Là nhân viên văn phòng, tôi đã dùng phần mềm quản lý công việc iHCM hàng ngày như thế nào?

Tôi là nhân viên phòng kinh doanh, đôi khi công việc chồng chất khiến tôi luống cuống loay hoay với một núi việc định sẵn trong đầu, thôi thì viết tạm trên 1 tờ note, 1 tờ note nữa… note chồng note dán trước mặt, rồi những dòng dài nhiều chữ trên trang giấy A4, bỗng dưng sếp gọi nhắc việc này việc kia. Thật rối tung!

Và tôi cá rằng, có những lúc bạn cũng khó tránh khỏi tình trạng trên giống như tôi.

Mọi thứ đã thay đổi khi ban lãnh đạo công ty tìm hiểu và quyết tâm áp dụng phần mềm quản lý công việc iHCM, tôi đã nhanh chóng thoát khỏi sự bủa vây của những tờ note, những trang giấy ghi vội công việc.

Tôi đã dùng iHCM để quản lý công việc hàng ngày như sau:

1. Lên checklist công việc mỗi ngày qua bảng Kanban công việc cá nhân

Ghi công việc ra giấy note, ra sổ hay bất kỳ tờ giấy nào và dán trước mặt là thói quen thường xuyên của tôi. Công việc lu bu, đầu óc hay quên và đôi khi là tính có phần bừa bãi khiến công việc của tôi xáo trộn hoàn toàn.

Nhưng kể từ khi có phần mềm quản lý công việc iHCM, công việc của tôi được sắp xếp hết sức đơn giản và trực quan trên bảng công việc Kanban của iHCM. Tôi không phải lục mọi nơi để đi tìm giấy note hay bất kỳ loại giấy hay sổ sách nào nữa, mỗi sáng ngồi vào bàn làm việc, chỉ cần nhanh chóng đăng nhập vào ứng dụng iHCM, thao tác tạo nhanh công việc trở nên thật đơn giản.

Không chỉ trong văn phòng, dù bạn đang ra ngoài, đi công tác, bạn vẫn có thể lên checklist công việc từ những vật dụng bất ly thân ấy chính là chiếc smartphone hay tablet sẵn có của mình.

Điểm lợi khi quản lý công việc qua bảng Kanban của iHCM là tôi có thể dễ dàng nhìn khối lượng công việc giữa các ngày, những công việc nào chưa bắt đầu, đang tiến hành hay đã hoàn thành – một tính năng mà giấy note khó có thể hỗ trợ tốt.

2. Quản lý công việc mọi lúc từ mọi nơi, thực hiện công việc hướng mục tiêu

Tôi có thể quản lý công việc mọi lúc từ mọi nơi cũng giống như khi tạo công việc.

Nếu bạn có tật đãng trí như tôi, phần mềm quản lý công việc iHCM sẽ xóa tan lo lắng đó của bạn. Hãy check ngay bảng công việc của bạn, bạn sẽ biết công việc nào còn dang dở, công việc nào quan trọng và khẩn cấp cần bạn hoàn thành ngay, đặc biệt những công việc bạn tạo đều gắn với một mục tiêu cụ thể. Như vậy có nghĩa, bạn không bị lãng phí thời gian làm việc vào những việc vô ích.

3. Giám sát, theo dõi tiến độ thực hiện công việc của cá nhân

Trong list các công việc tôi đã liệt kê, có những công việc tôi có thể hoàn thành trong ngày, nhưng cũng có những công việc quan trọng đòi hỏi tôi phải chia nhỏ và thực hiện trong nhiều ngày. Những tờ note không thế giúp tôi nắm bắt tiến độ thực hiện từng công việc nhưng phần mềm quản lý công việc thì có thể. 

Từ bảng công việc cá nhân, tôi có thể điều chỉnh thời gian tập trung vào những việc quan trọng và hoàn thành kịp tiến độ. Hơn nữa, với những công việc quan trọng, tôi có thể tạo checklist những công việc nhỏ để cập nhật % hoàn thành.

4. Trao đổi công việc với những thành viên cùng phối hợp

Để hoàn thành một mục tiêu lớn mà phòng Kinh doanh của chúng tôi đảm nhiệm, sếp đã phân công công việc cho các thành viên trong nhóm phối hợp cùng nhau. Sếp gắn công việc cho một thành viên cụ thể và thêm người phối hợp. Lịch sử mọi thông tin công việc đều được trao đổi, lưu lại trên hệ thống phần mềm iHCM và đồng bộ dữ liệu trên tất cả các thiết bị.

Như vậy, chúng tôi sẽ đẩy nhanh công việc, giảm thời gian cho những buổi họp, sếp có thời gian chuyên tâm hơn cho những kế hoạch lớn của phòng.

5. Phản hồi kịp thời ngay trên phần mềm theo thời gian thực

Công ty chúng tôi có trụ sở tại thủ đô và hai chi nhánh khác nằm tại hai thành phố lớn, phòng Kinh doanh của chúng tôi thường xuyên có những chuyến công tác tại các chi nhánh cũng như đi gặp gỡ khách hàng tại các tỉnh, thành phố khác.

Trước kia, khi chưa áp dụng phần mềm, chúng tôi trao đổi công việc qua những cuộc điện thoại, qua những email gửi vội bằng laptop. Nhưng kể từ khi ban lãnh đạo quyết định dùng phần mềm iHCM, thực sự chúng tôi đã được nhờ rất nhiều qua “nhân viên chuyển phát nhanh” này, mọi thông tin công việc, báo cáo tình hình công việc, đều được chúng tôi phản hồi và gửi ngay trên phần mềm. Tại thời điểm đó, sếp chúng tôi có thể nhận ngay theo thời gian thực. Khoảng cách và thời gian thực sự đã không làm ảnh hướng tới tiến độ hoàn thành mục tiêu, công việc của chúng tôi.

6. Ghi chép trong cuộc họp

Tham gia các cuộc họp là hoạt động thường nhật của tôi cũng như nhiều bạn nhân viên văn phòng khác. Chúng tôi có một cuộc họp duy nhất trong tuần, tại đây, chúng tôi trao đổi, thống nhất công việc đang tiến hành, rút kinh nghiệm từ những công việc đã hoàn thành và tạo lập những công việc mới. Thay bằng tay cầm bút, tay cầm sổ ghi chép nội dung trao đổi cuộc họp, những công việc cấp trên phân công, tôi có thể dùng smartphone/tablet của tôi, đăng nhập vào ứng dụng iHCM, vào phần “Ghi chú” và note. Những thông tin ghi lại sẽ được đồng bộ trên mọi thiết bị được cài đặt ứng dụng iHCM, tránh trường hợp giấy hoặc sổ bạn dùng để note bị mất hoặc thất lạc.

Có một điều tôi sẽ lưu ý bạn khi tham gia các cuộc họp, chỉ nên dùng các thiết bị cá nhân với mục đích công việc, tuyệt đối không nên dùng vào việc cá nhân trước khi sếp mời bạn ra ngoài.

Trên đây là những lợi ích mà chính tôi đã trải nghiệm và thu nhận được sau một thời gian sếp ốp sử dụng Hệ thống phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM. Tùy theo đặc thù công việc, mà bạn có thể áp dụng theo cách riêng của mình sao cho mọi công việc của bạn được sắp xếp gọn gàng, nhất là tiến độ công việc đạt hiệu quả cao, mục tiêu nhanh chóng được hoàn thành. Đừng ngần ngại, hãy chia sẻ thêm với chúng tôi nếu bạn còn thấy lợi ích khác từ phần mềm này mang lại!

Phần mềm quản lý công việc iHCM - Công cụ hữu hiệu cho các nhà quản lý

Phần mềm quản lý công việc iHCM hỗ trợ nhà quản lý giao việc, theo dõi, giám sát tiến độ hoàn thành công việc không chỉ của cá nhân mà còn của một nhóm nhân viên theo dạng bảng Kanban và Lịch làm việc. Với giao diện trực quan, sinh động, nhà quản lý có thể dễ dàng xác định những công việc liên quan tới từng nhân viên dưới quyền mà mình cần tập trung theo sát và có điều chỉnh kịp thời.

Đơn giản – Dễ dùng – Thời gian thực là 03 ưu thế nổi trội của phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM. Các thành viên trong nhóm/bộ phận có thể cộng tác thực thi công việc nhờ thông báo cùng lúc qua email cũng như trên màn hình thiết bị di động theo thời gian thực, việc hỗ trợ cộng tác qua máy di động hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp nếu nhiệm vụ của nhân viên cũng như quản lý đòi hỏi hay phải di chuyển bên ngoài văn phòng.

Bằng việc kết nối giữa quản lý và nhân viên qua máy tính hoặc qua các thiết bị di động, iHCM đã thực sự hỗ trợ việc cộng tác trong doanh nghiệp trở nên thuận tiện mọi lúc, mọi nơi.

Được thiết kế tối ưu cho màn hình chạm, khi sử dụng phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM, người dùng có thể cập nhật trạng thái, tiến độ công việc bằng cách kéo, thả các thẻ trên bảng Kanban một cách nhanh chóng, thân thiện và thuận tiện nhất. Tính năng này đặc biệt hữu ích, tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý bận rộn thường sử dụng các thiết bị di động thông minh như máy tính bảng và điện thoại di động thông minh.

Tải tài liệu "Ứng dụng iHCM quản lý công việc" hoàn toàn miễn phí!

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.