OKR được mệnh danh là phương pháp quản trị hiệu suất có linh hồn và định hướng, truyền cảm hứng tới những người thực hiện, trong khi, KPI lại được mô tả như những con số thiếu linh hồn. Tuy nhiên khi kết hợp chúng với nhau, OKR và KPI lại là cặp đôi bổ sung rất tốt cho nhau. Cả hai đều đóng vai trò quan trọng trong việc đo lường và nâng cao hiệu suất làm việc của một tổ chức. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu cách KPIs phối hợp cùng OKR qua một số câu hỏi sau!

OKRs và KPIs có khác biệt như chúng ta nghĩ?

1. Sự khác biệt giữa OKR và KPI là gì?

Key Performance Indicatiors, được viết tắt là KPI, là thước đo được doanh nghiệp sử dụng để theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

KPI cho phép nhà quản lý theo dõi rất nhiều thứ có thể đo lường được, tuy nhiên, chúng ta cần phải nhấn mạnh vào những chỉ số giúp team của bạn, dự án của bạn thành công. Một bộ chỉ số KPI tốt sẽ chứa những thông tin có ý nghĩa giúp định hình những quyết định chúng ta cần đưa ra, giống như bộ chỉ số KPI doanh thu của một dòng sản phẩm hoặc thời gian hỗ trợ dịch vụ.

OKR có linh hồn và định hướng. “Mục tiêu” của bạn là những gì bạn muốn thực hiện. “Kết quả then chốt” là cách giúp bạn hoàn thành mục tiêu.

Ví dụ, một bảo tàng muốn tăng “số lượng khách tham quan” và “số nhà tài trợ”. Hai dữ liệu này đóng vai trò là KPI.

Bảo tàng này đặc biệt có một mục tiêu: “Làm cho bảo tàng phù hợp hơn với “cộng đồng”, theo đó là hai Kết quả then chốt: “Tăng số lượng khách địa phương tới tham quan bảo tàng lên 30% vào quý sau” ; “Tổ chức hai sự kiện cộng đồng tập trung vào việc thu hút các nhà tài trợ địa phương”. Cả hai Kết quả then chốt đặt ra kết hợp lại thành KPI của bảo tàng.

Như vậy, giữa OKR và KPI không có sự cạnh tranh, mà chúng bổ sung cho nhau. Cả hai đều có vị trí trong một tổ chức hoạt động hiệu quả.

2. OKR nên kéo dài bao lâu?

Một số Mục tiêu kéo dài trong nhiều năm, các Kết quả then chốt được điều chỉnh đề phù hợp với tham vọng của tổ chức. Ví dụ: nhóm Google Chrome đã đặt ra mục tiêu Xây dựng trình duyệt thế hệ tiếp theo và họ thiết lập Kết quả then chốt là Tiếp cận 20 triệu người sử dụng tích cực mỗi ngày vào năm 2008. Họ giữ Mục tiêu đó qua nhiều năm, nhưng tăng Kết quả then chốt lên 50 triệu người sử dụng tích cực mỗi ngày vào năm 2009 và sau đó là 100 triệu vào năm 2010.

Khi bạn thiết lập OKR theo chu kỳ hàng quý, bạn sẽ có cơ hội 3 tháng một lần để điều chỉnh, cải thiện hoặc ngừng theo đuổi Mục tiêu/Kết quả then chốt. Cũng có trường hợp, rất nhanh chóng, bạn nhận ra một Mục tiêu hoặc Kết quả then chốt sai hoặc cần phải thay đổi.

3. Có ổn không nếu đưa thêm OKR để giải quyết vấn đề khẩn cấp?

Hoàn toàn được nhé. OKR là phương pháp giúp tập hợp các thành viên hướng đến mục tiêu chung. Hãy đặt một Mục tiêu thực sự khẩn cấp và cụ thể, tiếp đó đưa ra các Kết quả then chốt theo tiêu chí SMART để đảm bảo vấn đề được giải quyết. OKR này có thể tồn tại ngắn trong khoảng thời gian ngắn hơn 1 quý.

iHCM hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng OKRs

Không dừng ở việc hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập mục tiêu, với phần mềm iHCM, nhà lãnh đạo có thể tạo các Kết quả then chốt cho mỗi một mục tiêu, mỗi Kết quả then chốt cũng được gắn với các danh sách công việc.

OKRs thúc đẩy mạnh mẽ các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất liên tục

iHCM đã truyền tải rõ tinh thần của OKRs:

- Tập trung vào những gì quan trọng nhất

- Cộng hưởng mọi nguồn lực để đạt được mục tiêu

- Không áp đặt và hướng tới sự hiệp đồng cao nhất

- Giúp mỗi cá nhân hiểu rõ những giá trị họ tạo ra: họ đã đóng góp gì cho mục tiêu chung của tập thể

- Xây dựng văn hóa đo lường: mọi hoạt động đều được định lượng hóa

iHCM giúp người dùng linh động khi thiết lập OKRs

Nhà lãnh đạo có thể xây dựng OKRs theo phương thức Liên kết chặt chẽ hoặc Liên kết có định hướng, và dễ dàng cập nhật tiến độ Mục tiêu/Kết quả then chốt bằng cách chọn “Cập nhật trạng thái”, “Cập nhật % hoàn thành” hay “Sửa trọng số”, “Cập nhật thời hạn”. Tiến độ hoàn thành Kết quả then chốt sẽ được tự động cập nhật theo % hoàn thành của các công việc bên dưới, tiến độ hoàn thành mục tiêu tiếp tục được tính từ % hoàn thành của tất cả các Kết quả then chốt của mục tiêu đó. Đặc biệt, phương pháp này sẽ rất hiệu quả với những doanh nghiệp quản lý theo dự án, những mục tiêu, công việc được định lượng rõ ràng.

OKRs thúc đẩy mạnh mẽ các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất liên tục

Cộng tác liên tục trong doanh nghiệp

Cũng như các tính năng khác, Cộng tác luôn là tính năng vô cùng quan trọng mà đội ngũ phát triển muốn đưa xuyên suốt vào trong phần mềm, và không ngoại lệ đối với quy trình theo dõi và giám sát OKRs. Nhà quản lý và nhân viên có thể phản hồi, trao đổi liên tục theo thời gian thực trong quá trình hoàn thành các Kết quả then chốt và Mục tiêu, đính kèm file tài liệu trong từng Kết quả then chốt dù họ đang ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.

OKRs thúc đẩy mạnh mẽ các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất liên tục

Như vậy, không chỉ dừng ở MBO, iHCM còn vận dụng OKRs, giúp doanh nghiệp quản trị hiệu suất liện tục và xuyên suốt, từ các mục tiêu lớn theo BSC, cho đến OKRs, công việc và từng checklist công việc nhỏ cụ thể, từ mục tiêu cao nhất của công ty, đến từng phòng ban, từng cá nhân trong doanh nghiệp, với mục đích cùng nhau hoàn thành mục tiêu đã đề ra.

Lưu khi ý khi thiết lập OKRs

Đối với Mục tiêu – Objectives:

Mỗi cấp trong công ty (Công ty, phòng ban, nhóm và cá nhân) cần có 3 – 5 mục tiêu. Các mục tiêu có một điểm kết thúc hữu hạn (mở rộng thị trường Trung Quốc) hơn là không có điểm dừng (mở rộng thị trường quốc tế).

Mục tiêu đặt ra đầy sự thách thức thậm chí gây khó chịu một chút nên vì thế, tại Google, đạt 70% mục tiêu đã được coi là thành công và đạt 100% thì kết quả này được xem như ngoài sức mong đợi.

Đối với Kết quả then chốt – Key Results:

- Mỗi mục tiêu cần có 03 Kết quả then chốt.

-  quả then chốt phải đo lường được, ví dụ: “liên hệ với 10 nhà báo” thay vì “phát triển mối quan hệ với các nhà báo”.

- Kết quả then chốt chính là các bước để hoàn thành mục tiêu, nếu bạn hoàn thành các Kết quả then chốt, có nghĩa bạn đã hoàn thành mục tiêu.

- Kết quả then chốt thể hiện kết quả hơn là hành động, ví dụ “Xuất báo cáo kênh chuyển đổi” thay vì “phân tích kênh hiệu suất kênh chuyển đổi”.

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG iHCMHoàn toàn miễn phí

Mẫu đánh giá thành tích và năng lực