nào không?

9. Thỏa thuận phần mềm có quy định rằng tất cả các user sử dụng cần có bản quyền?

10. Có thể truy cập vào phần mềm và cập nhật tiến độ OKR từ thiết bị di động không?

11. Có thể định nghĩa tiêu chuẩn chấm điểm Kết quả then chốt không?

12. Có thể tạo bảng Review trên phần mềm không?

13. Có một cơ chế đảm bảo các Kết quả then chốt có thể đo lường được?

14. Nhà cung cấp có cung cấp dịch vụ đào tạo triển khai/ quản trị hệ thống?

15. Phần mềm có hỗ trợ tất cả các loại Kết quả then chốt không?

16. Phần mềm có “chế độ nháp” không?

17. Hệ thống phần mềm có hỗ trợ chế độ Xác thực một lần (Single Sign On – SSO*)?

18. Người dùng có thể đưa dữ liệu từ hệ thống khác vào, ví dụ: CRM?

19. Có thể dễ dàng thêm hoặc bớt 1 user/1 nhân viên trong hệ thống phần mềm?

20. Hệ thống có lưu giữ lịch sử OKR từ các khoảng thời gian trước đó?

21. Người dùng có thể cập nhật tiến độ hoàn thành của Kết quả then chốt phụ thuộc?

22. Những cá nhân sử dụng công cụ này có thể sử dụng như một hệ thống quản lý công việc hảy chỉ áp dụng để quản lý OKR?

23. Tần suất nhân viên sử dụng phần mềm là bao nhiêu?

24. Các cá nhân có thể gán nhãn/trạng thái cho Kết quả then chốt hay hệ thống phần mềm sẽ tự động gán trạng thái?

24 câu trả lời cho các câu hỏi trên sẽ giúp nhà quản trị lựa chọn được phần mềm OKR phù hợp nhất với tình hình thực tế tại doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, để việc triển khai thành công, bạn cũng cần đào tạo cho đội ngũ quản lý, đội ngủ nhân viên hiểu OKR là gì? Ý nghĩa của việc áp dụng OKR? Cũng như cần lên một quy trình triển khai cụ thể và yêu cầu các thành viên thực hiện nghiêm túc.

Chúc bạn thành công!

Bài viết có tham khảo từ Ben Lamorte – Đồng tác giả của cuốn Objectives and Key Results: Driving Focus, Alignment, and Engagement with OKRs, tạm dịch là Gắn kết và Cam kết với OKRs.

* Single Sign On – SSO: là một cơ chế xác thực yêu cầu người dùng đăng nhập vào chỉ một lần với một tài khoản và mật khẩu để truy cập vào nhiều ứng dụng trong 1 phiên làm việc (session)

OKR là lựa chọn hoàn hảo cho các công ty muốn đo lường kết quả cho các công việc sáng tạo, ví dụ như các vị trí họa sỹ thiết kế web, phát triển phần mềm, kiến trúc sư,... Hiện nay, ngày càng nhiều công ty ứng dụng OKR trong quản lý, điều hành như Intel, Google, LinkedIn,.... OKR là phương thức cải tiến của quản lý theo mục tiêu, nó là một thành phần của Quản trị hiệu suất liên tục, một biến thể cải tiến của quy trình Quản trị hiệu suất và áp dụng cho các các công ty ứng dụng Quản trị nhanh gọn.
Để xác định khi nào dùng OKR, khi nào dùng KPI, bạn có thể đọc thêm bài "OKRs và KPIs, doanh nghiệp chúng tôi nên chọn phương pháp đo lường hiệu suất nào?". Hãy nghĩ đến OKR nếu như bạn thấy nó phù hợp sau khi đọc bài trên. iHCM hỗ trợ đồng thời cả KPI và OKR.

iHCM hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng OKRs

Không dừng ở việc hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập mục tiêu, với phần mềm iHCM, nhà lãnh đạo có thể tạo các Kết quả then chốt cho mỗi một mục tiêu, mỗi Kết quả then chốt cũng được gắn với các danh sách công việc.

OKRs thúc đẩy mạnh mẽ các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất liên tục

iHCM đã truyền tải rõ tinh thần của OKRs:

- Tập trung vào những gì quan trọng nhất

- Cộng hưởng mọi nguồn lực để đạt được mục tiêu

- Không áp đặt và hướng tới sự hiệp đồng cao nhất

- Giúp mỗi cá nhân hiểu rõ những giá trị họ tạo ra: họ đã đóng góp gì cho mục tiêu chung của tập thể

- Xây dựng văn hóa đo lường: mọi hoạt động đều được định lượng hóa

iHCM giúp người dùng linh động khi thiết lập OKRs

Nhà lãnh đạo có thể xây dựng OKRs theo phương thức Liên kết chặt chẽ hoặc Liên kết có định hướng, và dễ dàng cập nhật tiến độ Mục tiêu/Kết quả then chốt bằng cách chọn “Cập nhật trạng thái”, “Cập nhật % hoàn thành” hay “Sửa trọng số”, “Cập nhật thời hạn”. Tiến độ hoàn thành Kết quả then chốt sẽ được tự động cập nhật theo % hoàn thành của các công việc bên dưới, tiến độ hoàn thành mục tiêu tiếp tục được tính từ % hoàn thành của tất cả các Kết quả then chốt của mục tiêu đó. Đặc biệt, phương pháp này sẽ rất hiệu quả với những doanh nghiệp quản lý theo dự án, những mục tiêu, công việc được định lượng rõ ràng.

OKRs thúc đẩy mạnh mẽ các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất liên tục

Cộng tác liên tục trong doanh nghiệp

Cũng như các tính năng khác, Cộng tác luôn là tính năng vô cùng quan trọng mà đội ngũ phát triển muốn đưa xuyên suốt vào trong phần mềm, và không ngoại lệ đối với quy trình theo dõi và giám sát OKRs. Nhà quản lý và nhân viên có thể phản hồi, trao đổi liên tục theo thời gian thực trong quá trình hoàn thành các Kết quả then chốt và Mục tiêu, đính kèm file tài liệu trong từng Kết quả then chốt dù họ đang ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.

OKRs thúc đẩy mạnh mẽ các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất liên tục

Như vậy, không chỉ dừng ở MBO, iHCM còn vận dụng OKRs, giúp doanh nghiệp quản trị hiệu suất liện tục và xuyên suốt, từ các mục tiêu lớn theo BSC, cho đến OKRs, công việc và từng checklist công việc nhỏ cụ thể, từ mục tiêu cao nhất của công ty, đến từng phòng ban, từng cá nhân trong doanh nghiệp, với mục đích cùng nhau hoàn thành mục tiêu đã đề ra.

Lưu khi ý khi thiết lập OKRs

Đối với Mục tiêu – Objectives:

Mỗi cấp trong công ty (Công ty, phòng ban, nhóm và cá nhân) cần có 3 – 5 mục tiêu. Các mục tiêu có một điểm kết thúc hữu hạn (mở rộng thị trường Trung Quốc) hơn là không có điểm dừng (mở rộng thị trường quốc tế).

Mục tiêu đặt ra đầy sự thách thức thậm chí gây khó chịu một chút nên vì thế, tại Google, đạt 70% mục tiêu đã được coi là thành công và đạt 100% thì kết quả này được xem như ngoài sức mong đợi.

Đối với Kết quả then chốt – Key Results:

- Mỗi mục tiêu cần có 03 Kết quả then chốt.

-  quả then chốt phải đo lường được, ví dụ: “liên hệ với 10 nhà báo” thay vì “phát triển mối quan hệ với các nhà báo”.

- Kết quả then chốt chính là các bước để hoàn thành mục tiêu, nếu bạn hoàn thành các Kết quả then chốt, có nghĩa bạn đã hoàn thành mục tiêu.

- Kết quả then chốt thể hiện kết quả hơn là hành động, ví dụ “Xuất báo cáo kênh chuyển đổi” thay vì “phân tích kênh hiệu suất kênh chuyển đổi”.

Xem thêm: okr là gì

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG iHCMHoàn toàn miễn phí

Mẫu đánh giá thành tích và năng lực