Hãy dám nhìn thẳng vào các phản hồi!

Hơn 70% nhân viên nghĩ rằng kết quả làm việc của họ sẽ được cải thiện khi họ nhận được nhiều phản hồi hơn và một phần lớn nhân viên nói rằng sự công nhận đáng giá hơn tiền mặt. Điều này mang đến một cơ hội to lớn cho cả quản lý và các thành viên trong nhóm.

Phản hồi về những việc chúng ta làm tốt mang lại sự thỏa mãn, và phản hồi về những điều chúng ta có thể làm tốt hơn sẽ giúp chúng ta cải thiện – đây chính là thành phần cốt yếu đối với phát triển sự nghiệp của một nhân viên. Như Ben Blanchard nói rất đúng: “Phản hồi là bữa sáng của các nhà vô địch!”

Tuy nhiên, thật không may rằng phần lớn các nhân viên nói họ không nhận được đủ phản hồi. Một phần bởi việc nhận và đưa ra phản hồi có thể nạp cảm xúc cản trở việc đưa ra thêm phản hồi và có thể giảm khả năng áp dụng những phản hồi này vào công việc thực tế. Bằng cách nhìn nhận phản hồi như bài học và chủ động đón lấy cơ hội, không sợ hãi dám đối diện với nó, chúng ta tối đa hóa tốc độ của sự thăng tiến trong nghề nghiệp và tốc độ phát triển của nhóm.
Hãy thử thực hành ba điều sau để đối diện với các phản hồi:

1. Các nhà quản lý: Hãy vượt qua nó

Nếu bạn là người dẫn dắt nhóm, phản hồi thường xuyên là một phần công việc; không đưa ra phản hồi nào còn tệ hơn là đưa ra phản hồi phê phán.

Có đến 50% các nhà quản lý thất bại trong việc thúc đấy trách nhiệm và đưa ra phản hồi có tính xây dựng vì sợ trở thành “kẻ xấu” trong mắt người khác. Để vượt qua, hãy đặt thành công của thành viên nhóm – 58% nhân viên thích các phản hồi giúp họ sửa đổi. Họ muốn biết làm sao họ có thể cải thiện và năng lực của họ không khớp với kỳ vọng của bạn ở chỗ nào. Việc không chia sẻ những thông tin đó là có hại, đặc biệt khi nó nói lên quan điểm của bạn về phần làm việc của họ.

2. Thành viên nhóm: Tận dụng tối đa nó

Nhận được phản hồi tốt thì dễ, nhưng nhận được những phản hồi có tính xây dựng mới thực sự đáng quý. Đó là cơ hội phát triển chứ không phải một sự buộc tội, vậy nên hãy tập trung vào việc vận dụng hơn là mổ xẻ lịch sử nhận nó. Ở mức tối tthiểu, bạn học được quản lý (hoặc khách hàng) nghĩ gì – một điều có giá trị!

Phân biệt giữa những thông điệp thực với những thông điệp kiểu messenger hoặc mang phong cách messenger. Nếu bạn bị quấn vào cách thức truyển tải thông điệp, sẽ khiến chúng ta đánh mất những lợi ích từ thông điệp ấy. Thay vì cố chứng minh phản hồi là sai, hãy lắng nghe và xem xét nó thật kỹ lưỡng để xem có thể học được gì từ nó. Trong khi điều này không hoàn toàn chính xác, hãy “thu hoạch hạt lúa mì từ quá trình tách vỏ trấu” để nâng cao kĩ năng và hiệu suất làm việc của bạn.

3. Hãy làm cho phản hồi có hiệu quả

Chúng ta không phải đều cần các phản hồi giống nhau, mỗi giai đoạn sự nghiệp, tính cách, trình độ kĩ năng, hoàn cảnh và tuổi tác của mỗi người đều có ảnh hưởng tới loại phản hồi chúng ta muốn và cần. Để khiến phản hồi đạt hiệu quả cao nhất cho toàn nhóm, hãy thực hiện các bước sau:

• Hãy trao đổi về việc làm cách nào để phản hồi hiệu quả nhất đối với từng người trong nhóm. Khi 70% sự học hỏi của nhân viên trẻ xảy ra trong công biệc, họ hưởng lợi nhiều nhất từ các phản hồi dựa trên điểm mạnh; hãy nói với họ những việc nào họ đang làm tốt khi họ được thử nghiệm mà chưa có trải nghiệm liên quan. Các nhân viên lớn tuổi hơn thường muốn được phản hồi nhiều hơn 50% so với các nhân viên trẻ hơn và muốn có những phản hồi chân thực, có tính xây dựng về cơ hội phát triển của họ.

• Hãy quên “bánh sandwich phản hồi” đi”. Bọc phản hồi tiêu cực bên trong phản hồi tích cực khiến niềm tin và giá trị của phản hồi tích cực giảm đi. Hãy tập trung vào kết quả kinh doanh và những thay đổi cần có, đồng thời truyền tải theo hình thức phù hợp riêng với từng cá nhân.

• Hãy dành thời gian cho những phản hồi tích cực. Chúng ta đều là con người; chúng ta vận hành tốt nhất khi chúng ta thấy bản thân có giá trị và tài năng của chúng ta được chào đón trong nhóm. Công thức 5/1 áp dụng cho phản hồi tích cực/phản hồi tiêu cực là công thức hiệu quả nhẩt.

• Trong thời gian trao đổi về các phản hồi, hãy dành cho cả quản lý và thành viên nhóm cơ hội được lắng nghe. Quản lý có thể không có tất cả dự kiện thực tế và thành viên nhóm có thể có những thấu hiểu bên trong về vấn đề quản lý có thể hỗ trợ được.

• Thu thập phản hồi về cách đưa ra và đón nhận phản hồi. Phản hồi về phản hồi cung cấp rất nhiều thông tin về cách bạn có thể tối ưu hóa việc học hỏi và dẫn dắt các cơ hội, từ đó khi thực hành bạn có thể lột bỏ các cảm xúc tạo khó khăn cho sự thẳng thắn trong làm việc.

Khi phản hồi là việc trao đổi với nhau thhường xuyên chứ không phải chỉ hiếm khi hay là tập phim kịch tính, thì kết quả làm việc và văn hóa nhóm sẽ được cải thiện. Chúng ta có thể xây dựng “ngày Thứ Sáu phản hồi” như là nét văn hoá tạo nên thói quen phản hồi từ đồng nghiệp để kết thúc tuần một cách tích cực và theo thời gian việc phản hồi sẽ trở thành điều bình thường trong công ty.