Quản lý công việc hiệu quả bằng bảng KANBAN

Ngày nay, các doanh nghiệp thường xuyên gặp phải tình trạng quá tải trong công việc và gặp các triệu chứng stress dẫn tới hiệu suất công việc giảm đi trông thấy. Vì vậy, chúng ta cần có những phương pháp làm việc hiệu quả để sắp xếp công việc khoa học hơn và nâng cao hiệu suất rõ rệt.

Có rất nhiều cách quản lý công việc và ngày nay mô hình Kanban vẫn là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp. Phương pháp Kanban được phát triển ở Nhật Bản sau chiến tranh Thế giới thứ 2 và được ông M.OHNO áp dụng ở Toyota Motor từ những năm 1959 và đến nay vẫn được Thế giới tin dùng. iHCM cũng áp dụng phương pháp đơn giản này để quản lý công việc của cá nhân và cả nhóm trong doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp chúng ta hiểu rõ hơn thế nào là quản lý công việc theo phương pháp Kanban và cách quản lý công việc theo bảng Kanban trong iHCM.

Quản lý công việc một cách đơn giản

Nguyên tắc của phương pháp này rất đơn giản. Công việc của bạn sẽ được đặt trên 3 cột: To do( kế hoạch), Doing (đang thực hiện) và Done (đã hoàn thành). Đầu tiên bạn cần lập kế hoạch công việc trong ngày/tuần và đặt trên trạng thái To do. Điều này sẽ giúp bạn có được trình tự và thực hiện công việc bài bản hơn. Nhiều người bắt tay vào làm ngay việc được giao mà không suy nghĩ, tính toán. Đó không phải là cách hay. Trong các công việc cần làm bạn nên sắp xếp độ ưu tiên theo giá trị (cái nào có giá trị thì làm trước), ta có thể mất ít công sức hơn mà làm được nhiều giá trị hơn (theo quy tắc Pareto, 80-20).

Khi quyết định làm việc gì, ta sẽ chuyển công việc sang cột Doing và ghi thời gian lên trên từng công việc. Tránh để các công việc chồng chéo lên nhau sẽ gây mất tập trung và không biết nên làm gì ưu tiên.

Khi làm xong việc gì thì chuyển sang cột Done, lưu ngày hoàn thành trên từng công việc để phục vụ công tác báo cáo và đánh giá về sau. Việc đặt một công việc sang cột Done chứ không vứt đi sẽ giúp bạn nhìn thấy được tiến độ công việc, tạo giá trị thúc đẩy bản thân. Đó là một trong những lợi ích của trực quan hóa (visualization).

Quản lý công việc của cá nhân và nhóm trong iHCM

iHCM áp dụng phương pháp quản lý công việc của cá nhân và nhóm trong bảng Kanban, mỗi công việc của nhân viên được thể hiện bằng các thẻ và được hiển thị trên một dòng. Như vậy chỉ cần nhìn qua bảng kanban này nhà quản lý có thể xác định được ngay những công việc liên quan tới từng cá nhân mà mình cần tập trung theo sát trước khi xem chi tiết từng công việc của nhân viên dưới quyền. 

Kéo thả trong bảng Kanban quản lý công việc nhóm - iHCM

Trong từng công việc, iHCM sẽ cung cấp chi tiết số giờ thực hiện cho từng công việc, trạng thái tiến độ với 5 mức cảnh báo: Quá hạn, nguy cấp, cảnh báo, cần chú ý, đúng tiến độ, hoàn thành; Chọn thứ tự ưu tiên cho từng công việc; Mức độ quan trọng trên từng công việc; Người phối hợp liên quan cho công việc; Chuyển công việc qua lại trên bảng kanban công việc nhóm; Lọc công việc theo mục tiêu của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, iHCM thiết kế tối ưu cho màn hình chạm, người sử dụng có thể kéo và thả các thẻ Kanban trên màn hình để tương tác với hệ thống một cách nhanh chóng, thân thiện và thuận tiện nhất. Tính năng này đặc biệt hữu ích, tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý sử dụng thiết bị di động tablet (Như iPad, Galaxy Notes,...) cũng như các máy tính di động có hỗ trợ màn hình chạm.

Chỉ bằng cách quản lý công việc đơn giản như thế này sẽ giúp ích cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc sắp xếp và giám sát công việc. Qua đó, nhà quản lý sẽ biết phân bổ nguồn lực một cách tối ưu hơn.

Xem thêm:

 - Cách quản lý mục tiêu theo Google, Apple, Metro
 - Cách quản lý công việc trong phần mềm iHCM
 - Đánh giá hiệu suất và năng lực của nhân viên

Phần mềm quản lý công việc iHCM - Công cụ hữu hiệu cho các nhà quản lý

Phần mềm quản lý công việc iHCM hỗ trợ nhà quản lý giao việc, theo dõi, giám sát tiến độ hoàn thành công việc không chỉ của cá nhân mà còn của một nhóm nhân viên theo dạng bảng Kanban và Lịch làm việc. Với giao diện trực quan, sinh động, nhà quản lý có thể dễ dàng xác định những công việc liên quan tới từng nhân viên dưới quyền mà mình cần tập trung theo sát và có điều chỉnh kịp thời.

Đơn giản – Dễ dùng – Thời gian thực là 03 ưu thế nổi trội của phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM. Các thành viên trong nhóm/bộ phận có thể cộng tác thực thi công việc nhờ thông báo cùng lúc qua email cũng như trên màn hình thiết bị di động theo thời gian thực, việc hỗ trợ cộng tác qua máy di động hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp nếu nhiệm vụ của nhân viên cũng như quản lý đòi hỏi hay phải di chuyển bên ngoài văn phòng.

Bằng việc kết nối giữa quản lý và nhân viên qua máy tính hoặc qua các thiết bị di động, iHCM đã thực sự hỗ trợ việc cộng tác trong doanh nghiệp trở nên thuận tiện mọi lúc, mọi nơi.

Được thiết kế tối ưu cho màn hình chạm, khi sử dụng phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM, người dùng có thể cập nhật trạng thái, tiến độ công việc bằng cách kéo, thả các thẻ trên bảng Kanban một cách nhanh chóng, thân thiện và thuận tiện nhất. Tính năng này đặc biệt hữu ích, tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý bận rộn thường sử dụng các thiết bị di động thông minh như máy tính bảng và điện thoại di động thông minh.

Tải tài liệu "Ứng dụng iHCM quản lý công việc" hoàn toàn miễn phí!

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.