Đánh giá nhân viên - 10 bật mí đánh giá nhân viên hiệu quả - Phần 2

Tiếp nối bài viết "Đánh giá nhân viên - 10 bật mí đánh giá nhân viên hiệu quả - P1" với 03 bí quyết "Bản ghi chú công việc", "làm cách nào để đánh giá nhân viên tích cực", "chuyển nhận xét tích cực sang tiêu cực" và các kinh nghiệm và ví dụ thực tế. iHCM xin giới thiệu tiếp với anh/chị 02 bật mí về cách đo lường năng lực tiềm ẩn của nhân viên và nên tránh dùng những từ ngữ nào khi đánh giá nhân viên.

Quí vị có thể xem toàn bộ các phần theo đường dẫn: Phần 1, Phần 2, Phần 3, Phần 4.

4. Làm cách nào để đo lường những năng lực “tiềm ẩn” của nhân viên

Một phần của quá trình đánh giá, quản lý được khuyến khích nên đánh giá nhân viên dựa trên những tiêu chí cơ bản như khả năng cộng tác, độ tin cậy, óc phán đoán. Tổ chức càng lớn hơn, những tiêu chí trên càng trở nên quan trọng. Hầu hết các nhà quản lý khó tìm những năng lực tiềm ẩn để đánh giá nhân viên của mình.

Thay vì đánh giá những hành vi cụ thể, bạn cảm giác như mình đang đánh giá về tính cách và phẩm chất của ai đó. Trong khi những năng lực tiềm ẩn này sẽ rất quan trọng để thấy được cả quá trình hoàn thành công việc có hiệu quả không.

a. Năng lực phù hợp đối với công việc

Để tìm ra chìa khóa đánh giá những năng lực tiềm ẩn đó là hãy hỏi chính bản thân bạn đã đáp ứng những yêu cầu cần thiết cho công việc của mình chưa. Tiêu chí về sự hợp tác có thể cần thiết cho nhân viên trong đội nhóm của mình nhưng không dành cho người bảo vệ ca đêm trong doanh nghiệp bạn. Năng lực sáng tạo là khung năng lực chính cho Giám đốc phát triển sản phẩm nhưng ít quan trọng cho nhân viên hành chính chẳng hạn.

Trước khi đánh giá, hãy xem lại những khung năng lực cho từng vị trí. Nếu bạn chưa có những khung năng lực chuẩn, bạn cũng có thể trả lời cho những câu hỏi dưới đây: “Tại sao nhân viên này lại được đánh giá theo tiêu chí trên?”. Hãy nhớ rằng mọi thước đo sẽ bắt nguồn từ những mục tiêu cụ thể trong doanh nghiệp mình.

b. Làm cách nào đo lường khung năng lực?

Bạn có thể sử dụng những câu hỏi gợi ý dưới đây để đo lường năng lực của nhân viên:

Lập kế hoạch

1. Nhân viên đã có những mục tiêu ngắn và dài hạn?
2. Mục tiêu của nhân viên có phù hợp với mong muốn của doanh nghiệp?
3. Kế hoạch cho nhân viên có phản ánh được mục tiêu của nhân viên và các nguồn lực?
4. Nhân viên có đạt được những kết quả kỳ vọng không?

Tổ chức

1. Nhân viên có nhận thức được những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp hay bộ phận của mình không?
2. Nhân viên có biết bộ phận của mình cần làm gì trong những trường hợp khẩn cấp?
3. Nhân viên có làm tốt những công việc cấp trên giao phó ?

Sự hiểu biết

1. Nhân viên có hiểu mối liên quan giữa sự kiện và sự suy diễn?
2. Nhân viên có học được thêm những kinh nghiệm?

Sự phán đoán

1. Khi phải đối mặt với những trường hợp khẩn cấp, nhân viên có nhận ra những ưu tiên quan trọng nhất ?
2. Nhân viên có biết rõ vấn đề tài chính cho những quyết định của mình hay không?
3. Nhân viên có đưa ra những quyết định nhanh hay không vội vàng?

Sáng kiến

1. Nhân viên có biết những gì cần làm?
2. Nhân viên có thực hiện tốt kể cả khi không có sự giám sát?
3. Nhân viên có đưa ra những đề xuất để thúc đẩy hoạt động trong doanh nghiệp?

Lãnh đạo

1. Nhân viên có hiểu những yêu cầu cấp trên hay không?
2. Nhân viên có kỹ năng lắng nghe?
3. Nhân viên có biết được những lợi ích về những công việc mình làm hay chưa?
4. Nhân viên có xử lý trôi chảy những diễn biến bất thường không?

c. Những đặc điểm phù hợp với hành vi

Bạn không thể chủ quan khi đánh giá những yếu tố tiềm ẩn nhưng bạn có thể tránh được sự thiên vị bằng cách đưa ra những ví dụ cụ thể để nhân viên thấy được những hành vi tích cực và tiêu cực liên quan đến tiêu chí này. Hãy dưa ra những minh chứng cụ thể trong suốt năm qua, hay đơn giản là ghi lại những gì nhân viên đã làm. Nên tập trung vào những hành vi tích cực và tiêu cực, bao gồm những ghi chú về các yếu tố tiềm ẩn này. Khi thảo luận với nhân viên về những tiêu chí đó trong suốt quá trình đánh giá, hãy làm tốt nhất để biến những điểm này thành đo lường được.

Ví dụ như, bạn có thể nói “Tôi hài lòng khi đã cố gắng giải quyết những vấn đề của khách hàng vào tuần trước”. Bạn đã xác định được vấn đề, xem xét các nguyên nhân có thể xảy ra và tập hợp những vấn đề nhanh chóng. Bạn chịu trách nhiệm để giải quyết những vấn đề mà bạn biết khi yêu cầu sự giúp đỡ.

5. Tránh những cụm từ có thể phá hỏng cuộc đánh giá

Khi bạn đánh giá nhân viên, hãy cẩn thận khi sử dụng những từ ngữ để tránh truyền đạt những thông điệp sai, quá riêng tư hay tiêu cực. Một số cụm từ có thể làm tinh thần của nhân viên đi xuống hay làm giảm sút năng suất của nhân viên hoặc tạo nên sự phân biệt đối xử trong doanh nghiệp. Mục tiêu của bạn là giúp nhân viên không trở nên tức giận, bức xúc, vì vậy hãy tránh những từ ngữ sau:

 - “Bạn sai rồi đấy”. Nếu như áp dụng câu nhận xét này sẽ khiến nhân viên tức giận và quay sang đối đầu. Thay vào đó bạn hãy nói “Tôi biết bạn không đồng ý nhưng tôi tin rằng bản đánh giá này đã phản ánh chính xác về năng lực của bạn”.
 - “Bạn đã có vấn đề gì vậy?” Đừng sử dụng những câu hỏi chỉ để hỏi tại sao nhân viên lại gặp những khó khăn khi hoàn thành dự án hay công việc. Họ sẽ nổi giận nếu bị hỏi như vậy, thay vào đó hãy nói rằng “Điều gì gây nên khó khăn khi bạn thực thi công việc?”
 - “Bạn thực sự làm tốt nhưng…” Vế sau của từ “nhưng” ngập ngừng, thì hãy dùng từ “và”. Đừng kết nối trực tiếp lời khen ngợi với về đối lập. “Và” khiến cho nhân viên cải thiện tốt hơn. Sau đó hãy trích dẫn cụ thể như “Tôi hiểu” và bạn có thể làm tốt hơn để cải thiện chúng.
 - “Vị trí của bạn là cố định miễn là bạn luôn hoàn thành công việc”. Ý của bạn là khuyến khích nhân viên thực hiện tốt hơn nhưng điều này lại có nhiều rủi ro liên quan tới hợp đồng và giới hạn bạn khi tổ chức có nhu cầu sa thải nhân viên.

Xem toàn bộ các phần: Phần 1, Phần 2, Phần 3, Phần 4.

iHCM - Phần mềm quản lý mục tiêu, quản lý công việc và đánh giá nhân viên - Công cụ hỗ trợ đắc lực giúp nhà lãnh đạo đo lường chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên

Phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM giúp các nhà lãnh đạo, nhà quản lý xem xét, theo dõi toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên. Vì thế, đến mỗi kỳ đánh giá nhân viên sẽ được thực hiện dễ dàng, khoa học và thao tác nhanh nhờ các dữ liệu về kết quả mục tiêu, công việc tổng hợp ngay trên phần mềm. Phần mềm đánh giá nhân viên iHCM sẽ dựa theo 2 mặt đánh giá năng lực và đánh giá thành tích. 

Bản đánh giá tổng hợp

Bản đánh giá năng lực

Tải tài liệu "Mẫu đánh giá thành tích và năng lực" hoàn toàn miễn phí!

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.