Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM - Làm việc, cộng tác theo quy trình là bộ khung để doanh nghiệp đứng vững và phát triển. Xây dựng quy trình khoa học sẽ giúp bộ máy hoạt động nhịp nhàng, trơn tru và tối ưu nhất.
Tầm quan trọng của quy trình trong doanh nghiệp
Quy trình là cách thức cụ thể để tiến hành một hoạt động hay một quá trình. Quy trình xác định đầu vào, đầu ra của quá trình và cách thức để biến đầu vào thành đầu ra bao gồm việc gì cần phải làm, ai làm, làm lúc nào, ở đâu và như thế nào. Quy trình có thể được lập thành văn bản hoặc không. Cũng có thể hiểu, quy trình là phương pháp được thiết lập để hoàn thành một nhiệm vụ, thường là với các bước được thực hiện theo một thứ tự nhất định.
Trong một tổ chức, quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào? Đối với những quá trình công việc cần sự phối hợp nhóm (teamwork) thì quy trình giúp cho các thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự mà không phải thắc mắc rằng việc này do ai làm? Làm như thế nào? Quy trình cũng giúp ích cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc của nhân viên.
Một số lỗi trong thực hiện quy trình khiến doanh nghiệp hoạt động kém hiệu quả
Tuy nhiên, đối với một số quy trình, nếu chưa xoá bỏ những rào cản sau, sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất của toàn doanh nghiệp.
Chưa trao quyền một cách trọn vẹn
Ở một số vị trí như Team Leader (Trưởng nhóm) hay Project Manager (Quản lý Dự án), nhân viên được trao quyền trên danh nghĩa. Họ không có toàn quyền hạn quyết định công việc, chủ yếu là thu thập thông tin, trình lên cấp trên ký duyệt.
Với trường hợp này, thường do quy trình của doanh nghiệp có quá nhiều công đoạn rối rắm, mất thời gian. Do đó, khiến người được giao chức vụ cảm thấy quyết định của mình không được coi trọng.
Dành thời gian cho họp hành quá nhiều
Họp hành lâu và nhiều khiến đa số nhân viên cảm thấy mệt mỏi, công việc trong ngày không đủ thời gian để hoàn thành hết, yêu cầu họ phải làm thêm giờ. Về lâu dài, tình trạng này sẽ ảnh hưởng xấu đến đời sống cá nhân của nhân viên và đây là một trong những lý do quan trọng khiến họ nhanh chóng rời bỏ công ty.
Thiếu sự ghi nhận, lắng nghe ý kiến, đóng góp của nhân viên
Quy trình có thể do ban lãnh đạo ban hành, nhưng nhân viên mới là người vận hành nó. Tuy nhiên, một số nhà lãnh đạo - những người đặt ra quy trình vẫn còn có quan điểm bảo thủ và ép buộc, khiến nhân viên chỉ biết làm theo nhưng thực chất đa số trong đó họ cảm thấy bất mãn và không hài lòng.
Lâu dài, sự bảo thủ và không tôn trọng ý kiến nhân viên chỉ làm cho mối quan hệ giữa sếp và nhân viên trở nên căng thẳng. Thiệt hại lớn nhất là công ty sẽ tự đánh mất những ý tưởng sáng tạo của nhân viên.
Cần làm gì để cải thiện quy trình trong doanh nghiệp?
Xây dựng một môi trường làm việc sáng tạo và công bằng
Khi nhà lãnh đạo thật sự quan tâm đến nhân viên, biết cách gieo mầm, tạo được bầu không khí giao tiếp thân thiện, cởi mở và trao cho nhân viên những công việc đầy thử thách, tạo động lực để mọi người phát huy năng lực làm việc và sáng tạo, chắc chắn rằng họ sẽ nhận được những kết quả tốt nhất. Ngoài ra, cách tốt nhất để doanh nghiệp khai thác hiệu quả mọi tiềm năng, lợi thế và cơ hội kinh doanh của mình đó là tuyển dụng và phân công đúng người, đúng việc.
Hãy trao quyền - ghi nhận công lao và thưởng nếu nhân viên có thành tích tốt
Ở vị trí lãnh đạo, nhà quản trị nên hiểu rằng: “Mỗi người đều có một thế mạnh riêng, điều mà họ cần làm là giúp mỗi thành viên phát huy thế mạnh đó”. Trong các buổi họp đội nhóm, hãy dành 5-10 phút để mỗi nhân viên cấp dưới tự trả lời những câu hỏi phát triển bản thân, ví dụ như tự nhận xét về “điểm mạnh, điểm yếu” của mình.
Hãy trò chuyện với mọi người về định hướng của từng người, đưa ra lời khuyên nếu có thể. Qua những cuộc trò chuyện này, mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên công ty sẽ trở nên khăng khít, từ đó lãnh đạo dễ dàng trao quyền hơn khi cần nhân viên có những ý tưởng đột phá.
Luôn có khen thưởng sau mỗi dự án thành công, ví dụ như tặng cho nhân viên ưu tú cơ hội phát triển nghề nghiệp (nhận được thêm nhiều chức vụ và trách nhiệm hơn) hoặc mở rộng nghề nghiệp (các chức trách khác nhau).
Thiết lập quy trình tinh gọn với iHCM
Bên cạnh những giải pháp trên, ứng dụng công nghệ góp phần mạnh mẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay, khi mà tiến trình chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ ở mọi ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh.
iHCM mang đến bộ giải pháp quản trị hiệu suất toàn diện giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết lập và chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ nội bộ, tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhóm, các phòng ban. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm nhiều chi phí, thời gian, giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành và nâng cao hiệu suất làm việc của từng thành viên.
Workspace
Quản lý Dự án, Quản lý Công việc và Cộng tác theo quy trình khoa học mang đến hiệu suất vượt trội
KPI
Quy trình thiết lập, quản lý, đo lường và đánh giá theo KPI cho từng cá nhân, bộ phận
MBO - OKR
Giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp quản trị Mục tiêu và Kết quả then chốt theo quy trình
Đánh giá nhân sự
Quy trình Đánh giá nhân sự khoa học, minh bạch và xoá tan gánh nặng trong mỗi kỳ đánh giá
Song song với đó, iHCM cũng đồng thời những tính năng chung đáp ứng một số quy trình không thể thiếu trong các doanh nghiệp: Yêu cầu Phê duyệt trực tuyến giúp giảm đến 80% thời gian luân chuyển giấy tờ hành chính, Lưu trữ tài liệu nội bộ doanh nghiệp.
Hãy liên hệ với chúng tôi nếu quý vị muốn tìm hiểu chi tiết về các giải pháp của iHCM giúp TINH GỌN QUY TRÌNH TRONG DOANH NGHIỆP của quý vị!
Tin liên quan
Tin mới
- PHẦN MỀM ĐÁNH GIÁ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN - CÔNG CỤ HỖ TRỢ ĐẮC LỰC CHO MỌI DOANH NGHIỆP - 02/11/2022
- iHCM THÔNG BÁO CẬP NHẬT MODULE ĐÁNH GIÁ MỚI NGÀY 21/08/2022 (PHIÊN BẢN 5.9.0) - 19/08/2022
- Lịch Sử Ra Đời Của HRM Hiện Đại, Những Yêu Cầu Nào Dành Cho Quản Trị Nhân Lực? - 07/06/2022
- So Sánh Phần Mềm OKR Quốc Tế Và Việt Nam - Lựa Chọn Nào Tối Ưu? - 23/05/2022
- Phần Mềm KPI Nổi Bật Mà Các Lãnh Đạo Khuyên Dùng 2022 - 26/04/2022
