Làm thế nào để lập kế hoạch dự án hiệu quả nhất?

Thông thường khó khăn lớn nhất mà các dự án gặp phải là do thiếu kế hoạch hoặc kế hoạch không phù hợp. Việc xây dựng một kế hoạch dự án ban đầu một cách hoàn chỉnh nhất sẽ giúp nhà quản trị dự án xác định được các chức năng khác đồng thời nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.

Cụ thể, một kế hoạch dự án được thiết lập hoàn chỉnh sẽ:

• Là cơ sở quản lý tiến độ dự án

• Là cơ sở để tuyển dụng, bố trí và điều phối nhân lực cho dự án

• Là căn cứ để dự toán ngân sách và kiểm tra tài chính của dự á.

• Lập căn cứ để xác định thời gian, chi phí và các yêu cầu về chất lượng

• Là cơ sở giúp đảm bảo các mục tiêu dự án

• Giúp tránh hoặc giảm nhẹ các bất trắc rủi ro

Nếu không có kế hoạch thì nhà quản lí có thể không biết tổ chức, khai thác con người và các nguồn lực khác một cách có hiệu quả, thậm chí sẽ không có được một ý tưởng rõ ràng về cái họ cần thực hiện. Việc lập kế hoạch sẽ giúp nhà quản lí giảm được sự chồng chéo và những hoạt động làm lãng phí nguồn lực của dự án. Vậy làm thế nào để thiết lập kế hoạch dự án một cách hiệu quả nhất? Dưới đây là một số chú ý giúp các nhà quản trị có thể tham khảo:

Đặt mục tiêu rõ ràng cho dự án

Khi lập kế hoạch cần nêu lên mục tiêu, cách thức đạt được mục tiêu của dự án, theo đó, các công việc chi tiết trong dự án cũng cần hướng tới việc thực hiện mục tiêu của dự án. Nhà quản lý cần phải biết mình đứng ở đâu cần bố trí nhân sự trong dự án thế nào để có thể hợp lực đạt được mục tiêu của dự án.

Các mục tiêu có thể sẽ là:

- Hoàn thành mọi khía cạnh của dự án

- Hoàn thành đúng tiến độ dự án

- Đảm bảo chất lượng công việc

- Không để vượt ngân sách đã đặt ra

- Bảo mật các tài nguyên trong phạm vi dự án

Cần gắn các mục tiêu với thời gian cụ thể

Trong một dự án, phân bổ thời gian sao cho hợp lý là việc vô cùng quan trọng để có thể thực hiện được nhiều mục tiêu hiệu quả nhất. Lúc này, Milestone sẽ phát huy được tốt nhất vai trò của mình, chia nhỏ một dự án lớn thành các phần có thể quản lý được và giúp quá trình quản lý dự án "dễ ăn" hơn.

Lường trước những nguy cơ tiềm ẩn và cách xử lý nếu nguy cơ xảy ra

Trong quá trình dự án, sẽ có rất nhiều việc phát sinh. Vậy hãy bắt tay lập ngay kế hoạch cho những tình huống bất ngờ có thể xảy ra. Tuy bạn không thể dự đoán chính xác những bất ngờ tiểm ẩn đó là gì, nhưng ít nhất bạn đã có sự chuẩn bị để giảm thiểu rủi ro nhất có thể.

Thường xuyên theo dõi báo cáo xuyên suốt dự án

Để nắm bắt dự án của bạn có tuân theo đúng tiến độ đề ra hay không, cách tốt nhất là cập nhật liên tục các báo cáo. Các chương trình của phần mềm quản lý dự án sẽ hỗ trợ các nhà quản lý phần việc này. Thông qua các báo cáo đa chiều, trực quan, bạn có thể đánh giá được tình hình tiến độ chung của dự án, phân bổ hiệu quả tài nguyên cũng như nguồn lực.

Lựa chọn công cụ phù hợp

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý dự án, tuy nhiên không phải tất cả đều giống nhau. Hãy cân nhắc so sánh và đảm bảo ít nhất công cụ đó sẽ cho phép team dự án của bạn:

- Dễ sử dụng

- Lập kế hoạch dự án nhanh chóng và tuỳ chỉnh để phù hợp với nhu cầu của nhóm

- Phát hiện sớm các tắc nghẽn trong quá trình thực hiện dự án

- Theo dõi tiến độ, kết quả công việc, bám sát mục tiêu đề ra

- Trao đổi, phản hồi mọi lúc mọi nơi giúp thảo luận tiến độ dự án tốt hơn

- Không gian chia sẻ tài liệu nội bộ doanh nghiệp linh hoạt

- Truy cập tài liệu chung mọi nơi mọi lúc

- Tìm kiếm tài liệu dễ dàng bằng Full text Search

- Phân quyền chia sẻ thông tin và thiết lập phân quyền dễ dàng

- Có hỗ trợ ứng dụng (app) trên các thiết bị di động khi các thành viên dự án không thường xuyên có mặt tại văn phòng

Để trở thành một nhà quản lý dự án chuyên nghiệp thật không hề đơn giản, nhưng chỉ cần tham khảo các bí quyết, tận dụng lợi thế từ các công cụ phần mềm, và tất nhiên với năng lực sẵn có, bạn và team dự án của mình có thể hoàn thành tốt công việc, đạt được kết quả như mong muốn.

Quản lý dự án và Quản lý công việc

Yêu cầu và phê duyệt trực 

Drive lưu trữ tài liệu nội bộ doanh nghiệp

Tích hợp Mạng xã hội nội bộ

Thành lập từ 2003 với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực CNTT

Chứng chỉ ISO27001 từ QUACERT cho sản phẩm & dịch vụ

Hiệp Hội An Toàn
Thông Tin Việt Nam

Hiệp Hội Phần Mềm Và
Dịch Vụ CNTT Việt Nam

Hiệp hội Internet
Việt Nam