Có cách nào giảm tải công việc cho người quản lý, mà công việc lại tốt lên hơn không? Một trong những câu trả lời là: “Hãy giao việc”.

Có cách nào giảm tải công việc cho người quản lý, mà công việc lại tốt lên hơn không? Một trong những câu trả lời là: “Hãy giao việc”. Jo. Owen, Tác giả quyển How to Manage (Pearson Education, Kindle Edition, 2012) đã tóm lược thật ngắn gọn theo hướng này.

Vấn đề là nhiều người quản lý vẫn cảm thấy “rất khó” khi giao việc và sáu lý do được đưa ra là:

• Công việc quá quan trọng nên không thể giao người khác làm được.
• Công việc quá cấp bách nên không thể giao việc được, phải tự làm mới kịp thời gian.
• Đội ngũ chưa đủ mạnh để nhận việc được giao.
• Chỉ mình tôi mới có đủ các kỹ năng để làm công việc này.
• Công việc của nhân viên đang rất bận bịu không thể giao thêm việc.
• Sợ gặp rủi ro khi giao việc này cho nhân viên.

Do giao việc và hướng dẫn nhân viên là hai việc liên quan đến nhau nên khi tách riêng chuyện giao việc thì những lý do trên nghe rất hợp lý. Theo Owen, nếu điều chỉnh lại một chút, kết hợp song song giao việc và hướng dẫn nhân viên thì nhà quản lý có thể thoát những lý do “rất khó” nêu trên.

Giao việc là tất nhiên, không phải là một ngoại lệ. Giao việc càng nhiều càng tốt và làm cho vai trò làm quản lý tốt lên đồng thời hiểu rõ đội ngũ nhân viên. Người quản lý hiểu rõ ai có khả năng làm việc được đến đâu. Họ biết rằng khi giao việc là giao cơ hội học hỏi và phát triển cho nhân viên. Thậm chí họ ước lượng khá chính xác được thời gian hoàn thành công việc được giao của mỗi nhân viên.

1. Đặt các mục tiêu rõ ràng

Với nhân viên, khi giao việc cần làm rõ bốn điều: kết quả công việc được mong đợi, thời gian hoàn thành công việc, lý do chính mà mục tiêu công việc được nêu ra, có các mục tiêu trung gian nếu cả người quản lý lẫn nhân viên đều biết công việc cần phải được theo dõi theo thời gian.

2Trao đổi cách làm

Thảo luận với nhân viên về cách làm để họ hiểu thêm và thực hiện đúng. Chuẩn bị cho việc này, có thể tham khảo 10 điều sau đâydo Owen nêu ra và được chia theo năm nhóm (What – việc gì, Who – ai làm, When – khi nào, How – như thế nào và Why – lý do vì sao).

3. Việc được giao

Biết rõ kết quả công việc, biết rõ mục tiêu và công việc sẽ có kết quả ra sao như mong muốn. Cố gắng giao mọi việc, biết rõ là bạn tạo giá trị qua vai trò của mình bằng cách hỗ trợ nhân viên và có thể tự đảm trách một vài dự án. Mọi việc khác nên giao việc, giao những việc thú vị và thách thứ cho nhân viên có cơ hội phát triển và  tin họ sẽ phát triển và làm được việc. Không bao giờ đẩy trách nhiệm hoặc lời than phiền cho người khác. Nếu sai lầm, hãy chịu lời than phiền thay cho nhân viên.

4.  Giao việc cho ai

Giao việc cho đúng người, giao việc cho cả hai hướng đi xuống nhân viên và đi lên cấp trên. Không nên làm người hùng cô đơn. Hãy quan sát sự quá tải, xem xét các dấu hiệu căng thẳng như khó chịu, bệnh hoạn, mệt mỏi, đãng trí và gây lỗi. Sẵn sàng thu hồi lại việc đã giao và cân đối công việc.

5. Thời gian trong giao việc

Biết rõ thời hạn, những bước đi và lúc báo cáo. Không theo dõi chi ly nhưng cần nêu trước những kết quả phải có vào những thời điểm rõ ràng.

6. Cách làm việc

Uyển chuyển về phương pháp làm việc, không ấn định cách làm việc cho nhân viên. Hãy để họ quyết định sau khi thảo luận lúc giao việc, phân quyền và hỗ trợ nhân viên, cung cấp điều kiện, nguồn lực cần cho công việc. Và cuối cùng, hỏi nhân viên những gì họ muốn có và những gì đang cản trở họ.

7. Lý do cần công việc này

Biết rõ lý do công việc này giúp cho mục tiêu nào được hoàn thành và giải thích sự đóng góp của kết quả việc được giao vào kế hoạch hoàn thành mục tiêu của công ty.

8. Theo dõi công việc

Giao việc chứ không phải khoán trắng công việc và trách nhiệm. Người quản lý vẫn nhận toàn bộ trách nhiệm cho kết quả cuối cùng. Do vậy vẫn phải theo dõi công việc, trong đó quan trọng ba điều là luôn sẵn sàng hướng dẫn nhân viên làm công việc đã giao cho họ, theo dõi tiến độ và thảo luận với nhân viên khi bắt đầu công việc, thừa nhận đóng góp và sự thành công của nhân viên khi công việc hoàn thành.

Theo Doanh nhân Sài Gòn

Phần mềm quản lý công việc iHCM - Công cụ hữu hiệu cho các nhà quản lý

Phần mềm quản lý công việc iHCM hỗ trợ nhà quản lý giao việc, theo dõi, giám sát tiến độ hoàn thành công việc không chỉ của cá nhân mà còn của một nhóm nhân viên theo dạng bảng KanbanLịch làm việc. Với giao diện trực quan, sinh động, nhà quản lý có thể dễ dàng xác định những công việc liên quan tới từng nhân viên dưới quyền mà mình cần tập trung theo sát và có điều chỉnh kịp thời.

Phần mềm quản lý công việc iHCM - Công cụ hữu hiệu cho các nhà quản lý

Đơn giản – Dễ dùng – Thời gian thực là 03 ưu thế nổi trội của phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM. Các thành viên trong nhóm/bộ phận có thể cộng tác thực thi công việc nhờ thông báo cùng lúc qua email cũng như trên màn hình thiết bị di động theo thời gian thực, việc hỗ trợ cộng tác qua máy di động hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp nếu nhiệm vụ của nhân viên cũng như quản lý đòi hỏi hay phải di chuyển bên ngoài văn phòng.

Bằng việc kết nối giữa quản lý và nhân viên qua máy tính hoặc qua các thiết bị di động, iHCM đã thực sự hỗ trợ việc cộng tác trong doanh nghiệp trở nên thuận tiện mọi lúc, mọi nơi.

Được thiết kế tối ưu cho màn hình chạm, khi sử dụng phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM, người dùng có thể cập nhật trạng thái, tiến độ công việc bằng cách kéo, thả các thẻ trên bảng Kanban một cách nhanh chóng, thân thiện và thuận tiện nhất. Tính năng này đặc biệt hữu ích, tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý bận rộn thường sử dụng các thiết bị di động thông minh như máy tính bảng và điện thoại di động thông minh.

Quản lý công việc bằng KANBAN

Tải tài liệu iHCM miễn phí

Tải tài liệu "Ứng dụng iHCM quản lý công việc" hoàn toàn miễn phí!

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPIBSCtừ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêuquản lý công việc, quản lý dự ánquản lý năng lựcđánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.

Mang công nghệ dành cho Công ty tỷ $ đồng hành cùng cộng đồng Doanh nghiệp VIỆT bứt phá trong hành trình Chuyển đổi số!

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG iHCM

Mẫu đánh giá thành tích và năng lực