Zalo, Facebook, Skype… sẽ không còn là ứng dụng chat của các doanh nghiệp trong năm 2021

Zalo, Facebook, Skype, Viber… từ lâu đã là kênh giao tiếp, giao việc, trao đổi công việc chính tại nhiều doanh nghiệp Việt. Tuy nhiên, trong thực tế, qua khảo sát với các nhà điều hành, quản lý doanh nghiệp cho thấy, các công cụ này không đem lại hiệu quả, thậm chí còn làm giảm hiệu suất làm việc, trở thành công cụ giao tiếp cho mục đích cá nhân, lãng phí thời gian và nguồn lực.

Để giải quyết bài toán này, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn tìm kiếm các hệ thống phần mềm quản lý mục tiêu, công việc, có đi kèm tính năng chat trong nội bộ doanh nghiệp. Lợi thế khi áp dụng dụng hệ thống phần mềm này bao gồm:

1. Trao đổi thông tin nhanh chóng, chính xác

2. Dễ dàng quản lý các nhóm chat:

3. Lưu trữ file tài liệu tập trung

4. Mọi thông báo (notifications) xoay quanh công việc đều được tập trung trên một hệ thống

5. Có thể gọi video call peer to peer hoặc theo nhóm

6. Bảo mật thông tin mọi cuộc trao đổi liên quan đến công việc

7. Góp phần giúp các nhóm làm việc hiệu quả, trao đổi công việc tập trung, tránh lan man sang những vấn đề khác

8. Tăng tính gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức

Vậy tiêu chí nào khi chọn phần mềm có tính năng chat?

Khi lựa chọn một phần mềm có tính năng chat, cần đưa ra một số tiêu chí như sau:

1. Đa nền tảng: Đây là tính năng thiết yếu nhất đối với một giải pháp phần mềm chat, cho phép người dùng truy cập và kết nối với đồng nghiệp mọi lúc mọi nơi, không bị bó buộc vào một thiết bị hoặc cố định tại một vị trí nào.

2. Quản trị các nhóm chat hiệu quả và khoa học: Trong một công ty sẽ có nhiều nhóm làm việc được phân chia theo phòng ban, theo dự án, việc nhặt và nhóm các thành viên ở nhiều phòng ban là tính năng quan trọng. Tạo nhóm, đặt tên nhóm, thêm người vào nhóm bằng cách tag tên… sẽ được đánh giá cao đối với phần mềm này.

3. Chia sẻ tài liệu dễ dàng với nhiều định dạng: Khi trao đổi công việc, không chỉ là dòng những dòng chat đơn thuần, mà còn thông quan hình ảnh, file tài liệu, âm thanh, video. Vậy phần mềm chat cần hỗ trợ cho phép người dùng lưu trữ và hỗ trợ tra cứu khi cần thiết.

4. Hiển thị, cập nhật thông báo theo thời gian thực

5. Cho phép gọi video call peer to peer hoặc theo nhóm: Video call hiện là hình thức phổ biến giúp rút ngắn khoảng cách nhiều người dùng với nhau. Hình thức này ngày càng phù hợp đối với những công ty có nhiều chi nhánh tại nhiều thành phố, nhiều quốc gia.

Phần mềm chat là kênh giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp. Đối với iHCM, Chat là một trong những tính năng chúng tôi cung cấp giúp doanh nghiệp có một công cụ bổ trợ giao tiếp công việc hiệu quả song song với các module quản trị mục tiêu, quản lý dự án và công việc. Thông tin tính năng Chat sẽ được chúng tôi tiết lộ trong một bài viết tới đây. Cùng đón chờ nhé!