Với mỗi mục tiêu trong iHCM, bạn có thể tạo thành một dự án nhỏ để quản lý. Bằng cách quản lý này sẽ giúp bạn dễ dàng hoạch định, liên kết cộng tác mọi thành viên trong đội. Các dự án sẽ được quản lý xuyên suốt trong một hệ thống giúp mọi người làm việc một cách liên tục, liền mạch và tương tác ở bất kỳ nơi đâu.
Những lợi ích chính mà quản lý dự án trong iHCM mang đến cho bạn đó là:
- • Quản lý dự án khoa học và liền mạch
- • Cộng tác mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị di động
- • Nhìn bảng báo cáo tổng hợp kết quả dễ dàng
Để đảm bảo dự án thành công, các thành viên trong dự án phải đảm bảo:
- Lựa chọn quy trình phù hợp để đạt được mục tiêu của dự án
- Tuân thủ các yêu cầu để đáp ứng nhu cầu của các bộ phận liên quan
- Cân bằng các yêu tố cạnh tranh trong dự án như phạm vi công việc, tiến độ, rủi ro, phát sinh và thay đổi,…
Bắt đầu quy trình quản lý dự án trong iHCM sẽ trải qua 4 bước chính: Khởi tạo dự án, lập kế hoạch, giám sát & kiểm soát, kết thúc.
1. Khởi tạo dự án
Khởi tạo dự án tại bước này, xác định yêu cầu của dự án, mức độ ưu tiên, phân công trách nhiệm vai trò của những người liên quan.
2. Lập kế hoạch dự án
Giao đoạn này, đòi hỏi trưởng dự án cùng họp với đồng đội của mình để yêu cầu thiết lập phạm vi công viêc của dự án, điều chỉnh lại mục tiêu và xác định đường đi tới mục tiêu đó. Các công việc cần được phân công một cách rõ ràng cho từng người trong đội.
3. Triển khai & giám sát dự án
Giai đoạn này thực hiện hoàn thành các công việc được xác định trong phần lập kế hoạch để đảm bảo các yêu cầu của dự án. iHCM cho phép giám sát nhiều thông tin trên cùng màn hình:
- • Theo trạng thái: Quá hạn, nguy cấp, cảnh báo, cần chú ý, đúng tiến độ hoàn thành
- • Theo số lượng
- • Theo phần trăm hoàn thành
- • Lịch nhắc nhở cho từng dự án, công việc: Nếu như bạn là người hay quên hoặc phải đảm nhiệm một khối công việc lớn, không những vậy bạn vẫn phải tiếp nhận những công việc mới, thì tính năng nhắc việc sẽ giúp bạn nhớ và chú ý đến những công việc đã làm, đang làm và sẽ làm. Bạn có thể sử dụng tính mặc định hoặc tự thiết lập phù hợp với yêu cầu từng công việc.
- • Đặt thứ tự ưu tiên trên từng công việc: Bạn có thể chọn mức độ quan trọng cho từng công việc để dựa vào đó người nhận việc sẽ có những ưu tiên phù hợp với những công việc có mức độ quan trọng cao, vừa hay thấp.
- • Tệp đính kèm: Bạn có thể kéo thả hoặc click để thêm file tài liệu khác (mọi loại định dạng file) vào công việc nhằm giúp tổng hợp các thông tin liên quan tập trong vào 1 nơi thay vì gửi email qua lại gây khó khăn trong việc tra cứu sau này.
- • Phản hồi trên từng dự án và công việc: Đối với những mục tiêu, công việc có nhiều thành viên tham gia thì phần phản hồi sẽ giúp cho việc trao đổi giữa mọi người với nhau hiệu quả và tập trung. Khi có ai đó phản hồi trên phần mục tiêu và công việc của bạn hay có liên quan đến bạn, một email sẽ được gửi đến và bạn cũng có thể trả lời email đó để phản hồi. Ngay tức thì, phản hồi của bạn sẽ được đẩy lên phần mềm. Trong khung nhập nội dung phản hồi, bạn cũng có thể "nhắc tới" người khác (tag người khác). Chỉ cần gõ tên người bạn muốn tag, phần mềm sẽ gợi ý danh sách tương ứng cho bạn lựa chọn.
- • Quản lý theo dạng thẻ Kanban: Trên màn hình mục tiêu Kanban, nhà quản lý có thể giám sát việc hoàn thành mục tiêu của nhiều nhân viên, mục tiêu mỗi nhân viên được thể hiện trên một dòng dưới dạng thẻ, thông tin mục tiêu được thể hiện ngay trong thẻ.
Trải nghiệm hoàn toàn miễn phí!
4. Kết thúc
Giai đoạn này thực hiện để kết thúc tất cả các hoạt động của dự án để chính thức đóng lại dự án. Việc đánh giá kết quả hoàn thành mục tiêu dự án là một phần không thể thiếu trong chu trình quản lý dự án. Cách đánh giá trong iHCM cho phép trưởng dự án xem lại toàn bộ kết quả của việc thực hiện dự án trong chu kỳ đánh giá. iHCM được thiết kế để lưu trữ toàn bộ quá trình tương tác để thực hiện mục tiêu giữa nhân viên với nhà quản lý cũng như với những nhân viên có liên quan, và đây chính là cơ sở hỗ trợ cho nhà quản lý trong quá trình đánh giá.
iHCM được thiết kế với chức năng giúp những người tham gia quá trình đánh giá có thể nhận xét trực tiếp vào bản đánh giá, giúp các bên có thể hỗ trợ, trao đổi, hướng dẫn nhau cùng vì mục tiêu chung của doanh nghiệp/tổ chức.
Việc đánh giá nhân viên không chỉ để xem xét lương, thưởng mà còn là cơ hội để nhà quản lý và nhân viên tương tác và hỗ trợ nhau. Qua đó nhân viên hiểu được quan điểm, mục tiêu, phương thức đánh giá của nhà quản lý; nhà quản lý cũng chỉ dẫn nhân viên trong lúc đánh giá nhằm đạt được kết quả cao hơn.
