Đánh giá nhân viên - 10 bật mí đánh giá nhân viên hiệu quả - Phần 1

Bài viết cung cấp các ví dụ thực tế và kinh nghiệm đánh giá thành tích, cách nhận xét nhân viên và các mẫu đánh giá. Đối với các nhà quản lý, đánh giá thành tích là một công việc quan trọng và thách thức, tuy nhiên cũng không nên xem vấn đề đánh giá là nỗi sợ hãi hay gánh nặng. 

Thay vào đó, hãy tiếp cận phương pháp đánh giá dưới một góc nhìn khác, xem đó là cơ hội vàng để nhận xét nhân viên, lắng nghe cảm nhận của nhân viên, xem xét lại bảng mô tả công việc, thảo luận và nhìn nhận lại những vấn đề trong đánh giá.

Quí vị có thể xem toàn bộ các phần theo đường dẫn: Phần 1, Phần 2, Phần 3, Phần 4.

Dưới đây là 10 bật mí để đánh giá nhân viên hiệu quả hơn: Bài viết sẽ đưa ra những kinh nghiệm đánh giá tích cực và có giá trị để tối ưu hóa hiệu suất của nhân viên và giúp nhân viên đạt được mục tiêu của chính mình và mục tiêu của tổ chức.

1. Bản ghi chú công việc là cơ sở để đánh giá nhân viên

Điều này xảy ra ở mỗi người quản lý: Bạn hãy ngồi xuống và chuẩn bị những bản nhận xét cho mỗi nhân viên và nhận ra rằng bạn chỉ có thể nhớ những công việc họ đã làm từ vài tuần trước. Hoặc nhớ một số sự kiện đơn giản (tốt hay xấu) để đánh giá. Nếu bạn đang phụ thuộc vào trí nhớ của bạn để đánh giá nhân viên, mô hình chung bạn đang khiến bản đánh giá trở nên khó khăn hơn.

Đó là lý do tại sao cần thiết để ghi lại cả quá trình nhân viên làm việc, không cần mẫu phức tạp hay sáng tạo. Hãy làm chúng một cách đơn giản như là những file trên word và lưu chúng vào một tập tài liệu, hay bất cứ cách nào ghi lại khiến bạn thoải mái nhất. Điều quan trọng là bạn sử dụng nó thường xuyên và chắc chắn rằng chúng được bảo mật.

Cách ghi nhớ công việc

Đối với mỗi nhân viên bạn quản lý, bạn cần quan tâm một số thông tin sau: bản sao mô tả công việc, đơn xin việc và CV. Sau đó, làm theo các bước tiếp theo để ghi nhớ công việc:

- Bao gồm các hành vi tích cực và tiêu cực: Nếu bạn chỉ ghi lại tất cả những sự kiện tiêu cực sẽ làm ảnh hưởng không tốt tới bản đánh giá. Một điểm cần lưu ý là những hành vi tích cực hay những thành tích nổi bật. Khi lưu lại những thông tin này, sẽ đảm bảo báo cáo công việc cân đối và thường xuyên thay vì chờ đợi một sự việc cụ thể xảy ra.

- Bao gồm thời gian: Việc điền chi tiết thời gian, ngày và tuần sẽ giúp xác định các vấn đề có thể xảy ra trước khi nó trở nên nghiêm trọng.

- Viết nhận xét, không giả định: Trong tất cả các bản nhận xét của bạn, hãy cẩn thận về ngôn ngữ bạn sử dụng, nên nhấn mạnh vào hành vi bạn quan sát trực tiếp. Đừng giả định về nguyên nhân cho hành vi đó hay phán đoán tính cách của nhân viên. Giữ bên ngoài những lời nhận xét cá nhân hay chỉ ra những định kiến cá nhân.

- Bỏ đi những định kiến cá nhân: Một nguyên tắc nhỏ đó là những yếu tố cá nhân không nên được đưa vào bản đánh giá như tuổi của nhân viên, giới tính, quốc tịch, tình trạng hôn nhân, tôn giáo,... Đừng đưa ra những nguyên nhân về những hành động của nhân viên hay sự kết nối giữa các sự kiện mà không có bằng chứng cụ thể. Ví dụ, bạn biết vợ của anh nhân viên này đang điền vào đơn ly hôn, nhưng khi đánh giá đừng nên đưa nguyên nhân cá nhân này khiên công việc của anh ấy giảm xuống.

- Hãy ngắn gọn nhưng đầy đủ: Những nhận xét nên đưa ra ví dụ cụ thể thay vì những lời nhận xét chung chung. Ví dụ như “Bạn đã hoàn thành xuất sắc” mà nên nói rằng “Bạn đã mang về doanh thu gấp 1,5 lần so với tháng trước”.

- Theo dõi xu hướng: Nếu bạn bắt đầu thấy các mẫu và thực hiện ghi chú hay đánh dấu các sự kiện ưu tiên của cùng hành vi. Hãy quan sát đến hành vi của nhân viên sau khi bạn nhìn thấy những vấn đề cụ thể sau.

Nên ghi và không ghi chi tiết nào trong bản đánh giá thành tích:

Bao gồm

 - Có đáp ứng được yêu cầu các dự án đúng hạn
 - Đánh giá về chất lượng công việc
 - Thời gian làm việc, vắng mặt, hay nghỉ dài
 - Đánh giá về kỷ luật và hành động
 - Phản ứng của nhân viên với những vấn đề và câu hỏi
 - Đóng góp tích cực trong công việc
 - Các tương tác với nhân viên

Không bao gồm

 - Tin đồn hay sự suy đoán về cuộc sống cá nhân
 - Các dẫn chứng về những hành động của nhân viên
 - Thông tin liên quan tới gia đình, trình độ văn hóa, đức tin, sức khỏe,…
 - Ý kiến của bạn về sự nghiệp của nhân viên
 - Khiếu nại vô căn cứ chống đối nhân viên

2. Làm cách nào để đánh giá nhân viên một cách tích cực

Hãy ngồi xuống với nhân viên và tiến hành việc xem xét lại đánh giá là công việc, không cần phải quá căng thẳng, hay không thoải mái mà hãy tạo ra bầu không khí trò chuyện tích cực, thoải mái. Điều quan trọng là hãy chuẩn bị đầy đủ kèm theo thái độ tích cực.

Tiếp cận đánh giá như là kinh nghiệm học tập lẫn nhau giữa nhân viên và quản lý. Bạn có thể thu thập những thông tin giá trị từ nhân viên của mình. Không xem xét những phê bình về trách nhiệm của nhân viên. Thay vào đó, hãy kiểm tra lộ trình, sẵn sàng để lắng nghe, trò chuyện và củng cố thêm mối quan hệ.

Tạo ra một không khí thoải mái

Để tạo ra một bầu không khí thoải mái hãy chú ý đúng thời gian và đúng địa điểm.

- Đúng nơi: Giống như bất kỳ cuộc họp mục tiêu nào, hãy giữ việc đánh giá một cách riêng tư, công bằng. Một phòng họp nhỏ là lý tưởng cho buổi đánh giá. Nếu bạn không thể tìm thấy một phòng họp như vậy, hãy sử dụng phòng của các quản lý khác, tốt hơn với một khu vực tiếp khách bình thường.

- Đúng thời gian: Để tránh gặp những cuộc gặp trong suốt thời gian bận rộn hay stress với nhân viên. Hãy hỏi nhân viên thời gian nào là tiện lợi và sẵn sàng thay đổi nếu như họ có vẻ do dự. Đừng để buổi đánh giá diễn ra trong 2 cuộc họp khác hay trước giờ ăn trưa. Cố gắng không tổ chức cuộc họp vào chiều thứ 6, đặc biệt nếu bạn có những kế hoạch thảo luận về những vấn đề quan trọng.

- Thời gian: Dành hai giờ liên tục cho buổi thảo luận. Bạn sẽ không cần đến toàn bộ thời gian nhưng vẫn tốt hơn là lựa chọn sắp xếp lịch nhiều hơn hơn là quá ít thời gian.

- Không khí: Tạo một môi trường thảo luận, tương tác, đàm phán. Ngồi bên cạnh với nhân viên của mình, không trèo lên bàn. Hãy đặt giấy tờ đã chuẩn bị ngay trước mắt nếu như bạn không muốn làm mọi thứ rối tung lên.

- Sự gián đoạn: Loại bỏ càng nhiều sự gián đoạn mà bạn có thể, chuyển cuộc gọi đến sang hộp thư thoại. Hãy đặt bảng “Đừng làm phiền” trên cửa, chỉ tới dấu hiệu mọi người không nên bước vào.

Tập trung vào những từ ngữ hướng kết quả

Giúp nhân viên cảm thấy thoải mái ngay từ đầu tiên, nhưng đừng để bị cuốn vào những câu chuyện nhỏ rời rạc. Nói chuyện một cách giả tạo sẽ làm tăng sự không thoải mái đối với nhân viên. Đừng tạo nên cuộc đánh giá hời hợt mà hãy nhấn mạnh vào sự quan trọng của cuộc họp và bạn muốn nó mang lại hiệu quả.

Ngay từ ban đầu, hãy đưa ra một cái nhìn tổng thể những gì bạn muốn thảo luận với nhân viên. Bắt đầu bằng việc thảo luận những vấn đề mà bạn quan sát liên quan tới kết quả làm việc của nhân viên. Chỉ ra những vấn đề rõ ràng, trích dẫn ví dụ cụ thể và để nhân viên phúc đáp lại. Đừng đưa những vấn đề mới cho tới khi bạn đã thảo luận xong vấn đề hiện tại. Sử dụng khung dưới đây để thảo luận với nhân viên:

- Mô tả các công việc: Tập trung vào kết quả của nhân viên và hành động cụ thể.

- Dựa trên các tiêu chí: Nhân viên nên biết những tiêu chí bạn kỳ vọng trước đó vì vậy đừng sử dụng nhiều thời gian để thảo luận chúng. Xem xét chúng một cách nhanh chóng sau đó đến nội dung khác. Nếu nhân viên có câu hỏi liên quan tới các tiêu chí bạn đưa ra, hãy bình tĩnh tìm những nguyên nhân phù hợp. Nếu cần thiết, hãy tham khảo mô tả công việc của nhân viên để xác nhận trách nhiệm gắn liền với vị trí này.

- Phát triển kế hoạch: Chuẩn bị đánh giá nên bao gồm một kế hoạch để giúp nhân viên cải thiện hiệu suất. Trong suốt cuộc họp, nhân viên nên đưa ra những giải pháp bổ sung. Cùng đồng ý trên phương pháp để cải thiện hiệu suất trong thời gian ngắn và thiết lập các phương pháp hiệu quả.

- Đưa ra sự giúp đỡ: Chỉ ra sự cam kết của bạn bằng cách giúp nhân viên đạt được mục tiêu.

- Thay thế tiêu cực và phản hồi tích cực: Nếu bạn có một danh sách nhưng vấn đề về hiệu suất, hãy chắc chắn rằng đưa ra một số ý kiến tích cực trong đó.

- Nhấn mạnh những mặt tiềm năng: Hãy nhắc nhở nhân viên rằng họ có thể đáp ứng được những điểm mạnh vào những điểm yếu của mình. Ví dụ một nhân viên làm rất nhiều lỗi thống kê, nhưng có lẽ họ sẽ thành công khi áp dụng vào mô hình trên máy tính. Nhân viên rõ ràng có khả năng để làm những công việc một cách chính xác, vì vậy bạn cần chỉ ra điều đó.

3. Chuyển nhận xét tiêu cực sang tích cực và ví dụ kèm theo

Trong suốt quá trình đánh giá hiệu suất, hãy sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, mạch lạc, nhấn mạnh vào kết quả và hành vi của nhân viên. Dưới đây là một số ví dụ:

 - Gần đây bạn đã làm việc rất cẩu thả. (Quá tiêu cực)
 - 3 báo cáo gần đấy có nhiều lỗi sai khó chấp nhận được. (Tích cực: đưa ra trích dẫn cụ thể)
 - Lý do gì khiến cho bạn luôn mắc lại những lỗi trên? (Tích cực: Nhân viên cảm thấy có cơ hội được giải thích)
 - Bạn không phải là một nhà toán học? (Tiêu cực: nhấn mạnh vào con người, chứ không phải công việc của họ )
 - Tôi biết rằng bạn có khả năng để làm công việc chính xác hơn. (Tích cực: Khẳng định sự tự tin của nhân viên)
 - Tôi không muốn nhắc lại sai lầm này. (Tiêu cực: Theo mệnh lệnh)
 - Làm cách nào để hạn chế lỗi sai trong báo cáo? (Tích cực: Giúp nhân viên thúc đẩy hiệu suất)

Xem toàn bộ các phần: Phần 1, Phần 2, Phần 3, Phần 4.

iHCM - Phần mềm quản lý mục tiêu, quản lý công việc và đánh giá nhân viên - Công cụ hỗ trợ đắc lực giúp nhà lãnh đạo đo lường chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên

Phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM giúp các nhà lãnh đạo, nhà quản lý xem xét, theo dõi toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên. Vì thế, đến mỗi kỳ đánh giá nhân viên sẽ được thực hiện dễ dàng, khoa học và thao tác nhanh nhờ các dữ liệu về kết quả mục tiêu, công việc tổng hợp ngay trên phần mềm. Phần mềm đánh giá nhân viên iHCM sẽ dựa theo 2 mặt đánh giá năng lực và đánh giá thành tích. 

Tải tài liệu "Mẫu đánh giá thành tích và năng lực" hoàn toàn miễn phí!

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.