5 Giai đoạn phát triển nhóm trong một dự án và vai trò của lãnh đạo nhóm

Làm việc nhóm là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của dự án và việc phát triển nhóm dự án hiệu quả là một trong những trách nhiệm hàng đầu của nhà quản trị dự án.

Lợi ích khi có một nhóm làm việc hiệu quả

- Rút ngắn thời gian thực hiện và nâng cao chất lượng thực hiện công việc

- Tạo ra môi trường làm việc mà các kiến thức và kinh nghiệm của các cá nhân bổ trợ cho nhau, các quyết định đưa ra toàn diện và phù hợp hơn

- Chúng ta có đủ khả năng hoàn thành một dự án hoàn chỉnh trong khi mỗi cá nhân chỉ có thể hoàn thành một phần việc

- Tạo cơ hội cho các thành viên tự học hỏi lẫn nhau, cải thiện thái độ và cách cư xử của mình

- Giúp phá bỏ bức tường ngăn cách, tăng cường cơ hội trao đổi và tạo sự thân thiện, cởi mở giữa các thành viên

5 Giai đoạn phát triển nhóm trong một dự án và Vai trò của lãnh đạo nhóm/nhà quản trị dự án

Quá trình xây dựng và phát triển một đội nhóm thường trải qua 5 giai đoạn. Thực tế, khi tham gia vào một nhóm để thực hiện một dự án, chúng ta cũng đã từng trải qua những giai đoạn này, một cách vô thức mà chúng ta không nhận ra. Có những lúc cảm thấy cẳng thẳng, chống đối và bất hoà với các thành viên khác trong nhóm, hay cảm thấy mù mờ về phương hướng mà bạn đang đi, đọc tiếp 5 giai đoạn phát triển nhóm dưới đây, chúng ta sẽ hiểu đó là những điều hiển nhiên sẽ trải qua để hoàn thành mục tiêu/dự án chung.

1. Giai đoạn hình thành

Trong giai đoạn này, nhóm được thành lập. Các thành viên được thêm vào nhóm sẽ có tâm lý băn khoăn về cách họ phù hợp với những người khác, khả năng và kỹ năng của họ so với người khác như thế nào. Họ tìm kiếm ở người lãnh đạo nhóm/quản trị dự án sự rõ ràng và chỉ đạo.

Lúc này, vai trò của người lãnh đạo nhóm/quản trị dự án sẽ cần:

- Giúp các thành viên nắm rõ mục đích của nhóm và xác lập các mục tiêu cụ thể.

- Thống nhất các quy tắc chung đảm bảo hoạt động nhóm.

- Quan sát, đánh giá các thành viên và có sự phân công nhiệm vụ phù hợp. Phân tích nhân sự, giao việc và xác định mức độ cân bằng.

2. Giai đoạn xung đột

Đây là giai đoạn đối mặt với những xung đột trong nội bộ nhóm.

Mâu thuẫn xuất phát từ sự khác biệt về phong cách làm việc, cách cư xử, quan điểm, văn hóa... hoặc sự lo lắng của các thành viên nhóm khi không thấy sự tiến triển của công việc. Dẫn đến, nhóm khó đi đến các quyết định dựa trên sự đồng thuận, đổ lỗi lẫn nhau,vv...

Các thành viên thường không thể tập trung vào công việc hướng đến mục đích chung, tuy nhiên họ cũng bắt đầu hiểu nhau hơn.

Vai trò của người lãnh đạo nhóm/quản trị dự án: Giúp nhóm vượt qua giai đoạn này bằng cách đảm bảo mọi người lắng nghe nhau, hiểu quan điểm của nhau và tôn trọng sự khác biệt của nhau. Tất cả đều mang lại một quan điểm độc đáo cho dự án và tất cả sẽ có ý tưởng để chia sẻ. Tạo điều kiện cho các cuộc trao đổi trong các cuộc họp nhóm để giữ cho nhóm đi đúng hướng.

3. Giai đoạn bình thường hoá

Giai đoạn ổn định bắt đầu khi tập thể hóa giải được những xung đột, đạt được sự đồng nhất trong quan điểm. Đây là giai đoạn hình thành chuẩn mực trên cơ sở tin tưởng và gia tăng sự hợp tác, gắn bó giữa các thành viên. Các cuộc đối thoại, tranh luận sẽ cởi mở và hướng đến công việc nhiều hơn, tiến tới sự tự ý thức của từng cá nhân về vai trò của mình trong đội. Đồng thời nhóm thống nhất được những nguyên tắc và chuẩn mực chung trong cách thức tổ chức đội, phương pháp và quy trình làm việc (thay vì chỉ định một chiều từ trưởng nhóm).

Các hành vi thường gặp trong Giai đoạn bình thường hóa:

- Chấp nhận tư cách thành viên trong đội

- Thân thiện, tin tưởng lẫn nhau, chia sẻ những chuyện riêng tư

- Có khả năng đưa ra những phê bình mang tính xây dựng

- Cố gắng đạt được sự hoà hợp trong đội bằng việc tránh những xung đột

- Hình thành và duy trì những quy tắc cơ bản cũng như những ranh giới của đội

- Có cảm giác gắn kết, hoà mình, đồng thời có mục tiêu chung với đội

4. Giai đoạn trôi chảy

Đội ổn định thành một hệ thống có tổ chức, hoạt động hiệu quả trên cơ sở trao đổi ý kiến một cách tự do và thẳng thắn. Các thành viên làm việc nhiệt tình, chủ động và tích cực vì thành công chung của cả đội. Tinh thần đồng đội mới được bộc lộ rõ nét và sâu sắc nhất: phối hợp với nhau nhịp nhàng, mỗi thành viên biết mình phải làm gì và được người khác kỳ vọng ra sao... Dự án được hoàn thành chất lượng, đúng thời gian cam kết.

Các hành vi thường gặp trong giai đoạn trôi chảy:

- Các thành viên hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của nhau

- Tự thay đổi có tính xây dựng

- Khả năng đương đầu hay giải quyết vấn đề của đội

- Có sự gắn bó chặt chẽ với đội

Là lãnh đạo, bạn có thể:

- Giao phó nhiều nhiệm vụ nhất cho các thành viên nhóm

- Tập trung vào việc phát triển thành viên trong đội ngũ

5. Giai đoạn ngưng lại

Các nhóm dự án tồn tại chỉ trong một thời gian nhất định và sẽ kết thúc sau khi dự án đã hoàn thành. Tuy nhiên, các thành viên trong nhóm có thể cảm giác mất man, hụt hẫng vì:

- Họ thích những thói quen

- Họ đã phát triển các mối quan hệ làm việc chặt chẽ với các đồng nghiệp

- Họ thấy tương lai không chắc chắn

Đây là giai đoạn để các đội nhóm ghi nhận/ăn mừng những thành công đã đạt được, chia sẻ và nắm bắt các thực tiễn tốt nhất cho các dự án trong tương lai.