Hướng dẫn quản trị phần mềm iHCM

1. Quản trị mục tiêu, công việc

1.1 Quy trình tạo mục tiêu

Việc ai là người được tạo mục tiêu cho ai sẽ chạy theo “quy trình tạo mục tiêu” trên phần mềm. Khi thiết lập, phần mềm đã tạo ra một số quy trình mặc định trên phần mềm như:

- Quản lý cấp trên tạo mục tiêu cho nhân viên cấp dưới
- Quản lý uỷ quyền tạo mục tiêu cho nhân viên
- Nhân viên tự tạo mục tiêu cho bản thân

Bạn cũng có thể chỉnh sửa hoặc thêm quy trình phù hợp với thực tế doanh nghiệp bằng cách vào “Mục tiêu công việc” -> “Quản trị mục tiêu công việc” -> “Quy trình tạo mục tiêu”.

Click vào nút “Thêm mới” để thêm mới quy trình hoặc click vào biểu tượng  để chỉnh sửa quy trình. Bạn có thể sửa quy trình để phù hợp và chỉ áp dụng cho một phòng ban hoặc cá nhân. 

1.2 Thư viện mục tiêu

Trong phần mềm iHCM đã có thư viện mẫu hơn 1000 mục tiêu cho các vị trí công tác khác nhau, bạn có thể lựa chọn, chỉnh sửa các mục tiêu từ thư viện mục tiêu của iHCM, hoặc tạo một bộ thư viện mục tiêu riêng cho đơn vị mình. Bạn vào thư vện mục tiêu bằng cách vào “Mục tiêu công việc” -> “Quản trị mục tiêu công việc” -> “Thư viện mục tiêu”.

Sau khi có thư viện mục tiêu, người dùng khi tạo mục tiêu có thể lựa chọn mục tiêu từ thư viện mục tiêu bằng cách bấm vào nút “Tạo từ thư viện mục tiêu”.

1.3 Bảng mục tiêu

Bảng mục tiêu giúp bạn nhóm các mục tiêu thành một nhóm ví dụ: Bảng mục tiêu 2017, Bảng mục tiêu 2018… Khi kết thúc chu kỳ, bạn có thể ẩn bảng mục tiêu đó đi để tránh hiển thị quá nhiều mục không cần thiết gây xao lãng và thêm mới bảng mục tiêu khác.

Bạn click vào ô trạng thái để ẩn bảng mục tiêu hoặc mở bảng mục tiêu đã ẩn. Bấm vào nút “thêm mới” để thêm một bảng mục tiêu mới.

Bạn lựa chọn loại bảng mục tiêu là BSC hay bảng mục tiêu cơ bản. Với bảng mục tiêu BSC, các mục tiêu sẽ được phân chia làm 4 khía cạnh theo BSC là tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, đào tạo phát triển. Nếu bạn không làm theo BSC, bạn có thể chọn bảng mục tiêu cơ bản và phân nhóm mục tiêu tuỳ thuộc vào đặc thù của doanh nghiệp.

Sau khi chọn xong, phần mềm sẽ mở ra chi tiết để bạn cập nhật tên nhóm mục tiêu hoăc thêm mới nhóm mục tiêu.

1.4 Cấu hình chia sẻ mục tiêu nhân viên và mục tiêu đơn vị

Việc chia sẻ mục tiêu/công việc trên phần mềm được quy định theo 5 quyền chi tiết:

          o Quyền đọc: Được xem công việc
          o Quyền thông báo: Được xem và nhận thông báo liên quan đến công việc
          o Quyền Thảo luận: Được xem, nhận thông báo, thảo luận trên công việc
          o Quyền Báo cáo: Được xem, nhận thông báo, thảo luận, cập nhật tiến độ của công việc
          o Quyền ghi: Bao gồm các quyền trên và quyền sủa tên, thay đổi thời gian hoàn thành công việc

Bạn có thể xem và chỉnh sửa cấu hình mặc định trên phần mềm bằng cách vào “Mục tiêu công việc” -> “Quản trị mục tiêu công việc” -> “Cấu hình chia sẻ mục tiêu nhân viên” -> “Cấu hình chia sẻ mục tiêu đơn vị”.

• Mô tả: Nội dung của cấu hình
• Vai trò: Vai trò của những người trong đơn vị đối với mục tiêu
          o Người tạo mục tiêu: Người tạo ra mục tiêu đó
          o Người nhận mục tiêu: Người phụ trách mục tiêu đó
          o Đại diện chính của đơn vị: là đại diện chính của đơn vị/phòng ban nhân viên tham gia
          o Quản lý trực tiếp: Người quản lý trực tiếp phía trên theo cây sơ đồ quản lý
          o Quản lý cấp trên: Những người quản lý phía trên theo cây sơ đồ tổ chức
          o Quản lý uỷ quyền: Người quản lý uỷ quyền trong hồ sơ nhân viên
          o Cùng đơn vị công tác: Những người cùng chung phòng ban
          o Tất cả nhân viên: Tất cả những người có tài khoản trong phần mềm
          o Ngoài ra trong trường hợp đặc biệt bạn có click vào dấu “+” bên cạnh “Vai trò” để thêm mới một người, hoạc nhóm hoặc phòng ban bất kỳ không thuộc các quyền trên

Trên phần mềm đã có sẵn mặc định 2 cấu hình chia sẻ: Chung và Riêng, bạn có thể chỉnh sửa lai cấu hình chia sẻ mặc định cho phù hợp với quy trình thực tế của doanh nghiệp

Đặc biệt: Đối với người dùng sử dụng phiên bản Enterprise có thể thiết lập cấu hình mới để phù hợp với đặc điểm của đơn vị, click vào nút  để thiết lập một cấu hình mới cho đơn vị. Điền các thông tin: Tên mức độ chia sẻ, mô tả chi tiết và check chọn quyền cho từng vai trò.

1.5 Cấu hình thông báo cập nhật mục tiêu công việc

Khi có bất kỳ thay đổi trên mục tiêu/công việc, phần mềm iHCM sẽ tự động gửi các thông báo cho những người có liên quan. Người dùng cũng có thể tuỳ chỉnh để lựa chọn thông báo khi những mục nào trên mụ c tiêu/công việc có sự thay đổi bằng cách vào “Mục tiêu và công việc” -> “Quản trị mục tiêu công việc” -> “ Thông báo cập nhật mục tiêu, công việc”, tích chọn vào các trường thông tin mục tiêu, công việc cần gửi thông báo.

Đối với cá nhân, bạn cũng có thể lựa chọn bạn muốn nhận thông báo khi thay đổi những thông tin gì, thông báo ngay tức thì hay thông báo vào thời gian cố định bằng cách click vào avata cá nhân góc trên bên phải màn hình, chọn “Thiết lập người dùng”.

1.6 Cấu hình vai trò công việc

Khi thêm người phối hợp cho công việc, người sử dụng có thể lựa chọn vai trò của họ đối với công việc đó. Tương ứng với từng vai trò người phối hợp sẽ có các quyền khác nhau trên công việc đó (Quyền đọc, thông báo, thảo luận, báo cáo, ghi). Hiện trên phần mềm mặc định sẵn một số vai trò sau:
          • Người tham gia thảo luận
          • Người báo cáo
          • Người hỗ trợ

Người quản trị có thể xem và sửa phân quyền cho từng vai trò hoặc thêm một vai trò mới bằng cách vào “Mục tiêu và công việc” -> “Quản trị mục tiêu công việc” -> “Vai trò công việc”.

Click Chức năng để cập nhật thay đổi quyền hoặc click vào Thêm mới để thêm một vai trò mới và phân quyền cho vai trò đó.

1.7 Quản lý các trường thông tin mở rộng công việc (Bản Enterprise)

Khi tạo công việc, ngoài các trường thông tin mặc định đã có trên phần mềm, bạn cũng có thể thêm các trường thông tin khác tuỳ theo đặc thù của doanh nghiệp bằng cách vào “Mục tiêu công việc” -> “Quản trị mục tiêu công viêc” -> “Quản lý trường thông tin mở rộng công việc”.

Bạn thực hiện các bước sau:

- Bước 1: Thêm mới trường thông tin vào danh sách
- Bước 2: Thêm mới nhóm trường thông tin
- Bước 3: Lựa chọn các trường thông tin trong danh sách đưa vào nhóm

Sau khi bạn thêm xong nhóm trường thông tin, khi tạo công việc bạn chọn nhóm mục tiêu, phần mềm sẽ hiện ra các trường thông tin theo nhóm bạn đã thiết lập.

1.8 Thiết lập quyền xem báo cáo mục tiêu/công việc

• Quy trình áp dụng trên phần mềm:

Những người đại điện của đơn vị cấp trên mặc định sẽ được xem báo cáo mục tiêu công việc của các nhân viên trong phòng ban họ quản lý và các phòng ban cấp dưới. Ví dụ: Giám đốc xem được báo cáo của tất cả công ty, phòng ban/nhân viên, trưởng phòng xem được báo cáo của phòng ban/nhân viên trong phòng ban, nhân viên xem báo cáo mục tiêu/công việc của mình.

• Thiết lập quyền xem báo cáo

Trong những trường hợp đặc biệt, người dùng có thể thiết lập cho những người không liên quan đến quy trình trên có thể xem báo cáo của một phòng ban bất kỳ bằng cách vào “Mục tiêu và công việc” -> “Quản trị mục tiêu công việc” -> “Thiết lập quyền báo cáo”.

Lựa chọn nhân viên xem báo cáo, Tích chọn Loại báo cáo và Đơn vị được phép báo cáo.

Lưu ý:Nếu đơn vị lựa chọn có đơn vị cấp dưới trực thuộc mặc định người đó sẽ được xem báo cáo của đơn vị đó và các đơn vị cấp dưới theo cây sơ đồ tổ chức.

2 Quản trị trung tâm nhân lực

2.1 Quản lý danh sách nhân viên

Ngưởi quản trị trung tâm nhân lực trên phần mềm, sau khi thêm mới danh sách nhân viên sử dụng sẽ có quyền quản lý danh sách người dùng, khoá hoặc thay đổi tài khoản, mật khẩu đăng nhập, thiết lập quyền quản trị cho các tài khoản.....

Bạn vào “Trung tâm nhân lực” -> “Hồ sơ của tôi” hoặc “Quản trị nhân viên” -> “Danh sách nhân viên” tại đây phần mềm thể hiện danh sách toàn bộ nhân viên được cấp tài khoản để sử dụng phần mềm

Bấm vào nút chức năng tương ứng với từng nhân viên và chọn thao tác cần thực hiện:

- Cập nhật thông tin nhân viên: Để xem và thay đổi các thông tin trong hồ sơ nhân viên
- Khoá: Khoá tài khoản nhân viên khi người đó nghỉ việc
- Đổi tài khoản: Thay đổi tài khoản đăng nhập của nhân viên
- Đổi mật khẩu: Người quản trị có thể tự thiết lập mật khẩu cho tài khoản của nhân viên
- Thiết lập quyền quản trị: Phân quyền quản trị cho tài khoản đó
- Chuyển quyền quản lý nhân viên: Chuyển toàn bộ những nhân viên thuộc quyền quản lý của nhân viên này cho người khác (Trong trường hợp thay đổi người quản lý hoặc thuyên chuyển cán bộ quản lý)

2.2 Quản lý khung năng lực và vị trí công tác

2.2.1 Quản trị năng lực

Thư viện khung năng lực là nơi lưu trữ danh sách toàn bộ các năng lực công ty yêu cầu cho tất cả các vị trí công tác. Trên iHCM đã có sẵn thư viện 86 năng lực, quản trị viên có thể thêm mới hoặc chỉnh sửa bộ năng lực này cho phù hợp với công ty bằng cách vào “Trung tâm nhân lực” -> “Quản trị vị trí công tác và khung năng lực” -> “Quản trị năng lực”.

Tại đây bạn có thể thêm mới năng lực bằng cách bấm vào nút  hoặc bấm vào nút  để thêm mới thư viện năng lực riêng cho công ty bạn.

Trong danh sách năng lực, bạn có thể click vào ô năng lực cốt lõi nếu đấy là năng lực yêu cầu tất cả nhân viên trong công ty cần có đó và thiết lập trọng số mặc định cho năng lực ở cột trọng số.

Bạn cũng có thể xoá năng lực hoặc thư viện năng lực mặc định của phần mềm nếu không sử dụng bằng cách click vào dấu  tương ứng với tên năng lực hoặc thư viện đó. Lưu ý, bạn chỉ có thể xoá năng lực khi năng năng lực ấy không được gắn với vị trí công tác nào. Ban có thể xem ở cột “Tổng số vị trí công tác đang dùng” để viết năng lực ấy đã được gắn với bao nhiêu vị trí và click vào số để biết chi tiết tên các vị trí công tác sử dụng năng lực này.

Bạn cũng có thể chính sửa các năng lực có sẵn trong thư viện bằng cách click vào biểu tượng  để chỉnh sửa. Tại đây bạn có thể thay đổi mô tả chi tiết cho năng lực và thay dổi hướng dẫn chấm điểm chi tiết thế nào là 1 điểm, thế nào là 2 điểm... cho từng năng lực.

2.2.2 Quản lý vị trí công tác

Sau khi đã có thư viện năng lực, người quản trị sẽ thiết lập các chức danh, vị trí công tác trong công ty và gắn năng lực yêu cầu đối từng vị trí đó. Trong phần mềm mặc định đã có sẵn thư viện 102 vị trí công tác và các năng lực mẫu cho các vị trí đó.

Bạn có thể thêm mới vị trí công tác nếu vị trí ấy chưa có trong phần mềm hoặc có thể bấm vào dấu  để xoá thư viện công tác mặc đinh và thêm mới nhóm thư viện vị trí công tác riêng của công ty.

Bạn cũng có thể thay đổi cập nhật năng lực gắn với vị trí công tác cho phù hợp với đặc thù của công ty bằng cách vào “Trung tâm nhân lực” -> “Quản trị vị trí công tác và khung năng lực” -> “Quản trị vị trí công tác”. Chọn vị trí công tác cần thay đổi năng lực.

- Bỏ năng lực găn với vị trí công tác: Chọn các năng lực cần bỏ bằng cách click vào ô vuông ở cột chọn, bấm “Bỏ năng lực theo vị trí công tác”.
- Thêm năng lực cho vị trí công tác: Chọn các năng lực cần thêm bằng cách bấm vào ô vuông ở trước tên năng lực, bấm “Thiết lập năng lực theo vị trí công tác”.

2.2.3 Gắn năng lực theo vị trí công tác vào hồ sơ nhân viên

Trong hồ sơ nhân viên, bạn cập nhật thông tin “vị trí công tác” trong phần “Thông tin chung”, ngay lập tức, phần mềm sẽ lấy các thông tin năng lực gắn với vị trí công tác đo cập nhật vào “Khung năng lực” trong hồ sơ. Đây cũng sẽ là một trong các tiêu trí để đánh giá nhân viên khi thiết lập đánh giá trên phần mềm.

2.3 Cấu hình hồ sơ nhân viên

Ngoài các trường thông tin có sẵn trên phần mềm, đơn vị có thể thêm các thông tin theo dõi trên hồ sơ nhân viên ví dụ như: Ngày ký hợp đồng chính thức, thời hạn hợp đồng, loại hợp đồng lao động....Để thêm các thông tin theo dõi trên hồ sơ, quản trị viên vào Module “Trung tâm nhân lực” -> “ Quy trình và cấu hình” -> “ Cấu hình hồ sơ nhân viên”, Click nút  để thêm mục thông tin mới.

Sau khi thêm mục thông tin bạn click vào tên mục thông tin đó và bấm “Thêm trường thông tin” để thêm các trường thông tin cần nhập.

Bạn cũng có thể thay đổi tên mục thông tin hoặc xoá mục thông tin bằng cách bấm vào biểu tượng  để sửa tên, biểu tượng  để xoá mục thông tin không cần thiết. Bạn cấu hình cho những ai có quyền đọc các mục thông tin này bằng cách bấm vào biểu tượng .

Quyền “Đọc” là quyền được xem mục thông tin đó trong hồ sơ nhân viền, quyền “Ghi” là quyền được thay đổi các thông tin đã điền trong hồ sơ.

2.4 Cấu hình quy trình quản lý lịch nghỉ và làm ngoài giờ

Khi một nhân viên có lịch nghỉ/làm ngoài giờ, nhân viên chỉ cần ghi lich nghỉ /làm ngoài giờ vào phần mềm, thông tin đó sẽ được gửi đến người có quyền duyệt để phê duyệt sau khi được duyệt phần mềm sẽ tự động gửi thông báo cho những người xung quanh để chủ động sắp xếp công việc theo quy trình thiết lập sẵn trong phần mềm.

Phần mềm đang mặc định 3 quy trình tạo lịch nghỉ/làm ngoài giờ như sau:

• Quy trình 1: Nhân viên tạo lịch nghỉ/làm ngoài giờ
          - Quản lý trực tiếp phê duyệt
          - Quản lý nhân sự chấm công

• Quy trình 2: Quản lý tạo lịch nghỉ/làm ngoài giờ cho nhân viên
          - Quản lý nhân sự chấm công

• Quy trình 3: Quản lý cấp cao tự ghi lịch nghỉ ( Áp dụng với Giám đốc )
          - Quản lý nhân sự chấm công

Ngoài ra để phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị, iHCM hỗ trợ đơn vị tự thiết lập quy trình tạo lịch nghỉ/làm ngoài giờ bằng cách vào “Trung tâm nhân lực” -> “ Quy trình và cấu hình” -> “Quy trình ghi lịch nghỉ” hoặc “Quy trình ghi lịch làm ngoài giờ”.

Bạn có thể chỉnh sửa quy trình mặc định trên phần mềm bằng cách click vào biểu tượng  để chỉnh sửa quy trình đã có hoặc tạo mới quy trình bằng cách Click nút Thêm mới -> Chọn một quy trình bất kỳ -> Điền các thông tin liên quan đến quy trình như: Tên quy trình, mô tả -> nhấn nút Cập nhật -> Điền các thông tin quy trình như:

- Chọn là người ghi lịch nghỉ/làm ngoài giờ
- Chọn người phê duyệt lịch nghỉ/làm thêm giờ
- Chọn ai là người được nhận thông báo lịch nghỉ/làm ngoài giờ đã được phê duyệt
- Chọn ai là đối tượng áp dụng quy trình

Link tải Hướng dẫn quản trị phần mềm iHCM