Dẫn lối thành công cho nhân viên mới

Cuộc chiến tuyển người, săn người đã phức tạp, cuộc chiến giữ người còn gian khổ hơn. Việc chúng ta ký hợp đồng với nhân viên chưa phải đã kết thúc và chắc chắn nhân viên đó sẽ làm tốt và gắn bó lâu dài với công ty. Một thực tế hiện nay cho thấy rất nhiều nhân viên xin thôi việc vì lý do không hòa nhập được với môi trường mới, nguyên nhân một phần từ việc công ty không làm tốt công tác hội nhập.

Nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đã dần coi trọng công tác hội nhập cho nhân viên mới, thậm chí một số doanh nghiệp lớn đã xây dựng hẳn quy trình đón nhân viên mới nhằm đảm bảo chất lượng. Tuy nhiên, quy trình chỉ xây dựng rồi để đó hoặc có thực hiện nhưng không đầy đủ. Hậu quả là nhân viên mới cảm thấy lạc lõng, mơ hồ, thậm chí có những suy nghĩ không tốt về môi trường mới chỉ qua một lời nói thiếu thiện cảm của ai đó, thái độ hời hợt của đồng nghiệp,…Điều này tác động đến tâm lý, tinh thần làm việc đặc biệt là nhiệt huyết cống hiến của mỗi nhân viên.

Để công tác đón tiếp nhân viên mới hiệu quả và thực sự mang đúng nghĩa “dẫn lối thành công” cho những người mới gia nhập vào công ty, góp phần tạo hình ảnh cho công ty, cần lưu ý một số điều sau:

1. Trước khi nhân viên tới làm việc

Phòng Nhân sự và Trưởng bộ phận có trách nhiệm thông báo cho nhân viên các thông tin cụ thể về mục tiêu công việc, các công việc phải làm, các chế độ đãi ngộ-phúc lợi, phương tiện, địa điểm, thời gian làm việc, …Đặc biệt lưu ý về mức lương và các chế độ cần thông báo rõ ràng cho nhân viên để đảm bảo sự thông suốt, hợp tác. Những điều này thường sẽ được tiến hành trong buổi phỏng vấn lần cuối.

2. Ngày làm việc đầu tiên

• Trách nhiệm Phòng Nhân sự: cần đảm bảo nguyên tắc “mọi thứ sẵn sàng” trước khi nhân viên tới như tài khoản email, hệ thống, bàn làm việc, chỗ ngồi, văn phòng phẩm, máy tính và các phương tiện cần thiết,..Thực tế nhiều công ty vi phạm nguyên tắc này, sau một hai tuần làm việc, nhân viên mới không có đủ các công cụ để làm việc. Đưa nhân viên mới đi giới thiệu và tham quan các phòng ban, bộ phận liên quan trong công ty là một điều không thể thiếu để nhân viên cảm thấy được chào đón và tôn trọng, tạo cho họ không khí cởi mở, thân thiện, dễ dàng làm việc với đồng nghiệp sau này. Việc hướng dẫn nhân viên mới những nơi cần thiết như chỗ gửi xe (thủ tục làm vé xe), nhà vệ sinh, quán cơm, các đầu mối công việc khi cần cũng vô cùng quan trọng để nhân viên cảm thấy đỡ bỡ ngỡ trong ngày làm việc đầu tiên. Phòng Nhân sự cũng phải tiến hành đào tạo nhân viên mới các nội quy, quy định, quy chế của công ty, lưu ý nhấn mạnh về các quy định bảo mật đối với nhân viên mới.

• Trách nhiệm của Trưởng bộ phận: Trong ngày làm việc đầu tiên, Trưởng bộ phận tuyệt đối không thể vắng mặt (có thể ủy quyền cho ai đó trong phòng nếu bận công việc) tiếp nhận nhân viên mới, giao việc, hướng dẫn họ các công việc, các nguồn tài nguyên, các đầu mối liên quan chuyên môn khi cần. Trưởng bộ phận cũng không nên bỏ qua việc giới thiệu các thành viên trong bộ phận và đề nghị họ giúp đỡ, hỗ trợ nhân viên mới hoàn thành công việc. Việc này tạo không khí thoải mái, tinh thần đồng đội cùng nhau hợp tác và hỗ trợ trong bộ phận. Gợi ý: có thể tổ chức ăn trưa, gặp gỡ ngoài giờ làm việc để chào đón nhân viên mới và để họ có cơ hội hiểu hơn về các thành viên trong bộ phận.

3. Hai tháng đầu

Trưởng bộ phận: tiếp tục tạo cơ hội cho nhân viên mới tiếp xúc và thiết lập mối quan hệ với các đồng nghiệp, phòng ban khác; nhiệt tình hướng dẫn chuyên môn công việc (hoặc giao cho người khác) và trợ giúp nhân viên mới khi cần thiết. Tổ chức cuộc họp định kỳ để theo sát và biết được những khó khăn, ý kiến đóng góp của nhân viên. Tiến hành ký hợp đồng chính thức nếu thấy nhân viên phù hợp và đáp ứng được công việc.

4. Bốn tháng tiếp theo

Trưởng bộ phận: đưa ra các cơ hội, thách thức cho nhân viên mới để có thể đánh giá sự tiến bộ trong công việc, đồng thời trả lời những thắc mắc và hỗ trợ, giúp đỡ khi cần thiết. Sử dụng phương pháp thu thập 360 độ (từ nhân viên trong bộ phận, bộ phận khác, từ lãnh đạo, cấp dưới, khách hàng,..) để đánh giá và góp ý cải tiến kịp thời cho nhân viên mới. Việc tạo điều kiện cho nhân viên được đào tạo,nâng cao kỹ năng chuyên môn phục vụ công việc cũng là một cách tạo động lực làm việc và khả năng cống hiến, gắn bó lâu dài.

Ngoài các bộ phận trên, bộ phận marketing trong công ty cũng có vai trò quan trọng không kém trong việc truyền thông chính sách, các giá trị cốt lõi, văn hóa, hình ảnh đẹp của công ty từ ngày làm việc đầu tiên để người mới hiểu thêm về môi trường làm việc mà nhân viên sẽ gắn bó.

Phần mềm quản lý iHCM - Giải pháp nâng cao hiệu suất doanh nghiệp

1. Quản lý mục tiêu cho từng vị trí công tác: Được phần mềm quản lý mục tiêu, quản lý công việc iHCM hỗ trợ, ban lãnh đạo doanh nghiệp có thể giúp nhân viên nắm rõ định hướng, mục tiêu của tổ chức mình. Mục tiêu chung sẽ được chia nhỏ xuống từng nhân viên của tất cả các bộ phận. Mỗi cá nhân sẽ hiểu công việc mình đang làm thực hiện cho mục tiêu nào và chủ động hơn.

2. Dễ dàng quản lý tiến độ thực hiện mục tiêu, công việc: Áp dụng iHCM, nhà quản lý có thể nắm bắt trạng thái hoàn thành mục tiêu, công việc từng nhóm, từng cá nhân, sẵn sàng trao đổi, phối hợp và hỗ trợ kịp thời.

• Thiết lập, quản lý và giám sát công việc theo mục tiêu
• Giao việc và phối hợp công việc theo quy trình tùy biến
• Tương tác thân thiện theo thời gian thực như mạng xã hội
• Thông báo nhắc việc qua email và các thiết bị di động

 Tài liệu "Bật mí 03 bước tiến hành Quản trị hiệu suất trong doanh nghiệp" hoàn toàn miễn phí!

3. Đo lường và Tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên: nhà quản lý có thể đo lường chính xác kết quả làm việc của nhân viên dựa theo kết quả hoàn thành mục tiêu (KPI), công việc của mỗi nhân viên thể hiện trên hệ thống.

4. Đánh giá nhân viên khoa học và nhiều chiều: iHCM xóa tan gánh nặng thủ tục hành chính trong mỗi kỳ đánh giá, hiện thực hóa đánh giá nhân viên một cách khoa học và nhiều chiều, nhiều gốc nhìn khác nhau: Đánh giá thành tích (Đánh giá KPI), Đánh giá 360 độ và Đánh giá năng lực. Dựa vào kết quả đánh giá, nhà quản lý có thể đối chiếu những năng lực còn thiếu của nhân viên so với tiêu chuẩn của doanh nghiệp ứng với vị trí công tác và lên kế hoạch đào tạo cần thiết nhằm tăng cường năng lực cho nhân viên hiệu quả nhất.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.