Gắn kết với nhân viên nhờ... câu chuyện hàng tuần

Trong một bài viết mới đây của Dana Wilkie - biên tập viên của tạp chí SHRM về nhân sự, bà cho rằng những câu chuyện trao đổi hằng tuần giữa cấp trên và nhân viên đem lại hiệu quả hơn nhiều so với việc đánh giá định kỳ nhân viên.

Theo Dana Wilkie, hầu hết người lao động ở Mỹ cảm thấy thất vọng vì sự thiếu trung thực ở nơi làm việc. Một số nơi đã khắc phục được tình trạng này nhờ vào việc hàng tuần có theo dõi mức độ cuốn hút vào công việc của nhân viên mình. Mới đây, Công ty 15Five của David Hassell đã tổ chức khảo sát trực tuyến 1.023 nhân viên toàn thời gian do một bên thứ ba chọn lựa, kết quả cho thấy lòng tin dẫn đến năng suất và hiệu quả cao hơn, còn việc thiếu lòng tin sẽ dẫn đến nhiều chiêu thức của con người nhằm bảo vệ vị trí công việc của mình.

Có một câu hỏi khảo sát về tình trạng giao tiếp nội bộ trong công ty, phản hồi cho thấy chỉ 15% nhân viên cho là công ty mình đang có cách giao tiếp “rất tốt”. Cứ 8 người trả lời thì có hơn 1 người muốn được làm ở công ty có khuyến khích việc giao tiếp cởi mở hơn là chỉ mới tập trung vào những biện pháp về chăm sóc sức khỏe, cung cấp thực phẩm miễn phí hoặc phương tiện tập thể dục. Đa số nhân viên được khảo sát nói là nếu cấp quản lý giao tiếp được với họ ít nhất là 5 phút mỗi tuần thì quan trọng với họ hơn là đáp ứng cho họ các phúc lợi kể trên. Sự thiếu giao tiếp có thể khiến nhân viên nghĩ là cấp trên đang quá kín kẽ.

Kết quả khảo sát còn cho thấy 2 cách nhìn khác nhau về việc thiếu trung thực: Người lãnh đạo chỉ mới chia sẻ những gì tích cực và che đi những gì bất lợi vì sợ nhân viên mất tin tưởng. Ngược lại, nhân viên lại sợ là khi chia sẻ các khó khăn của mình, họ có thể dễ bị mất việc. Wilkie còn kể một câu chuyện khác: Lisa H. Shuster - phụ trách quản trị hành chính của một công ty, đã loại bỏ kết quả đánh giá hằng năm của 50 nhân viên của bà sau khi kết luận là nhân viên đang ghét thực hiện điều này, còn cấp quản lý thì ghét đánh giá và việc đánh giá không có tác dụng nhiều so với việc thường xuyên góp ý với nhân viên.

Phân tích còn cho thấy, quy trình tự đánh giá của nhân viên và đánh giá của cấp quản lý là không đủ, mà điều quan trọng hơn là sự giao tiếp thường xuyên giữa người quản lý với nhân viên. Việc đánh giá kết quả hàng năm không bao giờ thay thế được việc thảo luận thường xuyên với nhân viên. Việc hàng tuần có ý kiến phản hồi sẽ làm mọi người hợp tác và có ý tưởng đổi mới, khiến cho việc cộng tác tốt hơn và nhanh hơn.

Một vấn đề cũng rất quan trọng, đó là nhóm người đang đến tuổi về hưu và nhóm mới đi làm có những cách giao tiếp rất khác nhau. Nhóm trước luôn phàn nàn là nhóm sau “có xu hướng dựa vào email và tin nhắn, hiếm khi gọi nhau cùng thảo luận hoặc giải quyết một vấn đề”.
Trong khi đó, khảo sát của 15Five cho thấy nhân viên trẻ hiện nay cho biết những người giám sát lớn tuổi của họ “không hiểu về truyền thông xã hội và cách mà ngày nay thiên hạ giao tiếp với nhau”. Những người trẻ có ấn tượng là lớp lớn tuổi bảo thủ, làm cho giới trẻ cảm thấy cấp trên của họ không cởi mở và minh bạch. Việc thảo luận trở nên một chiều, mọi kỳ vọng đã đâu vào đó rồi và không còn cần tiếng nói nào từ giới trẻ nữa.
Trong khi doanh nghiệp vẫn né tránh chưa có động thái gì cho việc này. 40% nhân viên trả lời là cơ hội mà họ có thể chia sẻ ý tưởng cải tiến công việc là rất hiếm hoi.
Từ kết quả khảo sát này, Hassell - người đứng đầu ở 15Five - đã yêu cầu nhân viên mình dành 15 phút mỗi tuần viết báo cáo về công việc và khó khăn đang gặp và ông dành 5 phút đọc mỗi báo cáo vào đêm Chủ nhật để hiểu công việc của cấp dưới trực tiếp. Nhờ đó, ông biết rõ ngay nội dung câu chuyện sẽ nói với nhân viên vào sáng thứ hai là gì. Hassell chia sẻ tác dụng của cách làm này: “Nó tạo ra một nhịp điệu giao tiếp đều đặn, do dòng giao tiếp được tóm lược, có hiểu biết và duy trì mối quan hệ sâu sắc giữa hai bên”.

Theo Doanh nhân Sài Gòn

Phần mềm quản lý iHCM - Giải pháp nâng cao hiệu suất doanh nghiệp

1. Quản lý mục tiêu cho từng vị trí công tác: Được phần mềm quản lý mục tiêu, quản lý công việc iHCM hỗ trợ, ban lãnh đạo doanh nghiệp có thể giúp nhân viên nắm rõ định hướng, mục tiêu của tổ chức mình. Mục tiêu chung sẽ được chia nhỏ xuống từng nhân viên của tất cả các bộ phận. Mỗi cá nhân sẽ hiểu công việc mình đang làm thực hiện cho mục tiêu nào và chủ động hơn.

2. Dễ dàng quản lý tiến độ thực hiện mục tiêu, công việc: Áp dụng iHCM, nhà quản lý có thể nắm bắt trạng thái hoàn thành mục tiêu, công việc từng nhóm, từng cá nhân, sẵn sàng trao đổi, phối hợp và hỗ trợ kịp thời.

• Thiết lập, quản lý và giám sát công việc theo mục tiêu
• Giao việc và phối hợp công việc theo quy trình tùy biến
• Tương tác thân thiện theo thời gian thực như mạng xã hội
• Thông báo nhắc việc qua email và các thiết bị di động

 Tài liệu "Bật mí 03 bước tiến hành Quản trị hiệu suất trong doanh nghiệp" hoàn toàn miễn phí!

3. Đo lường và Tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên: nhà quản lý có thể đo lường chính xác kết quả làm việc của nhân viên dựa theo kết quả hoàn thành mục tiêu (KPI), công việc của mỗi nhân viên thể hiện trên hệ thống.

4. Đánh giá nhân viên khoa học và nhiều chiều: iHCM xóa tan gánh nặng thủ tục hành chính trong mỗi kỳ đánh giá, hiện thực hóa đánh giá nhân viên một cách khoa học và nhiều chiều, nhiều gốc nhìn khác nhau: Đánh giá thành tích (Đánh giá KPI), Đánh giá 360 độ và Đánh giá năng lực. Dựa vào kết quả đánh giá, nhà quản lý có thể đối chiếu những năng lực còn thiếu của nhân viên so với tiêu chuẩn của doanh nghiệp ứng với vị trí công tác và lên kế hoạch đào tạo cần thiết nhằm tăng cường năng lực cho nhân viên hiệu quả nhất.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.