Quản lý công việc hiệu quả với Phần mềm iHCM

Đạt thành công trong sự nghiệp là mơ ước của bất kỳ ai trong chúng ta, nhưng để hiện thực hóa ước mơ đó, bạn cần phải thiết lập mục tiêu, lập kế hoạch và quản lý công việc sao cho hiệu quả nhất.

Micheal Dell – nhà sáng lập hãng máy tính lớn nhất thế giới đã từng nói: “Nếu bạn không có được phương pháp quản lý công việc hiệu quả, bạn sẽ không thể nào có những thăng tiến cao hơn, vì vậy, hãy bắt đầu từ những việc làm đơn giản nhất”.

Quản lý công việc sẽ được cho là hiệu quả khi bạn tuân theo 04 bước dưới đây:

1. Thiết lập mục tiêu

Một nhân viên làm việc không có mục tiêu, không có kế hoạch, không có quy trình… thì những công việc của người đó làm bị coi là lãng phí thời gian và không sinh lợi nhuận. Mục tiêu sẽ định hướng cho mọi hoạt động và cũng là động lực để ta hoàn thành tốt công việc của mình. Bước đầu tiên này sẽ cần:

- Xác định điều mình muốn.

- Viết ra những mục tiêu cần thực hiện và đảm bảo thỏa mãn nguyên tắc SMART.

- Đặt ra thời hạn.

- Xác định những trở ngại phải vượt qua.

- Xác định những thứ cần có để đạt được mục tiêu.

- Xác định người sẽ giúp đỡ và sự hợp tác bạn cần để đạt được mục tiêu.

- Lên danh sách mọi thứ phải làm để đạt được mục tiêu.

- Tổ chức lại danh sách việc cần làm

2. Lập kế hoạch công việc

Khi đã có mục tiêu đúng, rõ ràng thì bước tiếp theo là lên kế hoạch công việc thực hiện. Kinh nghiệm của những nhà quản lý thành công cho thấy, để hoàn thành mục tiêu, ta nên:

- Lên kế hoạch công việc chi tiết đến từng tháng rồi đến kế hoạch tuần. Kế hoạch càng cẩn thận và chi tiết bao nhiêu, bạn càng tốn ít thời gian để hoàn thành công việc bấy nhiêu.

- Phân tích các công việc lớn thành những công việc chi tiết.

- Sắp xếp thứ tự ưu tiên và thời gian hoàn thành cụ thể.

- Sử dụng Nguyên tắc 20/80: phân tích để xác định những nhiệm vụ hàng đầu trọng yếu chiếm 10 - 20% nhưng có thể đóng góp đến 80 - 90% thành quả.

3. Thực hiện kế hoạch

Hãy đặt ra các ưu tiên cho danh sách công việc của bạn, tập trung vào 20% quan trọng mang lại 80% kết quả để giảm bớt thời gian làm việc. Chúng ta không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi việc, nhưng chúng ta luôn có đủ thời gian để làm việc quan trọng nhất.

Bạn có thể lựa chọn công việc theo trình tự ưu tiên như ví dụ dưới đây:

- A: Những công việc quan trọng cần thực hiện ngay

- B: Những việc nên làm tuy nhiên chỉ mang lại lợi ích tương đối

- C: Những việc vô thưởng vô phạt, làm hay không cũng ko quan trọng

- D: Những việc có thể giao phó cho người khác

- E: Những công việc có thể gạt bỏ, không quan tâm trong thời gian này

Sau đây là phương pháp giúp tập trung vào những việc quan trọng và hoàn thành dứt điểm công việc:

- Lập danh sách các việc cần làm trong ngày.

- Phân chia, sắp xếp thứ tự công việc phải làm hoặc chuyển cho người khác làm .

- Xác định đâu là công việc trọng yếu để có kết quả tốt nhất.

- Chuẩn bị mọi thứ để bắt đầu và hoàn thành công việc.

- Rèn luyện thói quen sẵn sàng và bắt đầu công việc mà không bị gián đoạn bởi các yếu tố khác.

Chú ý: Hãy lặp lại những công việc trên trong 21 ngày liên tục để tạo thành thói quen

4. Hoàn thành dứt điểm công việc để tiến gần hơn đến mục tiêu

Chu trình bắt đầu công việc rồi dừng lại, lại bắt đầu rồi dừng lại, cứ lần nữa sẽ gây lãng phí rất nhiều thời gian và khiến chúng ta phải mất công tạo dựng lại động lực và lấy lại quán tính. Theo nghiên cứu cho thấy việc dừng công việc rồi bắt đầu lại có thể tiêu tốn thời gian lên đến 5 lần so với việc chúng ta hoàn toàn chuyên tâm vào công việc từ lúc bắt đầu cho đến khi thành công.

Ứng dụng iHCM để quản lý công việc hiệu quả

1. Xác định chính xác mục tiêu

Phần mềm quản lý công việc iHCM giúp phân bổ mục tiêu từ cấp lãnh đạo xuống các phòng ban và xuống đến từng nhân viên. Do đó, nhân viên biết chính xác mục tiêu của bản thân và mục tiêu đó đóng vai trò như thế nào đối với mục tiêu của tổ chức.

2. Lập kế hoạch thực hiện

Giúp cá nhân có thể lập kế hoạch công việc gắn với từng mục tiêu và xác định thời gian hoàn thành cụ thể.

Sắp xếp kế hoạch công việc và thứ tự ưu tiên của công việc bằng cách kéo thả, đưa các công việc quan trọng cần thực hiện lên trên hoặc chuyển qua đang tiến hành để thực hiện.

Nhìn vào bảng công việc của cả nhóm để sắp xếp, phân công công việc phù hợp.

3. Thực hiện công việc

- Biết được hôm nay cần làm gì?

- Công việc quan trọng nào cần thực hiện ngay.

- Chuyển, phân công công việc cho người khác dễ dàng.

- Phối hợp làm việc nhóm bằng cách tương tác, phản hồi, chia sẻ như mạng xã hội.

- Ghi chú các công việc mới, các ý tưởng mới.

- Dọn dẹp, loại bỏ những công việc không cần thiết ra khỏi suy nghĩ.

- Công nghệ điện toán đám mây giúp theo dõi và tương tác công việc mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị.