OKRs không thể thay thế cho chiến lược - Vì sao?

Khi Google ra mắt trình duyệt Chrome vào năm 2008, công ty đã tham vọng đặt mục tiêu có 20 triệu người dùng hoạt động hàng tuần đến cuối năm đó. Dù không đạt được con số này, nhóm thực hiện dự án Chrome đã không ngừng nghĩ lớn và cải tiến trình duyệt này. Cuối cùng, họ đã đạt được mục tiêu năm 2010 với 111 triệu người dùng. Sundar Pichar, CEO của Google, người đã dẫn dắt team thực hiện dự án, đã góp một phần lớn của thành công này vào việc sử dụng OKRs (Mục tiêu và Kết quả then chốt)

OKRs liên quan tới việc đặt ra những mục tiêu rõ ràng, thể hiện rõ tham vọng, rồi chỉ ra cách thức cụ thể đo lường chính xác việc bạn có đạt được những mục tiêu đó hay không. Quá trình này giúp các nhóm tập trung vào những điều quan trọng, nghĩ lớn hơn, theo dõi tiến trình, giữ mọi người đi đúng nhịp, gắn bó và có động lực. John Doerr, người giới thiệu Google đến với OKRs, từng nói: “OKRs có một tiềm năng vô cùng lớn bởi vì chúng có độ tương thích rất cao. Không có nguyên tắc cố định, không có cách đúng nhất để sử dụng OKRs, tất cả hoàn toàn phụ thuộc vào việc bạn tìm ra những điều đáng chú ý của riêng mình và khiến công cụ này thuộc về bạn.” Mỗi tổ chức có thể tận dụng những kinh nghiệm thực hành tốt nhất, nhưng tự tạo ra quá trình để phù hợp với yêu cầu và tầm nhìn chiến lược của riêng tổ chức, đó là điểm then chốt để mở được toàn vẹn tiềm năng của OKRs.

Như bất kì quá trình hay hệ thống mới nào, việc biết được làm sao OKRs có thể mang tới nhiều giá trị nhất cho doanh nghiệp của bạn cần có thời gian. Để rút ngắn thời gian này, dưới đây là ba bài học về OKRs cần chú ý:

1. NHỚ RẰNG OKRs KHÔNG THAY THẾ CHO CHIẾN LƯỢC

OKRs rất tốt trong việc đưa ra những mục tiêu cụ thể mà những cá nhân và nhóm làm việc có thể hướng tới bởi vì chúng giúp tập trung những nỗ lực vào việc đạt được mục tiêu. Việc truyền thông, thiết lập và cải tiến OKRs sẽ cần thời gian, điều quan trọng phải nhớ là OKRs là phương tiện đạt được mục đích – chứ không phải bản thân mục đích. Những mục tiêu và kết quả then chốt liên quan chỉ là bước đệm để đạt được chiến lược lớn hơn liên quan tới sứ mệnh của doanh nghiệp. Quan trọng là mọi người trong tổ chức hiểu được sự phân biệt này và chiến lược cần được định nghĩa rõ ràng trước khi OKRs của công ty được thiết lập.

Nếu bạn đang trong giai đoạn lên kế hoạch và nghĩ tới OKRs, dù là cấp nhóm hay quản lý, và kế hoạch đó lại thiếu tính tổ chức hoặc được tạo ra dựa trên mong muốn nhất thời mà không có tầm nhìn, thì đó chính là lúc bạn cần lui lại một bước, xem lại chiến lược của bạn hoặc tạo ra một chiến lược mới. Bạn nên lên kế hoạch xem xét liên hệ giữa các mục tiêu trong chiến lược ít nhất hàng năm, theo sau là đặt mục tiêu hàng quý và liên tục xem lại và xem lại lần nữa các sắp xếp mục tiêu trong chiến lược ấy. Ước tính thời gian cho khâu lên kế hoạch, từ lãnh đạo tới lúc các thành viên của nhóm lập kế hoạch họp mặt – quan trong hơn bạn nghĩ nhiều. Đó là liên hệ then chốt giữa việc xác lập mục tiêu và đảm bảo chúng đạt được, từ đó lên kế hoạch phù hợp – và nếu bạn là lãnh đạo, thì đừng bỏ qua bước này hoặc coi nhẹ nó. Lên kế hoạch cho nhóm liên chức năng (cross-function) là một trong những điều khó học nhất đối với một tổ chức, nhưng lại là một trong những kết quả có giá trị nhất khi triển khai OKRs hiệu quả. Điều này không nên là cản trở đối với việc sử dụng OKRs hoặc bất kỳ công cụ thiết lập mục tiêu nào, mà nó chính là thứ bạn đón trước được và giúp bạn rất nhiều.

Điều cần thiết là các cá nhân và nhóm có thể liên kết rõ ràng OKR của riêng họ với các ưu tiên thể hiện các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Qua đó, đảm bảo mọi rằng mọi người vẫn nhìn thấy bức tranh lớn trong khi vẫn tập trung vào các mục tiêu trước mắt của họ. Nó hỗ trợ việc ra quyết định cần thiết hàng ngày và việc tái xác lập các ưu tiên, vốn không thể tránh khỏi, khi mọi người hiểu kết quả mong muốn.

2. GIỮ TOÀN BỘ QUÁ TRÌNH MINH BẠCH NHẤT CÓ THỂ

Mặc dù tất cả mọi người đều làm việc hướng tới những ưu tiên hàng đầu, các nhóm và phòng ban khác nhau sẽ có OKRs khác nhau. Điều cân nhớ là lộ trình (the journey) liên quan đến sự phụ thuộc giữa các nhóm. Khi một nhóm học được điều gì có khả năng tác động tới mục tiêu hiện có, điều đó cần được truyền đạt lại cho mọi người cùng biết. Việc thay đổi OKRs khi đang trong quá trình thực hiện là hoàn toàn bình thường, nhưng bạn phải cho phép tất cả các nhóm bị ảnh hưởng có cơ hội lùi lại một bước, hiểu được rằng việc này thay đổi các cam kết hoặc định hướng của họ và sẽ có các sắp xếp lại cần thiết để đưa ra kết quả then chốt mới.

Tính minh bạch cũng là một phần quan trọng của bất kỳ quy trình OKR nào và nó không chỉ là tính minh bạch vào đầu quý cho mục đích sắp xếp. Đó cũng là sự minh bạch về tiến trình của từng cá nhân và nhóm đối với các ưu tiên đã được thiết lập trong suốt quý và năm. Tính minh bạch này giúp cảnh báo các nhóm liên chức năng về sự chậm trễ hoặc các mục tiêu bị bỏ lỡ trong thời gian thực. Và hiểu biết được chia sẻ này thúc đẩy việc giải quyết vấn đề cần thiết xung quanh việc giao tiếp, thay đổi hoặc sửa đổi lộ trình.

Sự minh bạch và truyền đạt các hiểu biết cốt yếu chính là điều tối quan trọng đối với các nhà lãnh đạo ở mọi cấp độ. OKRs có thể trở thành một phương pháp quản trị mục tiêu mang tính chất hình thức nếu các nhà lãnh đạo của bạn không làm cho nó trở thành một trọng tâm nhất quán. Áp dụng giải pháp công nghệ (như iHCM) được dành riêng để hỗ trợ tính minh bạch này trong và giữa các nhóm là điều cần thiết.

3. GIỮ ĐƯỢC TÍNH LINH HOẠT (AGILE)

Cái hay của quy trình OKR là nó vốn đã linh hoạt nên nếu / khi chiến lược kinh doanh của bạn thay đổi, bạn có phương tiện để truyền đạt sự thay đổi và đảm bảo mọi người trong mọi vai trò đều có thể nhanh chóng sắp xếp lại công việc của họ theo nó. Chúng ta đã đề cập tới sự quan trọng của tính minh bạch, nhưng một điều khác cũng quan trọng cần hiểu là bối cảnh phải trở nên linh hoạt (agile) trong các ngành công nghiệp và thị trường phát triển nhanh chóng. Trong các tổ chức hoặc nhóm thay đổi nhanh, điều quan trọng là phải nắm bắt sự thay đổi, linh động và là người lãnh đạo truyền đạt những kiến thức này cho nhóm của bạn để họ có thể thích nghi với thông tin mới hoặc điều kiện thị trường và cập nhật OKRs của họ. Nếu bạn có các nhóm đang cố gắng tìm sự “phù hợp giữa thị trường và sản phẩm”, thì từng tuần và thậm chí từng ngày đều vô cùng quý giá, và việc lập kế hoạch hàng quý không thể là một giới hạn.

Những người quản lý nhân sự của bạn có tác động quá lớn đến thành công chung của quá trình này, do đó, điều cần thiết là họ hiểu cách đối xử với OKRs và được tự do điều hành đội của họ theo cách riêng của họ. Họ nên được trao quyền để thay đổi mục tiêu và điều chỉnh quy trình để phù hợp với nhu cầu và ưu tiên kinh doanh luôn thay đổi. Ví dụ: khi OKR được xem xét và cập nhật ít nhất mỗi quý, nó cho phép tổ chức của bạn thích nghi được với việc thay đổi điều kiện kinh doanh.

OKRs không phải là một công cụ phù hợp ngay cho tất cả, nhưng bạn có thể tối ưu hóa chúng để làm việc cho bất kỳ tổ chức nào
Không phải mọi doanh nghiệp đều có các mục tiêu với quy mô như của Google hoặc thậm chí các cấu trúc công ty tương tự, nhưng OKR vẫn hoạt động cho bất kỳ tổ chức hoặc nhóm nào vì đây không phải là quy trình phù hợp ngay cho tất cả. Giá trị của phương pháp này nằm ở tính linh hoạt và khả năng thích ứng và phát triển với doanh nghiệp của bạn.

Để OKRs có hiệu quả, toàn bộ quá trình phải là một thể liên tục với đặt ra mục tiêu, đặt mục tiêu dựa trên chiến lược, cho phép các nhóm lập kế hoạch thống nhất, đo lường kết quả và kiểm tra xem các mục tiêu có phù hợp với các ưu tiên thay đổi của doanh nghiệp và thích ứng khi cần thiết. Nếu tổ chức của bạn có thể làm điều đó, và không cho phép việc tuân thủ cứng nhắc quy trình đã đặt ra áp đảo nhu cầu trở nên linh động, thì đó chính là thiết lập để thành công với OKRs và đạt được các mục tiêu chiến lược rộng lớn hơn.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng OKRs

Không dừng ở việc hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập mục tiêu, với phần mềm iHCM, nhà lãnh đạo có thể tạo các Kết quả then chốt cho mỗi một mục tiêu, mỗi Kết quả then chốt cũng được gắn với các danh sách công việc.

iHCM đã truyền tải rõ tinh thần của OKRs:

- Tập trung vào những gì quan trọng nhất.
- Cộng hưởng mọi nguồn lực để đạt được mục tiêu.
- Không áp đặt và hướng tới sự hiệp đồng cao nhất.
- Giúp mỗi cá nhân hiểu rõ những giá trị họ tạo ra: họ đã đóng góp gì cho mục tiêu chung của tập thể.
- Xây dựng văn hóa đo lường: mọi hoạt động đều được định lượng hóa.

iHCM giúp người dùng linh động khi thiết lập OKRs

Nhà lãnh đạo có thể xây dựng OKRs theo phương thức Liên kết chặt chẽ hoặc Liên kết có định hướng, và dễ dàng cập nhật tiến độ Mục tiêu/Kết quả then chốt bằng cách chọn “Cập nhật trạng thái”, “Cập nhật % hoàn thành” hay “Sửa trọng số”, “Cập nhật thời hạn”. Tiến độ hoàn thành Kết quả then chốt sẽ được tự động cập nhật theo % hoàn thành của các công việc bên dưới, tiến độ hoàn thành mục tiêu tiếp tục được tính từ % hoàn thành của tất cả các Kết quả then chốt của mục tiêu đó. Đặc biệt, phương pháp này sẽ rất hiệu quả với những doanh nghiệp quản lý theo dự án, những mục tiêu, công việc được định lượng rõ ràng.

Cộng tác liên tục trong doanh nghiệp

Cũng như các tính năng khác, Cộng tác luôn là tính năng vô cùng quan trọng mà đội ngũ phát triển muốn đưa xuyên suốt vào trong phần mềm, và không ngoại lệ đối với quy trình theo dõi và giám sát OKRs. Nhà quản lý và nhân viên có thể phản hồi, trao đổi liên tục theo thời gian thực trong quá trình hoàn thành các Kết quả then chốt và Mục tiêu, đính kèm file tài liệu trong từng Kết quả then chốt dù họ đang ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.

Như vậy, không chỉ dừng ở MBO, iHCM còn vận dụng OKRs, giúp doanh nghiệp quản trị hiệu suất liện tục và xuyên suốt, từ các mục tiêu lớn theo BSC, cho đến OKRs, công việc và từng checklist công việc nhỏ cụ thể, từ mục tiêu cao nhất của công ty, đến từng phòng ban, từng cá nhân trong doanh nghiệp, với mục đích cùng nhau hoàn thành mục tiêu đã đề ra.

OKRs là công cụ hoàn hảo để quản lý, đo lường kết quả các mục tiêu có tính sáng tạo (Ví dụ như một số mục tiêu của họa sỹ, nhân viên phân tích thiết kế, nhân viên phát triển phần mềm, kiến trúc sư, chuyên gia phân tích dữ liệu,...), các mục tiêu này đổi mới liên tục, nhiều mục tiêu diễn ra đúng 1 lần hoặc trong thời gian ngắn. Đó là lý do nó được Google, Deloitte,.... ứng dụng trong quản trị doanh nghiệp sáng tạo.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.