Để làm việc từ xa hiệu quả, bạn cần chú ý những điều gì?

Trong bối cảnh cách ly toàn xã hội do đại dịch Covid-19 bùng phát, nhiều doanh nghiệp trên thế giới cũng như tại Việt Nam đã áp dụng chính sách cho nhân viên làm việc từ xa (Work From Home). Từ đây, các công cụ trực tuyến như Email, Skype, Viber, Zoom, Zalo… gần như trở thành phương tiện chính để trao đổi công việc.

Tuy nhiên, sẽ có một số nhược điểm khi sử dụng các công cụ này:

1. Kẽ hở Bảo mật

Bảo mật là yếu tố nhiều doanh nghiệp lo lắng khi hiện nay tội phạm công nghệ ngày càng tinh vi. Điển hình như thời điểm đầu năm 2020, Trung tâm Ứng cứu Khẩn cấp không gian mạng Việt Nam (VNCERT) và Cục An toàn thông tin (Bộ TT&TT) cho hay, các nội dung lộ từ Zoom bao gồm email, mật khẩu, đường dẫn URL của các cuộc họp và mật khẩu kèm theo.

Nhiều lỗ hổng như CVE-2020-11500 với mức độ nguy hiểm cao có thể khiến tin tặc xem được hình ảnh trong cuộc họp mà không cần tên, mật khẩu, lỗ hổng CVE-2020-11469 tồn tại trên phiên bản Zoom 4.6.8 khiến máy tính của người dùng có thể bị chiếm quyền điều khiển từ xa, lỗi CVE-2020-11470 giúp tin tặc có thể truy cập trái phép vào camera, micro của người dùng... Cục An toàn Thông tin đã khuyến cáo các cơ quan, tổ chức nhà nước không nên sử dụng phần mềm Zoom để phục vụ các buổi họp trực tuyến. Các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân cũng cần cân nhắc sử dụng phần mềm này.

Những lỗ hổng trên các công cụ trao đổi thông thường đã tạo ra kẻ hở cho kẻ xấu lợi dụng đánh cắp tài khoản của chính nhân viên trong doanh nghiệp đó, giả mạo email dưới danh nghĩa của nạn nhân yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân trích xuất dữ liệu trái phép hay cài đặt những phần mềm độc hại, những tài liệu có chứa mã độc về máy tính.

2. Dữ liệu thiếu tập trung

Việc lưu trữ dữ liệu rải rác ở máy tính làm việc của nhân viên sẽ ảnh hưởng đến việc tập trung, phân tích và đánh giá dữ liệu, nghiêm trọng hơn dẫn đến nguy cơ bị mất dữ liệu do thiết bị bị mất, bị hỏng.

3. Dữ liệu trao đổi công việc không được đồng bộ theo thời gian thực

Việc sử dụng nhiều công cụ để trao đổi công việc khiến cho dữ liệu không được đồng nhất và đồng bộ theo thời gian thực, thiếu tính liên tục.

iHCM – Công cụ hỗ trợ đắc lực khi làm việc từ xa

Phần mềm quản trị iHCM không chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có đội ngũ làm việc từ xa, mà còn luôn sẵn sàng thích ứng với những biến động như đại dịch Covid-19. iHCM khắc phục hoàn toàn những nhược điểm gặp phải ở những công cụ liệt kê ở trên.

1. Bảo mật ngay từ khâu phát triển

Hyperlogy đã triển khai hệ thống Quản lý an ninh an toàn thông tin (Information Security Management System – ISMS) toàn diện từ khâu thiết kế, phát triển, triển khai và trong suốt quá trình vận hành hệ thống iHCM. Do đó, các yếu tố an ninh an toàn cho thông tin của khách hàng như: tính bảo mật, tính toàn vẹn, tính sẵn sàng đều được xác định và có biện pháp kiểm soát cũng như kế hoạch ứng phó.

Đạt tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 – Việc iHCM trở thành phần mềm Saas đầu tiên tại Việt Nam được đánh giá bởi TÜV NORD (Cộng hòa Liên bang Đức) và chính thức nhận được chứng nhận bảo mật theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 27001 đã thể hiện sự quyết tâm và năng lực của Hyperlogy trong việc đảm bảo an toàn thông tin cho khách hàng.

Để làm việc từ xa hiệu quả, bạn cần chú ý những điều gì?

2. Dữ liệu tập trung trên 1 hệ thống duy nhất và đồng bộ theo thời gian thực

Các quy trình thiết lập mục tiêu, công việc, lên kế hoạch cho dự án, giám sát tiến độ hoàn thành, yêu cầu phê duyệt, trao đổi, phản hồi công việc… đều tập trung trên một hệ thống duy nhất – iHCM.

Mọi thông tin trao đổi công việc được đồng bộ theo thời gian thực, giúp nhân sự làm việc từ xa nhận được sự hỗ trợ liên tục từ đồng nghiệp tại công ty.

3. Tăng tính cộng tác

Giao tiếp là yếu tố không thể thiếu trong làm việc theo nhóm và dự án, đặc biệt là khi làm việc từ xa. Nhà quản lý cần giao tiếp với nhân viên khi phân công nhiệm vụ và góp ý công việc. Các thành viên nhóm cần giao tiếp để phối hợp nhịp nhàng. Do đó, iHCM đã phát triển tính năng cộng tác cần thiết như: tạo việc, giao việc, theo dõi công việc trực quan, chat và bình luận trong từng công việc, khả năng tích hợp với các tiện ích như lịch, email...

Đọc thêm: Những LỜI KHUYÊN THỰC TẾ giúp bạn LÀM VIỆC TỪ XA hiệu quả hơn