Ứng dụng Kanban trong quản lý dự án (Phần 2) - 4 Nguyên tắc nền tảng

Nếu bạn tuân thủ các nguyên tắc và thực tiễn này, bạn sẽ có thể sử dụng Kanban thành công để tối đa hóa lợi ích cho quy trình kinh doanh của mình, chẳng hạn như: cải thiện việc lưu thông, giảm thời gian quay vòng hàng tồn kho, tăng giá trị cho khách hàng. 

4 Nguyên tắc nền tảng

• Bắt đầu với những gì bạn đang làm:
• Phương pháp Kanban (sau đây gọi là Kanban) nhấn mạnh tất cả các quy trình đã có ở thời điểm hiện tại sẽ không bị thay đổi ngay lập tức. Tất cả sẽ được thay đổi dần từng bước theo thời gian để nhóm làm việc sẽ dễ dàng tiếp nhận.
• Đồng thuận với sự thay đổi và cải tiến:
• Kanban khuyến khích bạn thực hiện những thay đổi từng chút một thay vì thực hiện những thay đổi căn bản có thể dẫn đến sự phản kháng trong nhóm và tổ chức.
• Tôn trọng vai trò, trách nhiệm và chức danh công việc hiện tại:
• Không giống như các phương pháp khác, Kanban không áp đặt bất kỳ sự thay đổi nào trong cơ cấu tổ chức. Do vậy, để Kanban hoạt động tốt không cần thiết thay đổi vai trò và chức năng hiện có. Nhóm làm việc sẽ cùng nhau xác định và thực hiện bất kỳ thay đổi nào là cần thiết. Nguyên tắc này giúp cho các tổ chức vượt qua được sự kháng cự và nỗi sợ hãi đặc trưng khi tổ chức có tiến hành bất cứ sự thay đổi nào.
• Khuyến khích các hành vi dẫn dắt ở tất cả các cấp:
• Kanban khuyến khích cải tiến liên tục ở tất cả các cấp của tổ chức và chỉ ra rằng các hành vi dẫn dắt không nhất thiết xuất phát từ các nhà quản lý cấp cao. Những người ở các cấp khác nhau có thể cung cấp thêm ý tưởng và thể hiện khả năng dẫn dắt để thay đổi cách thức cung cấp sản phẩm và dịch vụ của họ.

Một ví dụ tuyệt vời về hệ thống Kanban được sử dụng ngày nay tại Tokyo Imperial Palace Gardens ở Nhật Bản. Các nhân viên ở đây sử dụng một phương pháp hoàn hảo để hạn chế lưu lượng khách tham quan. Mỗi du khách nhận được một thẻ nhựa ở lối vào, và phải trả lại thẻ khi rời khỏi khu vườn. Bởi vì tổng số thẻ được giới hạn một cách có ý nghĩa, chỉ có một số lượng du khách có thể đi dạo qua cung điện trong một thời gian nhất định. Khách tham quan mới tới phải chờ xếp hàng chờ đến lượt tiếp theo . Mọi người có quyền tham quan cung điện là miễn phí, nhưng nó chỉ được cấp nếu thẻ được phát trước có sẵn.

(Còn tiếp)