COVID-19 tạo ra động lực thay đổi cho doanh nghiệp

Trong tình hình dịch COVID-19 đang diễn biến phức tạp và chung tay cùng với Chính phủ để dập tắt dịch bệnh sớm nhất có thể, các doanh nghiệp cần cách ly nhân viên công ty. Và làm việc online được coi là phương án đúng đắn, kịp thời mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn thời gian này. Hơn nữa, làm việc tại nhà, hoặc bất cứ nơi nào họ muốn sẽ là xu hướng của thế giới trong những năm tiếp theo, khi mà thế hệ Z ngày càng chiếm số đông trong lực lượng lao động.

Chỉ thị cách ly toàn xã hội

Đại dịch COVID-19 do virus SARS-CoV-2 gây ra được ghi nhận lần đầu tiên tại Việt Nam vào ngày 23 tháng 1 năm 2020. Từ ngày 6 tháng 3, Việt Nam bắt đầu ghi nhận hàng loạt các trường hợp mới liên tiếp mỗi ngày, phần lớn trong số đó là những người đến từ vùng có dịch trên thế giới. Cùng với đó sự lây lan trong cộng đồng cũng đang diễn ra.

Trước tình hình này, ngày 31/3/2020, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 16/CT-TTg về thực hiện các biện pháp cấp bách phòng, chống dịch COVID-19. Cụ thể từ ngày 1/4 cả nước sẽ thực hiện cách ly toàn xã hội trong vòng 15 ngày.

Thủ tướng nhấn mạnh yêu cầu người dân ở tại nhà, chỉ ra ngoài trong trường hợp thật cần thiết, thực hiện nghiêm việc giữ khoảng cách tối thiểu 2m khi giao tiếp, không tập trung quá 2 người ngoài phạm vi công sở, trường học, bệnh viện và tại nơi công cộng; yêu cầu mọi người dân tích cực chấp hành việc khai báo y tế tự nguyện, phải tự bảo vệ mình, gia đình mình, tham gia có trách nhiệm vào các hoạt động phòng chống của các cơ quan có chức năng.

Và câu hỏi được quan tâm nhất là: Làm thế nào để doanh nghiệp có thể làm việc từ xa hiệu quả, quản lý được hiệu suất lao động của nhân viên khi làm việc từ xa?

Dưới đây là một số lời khuyên dành cho các doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả “cộng tác nhóm” khi làm việc từ xa.

1. Lập kế hoạch và chuẩn bị

- Lập một kế hoạch đơn giản chính là chìa khóa quan trọng: Tất cả những gì một quản lý cần chính là loại bỏ sự phức tạp không cần thiết bằng cách tập hợp các mục tiêu tập trung và đảm bảo rằng bạn đang dùng đúng công cụ để giúp bạn đạt được mục tiêu. Đồng thời, cần truyền đạt thông tin nhanh gọn, chính xác cho người tham gia để đảm bảo mọi người đều tập trung và thực hiện theo cùng mục tiêu, trên cùng một công cụ đơn giản và dễ sử dụng.

- Điều chỉnh các mục tiêu linh hoạt: Bởi vì ngồi trước màn hình trong thời gian dài sẽ thật khó khăn và có thể ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Do vậy, những nhà quản lý cần thực tế hơn bằng cách chia thành các mục tiêu con dễ quản lý hơn. Ngay cả khi bạn đã lên kế hoạch cho một mục tiêu cả ngày hoặc nhiều ngày, thì việc chuyển hướng sang các mục tiêu ngắn hạn hơn, nhắm mục tiêu hơn có thể là cách tiếp cận tốt nhất.

- Xây dựng một chương trình thông minh: Lãnh đạo/quản lý cần lập kế hoạch cho một cuộc họp nhóm online với các thao tác đa dạng. Làm thế nào để có một bài thuyết trình dài, không bị gián đoạn hay việc kiểm tra email, cùng quan sát các mục tiêu đề ra trên một nền tảng đơn giản. Đồng thời cần đảm bảo/xây dựng kịch bản họp nhóm để giữ cho nhân viên, những người tham gia đóng góp tích cực, thay vì chỉ ngồi trước màn hình mà không có sự tương tác, đóng góp ý kiến..

- Tìm môi trường làm việc phù hợp: Hãy đảm bảo bạn có một phòng riêng, hạn chế được tiếng ồn, phông nền trung tính và âm thanh tốt, để bạn có thể tiến hành cuộc họp của mình trong một môi trường không bị phân tâm. Và cũng đừng quên khuyến khích những nhân viên của bạn làm điều tương tự. Cũng nên khuyến cáo thành viên tham gia họp về trang phục khi họp nhóm, làm việc tại nhà/từ xa không có nghĩa là chúng ta có thể mặc trang phục như ở nhà, việc đó sẽ giảm đi rất nhiều năng lượng làm việc.

Dành nỗ lực nhiều hơn và lập kế hoạch chu đáo sẽ giúp nâng cao các cuộc họp từ xa của bạn và tạo không gian cho các cuộc trò chuyện hiệu quả và cộng tác thực sự.

2. Công nghệ làm việc từ xa

Tìm kiếm phần mềm họp nhóm, phần mềm quản trị là rất cần thiết. Bởi các phần mềm này sẽ bao gồm các tính năng linh hoạt, chẳng hạn như khả năng tách người tham gia thành các nhóm hay cho phép thảo luận tập trung, hoặc làm việc về một chủ đề cụ thể trước khi kết hợp lại hay thông báo khi nhân viên muốn đóng góp. Các tính năng khác này có thể hữu ích, dựa trên các mục tiêu của cuộc họp của bạn:

- Các công cụ bỏ phiếu trực tiếp để nhận câu trả lời và ý kiến trong thời gian thực từ các nhóm lớn

- Các công cụ cộng tác cho phép nhiều người dùng xem xét và sửa đổi cùng một tài liệu trong thời gian thực

- Các nhóm nhắn tin cho phép người tham gia chia sẻ ảnh và liên lạc nếu có bất kỳ công nghệ nào bị lỗi trong buổi họp

Đảm bảo rằng các lựa chọn công nghệ của bạn có sẵn cho tất cả nhân viên và đã được truyền đạt và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi cuộc họp diễn ra. Hãy nhớ rằng bất cứ công cụ nào bạn sử dụng thì sự đơn giản và khả năng tiếp cận là tối quan trọng.

Những điều cần lưu ý trong một cuộc họp nhóm trên công cụ online:

- Tắt tiếng tất cả những người tham gia để hạn chế tiếng ồn xung quanh, đặc biệt là thông báo khi người tham gia vào muộn và đặt câu hỏi hoặc đóng góp về một điểm cụ thể được gửi bởi chức năng trò chuyện văn bản.

- Khi muốn nêu lên một ý tưởng, đừng bật mic chen ngang người đang nói , hãy ra hiệu dưới phần bình luận hoặc giơ tay để yêu cầu được nêu ra ý kiến, góp ý. Điều này sẽ tránh được việc có hàng chục giọng nói khác nhau cùng nhen vào một lúc.

- Nhìn thẳng vào máy ảnh khi bạn nói chuyện, thay vì nhìn vào hình ảnh của chính bạn. Có thể ban đầu bạn sẽ không quen hay không tự nhiên với bạn nhưng sẽ thu hút người tham gia của bạn nhiều hơn.

Hy vọng rằng bài viết trên đây sẽ có thể hỗ trợ cho nhiều doanh nghiệp trong việc triển khai làm việc từ xa. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên khuyến khích nhân viên tự thực hiện những biện pháp phòng tránh lây lan dịch bênh, khai báo y tế tư nguyện, thường xuyên tập thể dục thể thao trong nhà lành mạnh để đảm bảo sức khỏe cho chính mình và cho toàn xã hội.

Tổng kết

Có thể thấy đại dịch COVID-19 khiến cho không ít doanh nghiệp gặp phải những khó khăn. Tuy nhiên, để thích ứng với tình hình hiện tại và đảm bảo an toàn cho nhân viên, đối tác thì phương án làm việc online đang là phương án khả thi nhất.

Dịch Covid-19 đã tạo ra một nhu cầu cấp thiết cho các cuộc họp online, điều này đòi hỏi các mô hình làm việc phải ngày càng linh hoạt. Đồng thời các doanh nghiệp cũng cần tìm ra những phần mềm quản trị hiệu quả để có thể quản lí và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Với những tính năng tuyệt vời, đơn giản và dễ sử dụng, iHCM chắc chắn sẽ là trợ thủ không thể thiếu cho các doanh nghiệp, đặc biệt hiệu quả trong làm việc online như tình hình hiện tại.