Hướng dẫn sử dụng tính năng quản lý thời gian trên phần mềm iHCM

1. Xin nghỉ

Phần mềm iHCM hỗ trợ người dùng tạo lịch nghỉ, phê duyệt và chấm công ngay trên phần mềm. Khi một nhân viên có lịch nghỉ, phần mềm sẽ tự động gửi thông báo cho những người xung quanh để chủ động sắp xếp công việc. Phần mềm đang mặc định 3 quy trình tạo lịch nghỉ như sau:

          •  Quy trình 1: Nhân viên ghi lịch nghỉ

                              Quản lý trực tiếp phê duyệt
                              Quản lý nhân sự chấm công

          •  Quy trình 2: Quản lý tạo lịch nghỉ

                              Quản lý nhân sự chấm công

          •  Quy trình 3: Quản lý cấp cao tự ghi lịch nghỉ

                              Quản lý nhân sự chấm công

Bước 1: Tạo lịch nghỉ

Để tạo lịch nghỉ, người dùng vào Module “Trung tâm nhân lực” -> “Danh sách lịch nghỉ” -> nhấn nút  hoặc thêm nhanh bằng cách nhấn vào nút  trên thanh menu ngang và điền các trường thông tin, các trường thông tin có dấu (*) là các trường thông tin bắt buộc.

• Nhân viên: Tên nhân viên tạo lịch nghỉ cho mình hoặc tên nhân viên dưới quyền quản lý.

• Lý do (Lý do xin nghỉ): Nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ bù. Ngoài ra quản trị viên có thể thêm lý do xin nghỉ trong phần “Quản trị lịch nghỉ và lịch làm ngoài giờ” -> “Danh mục loại nghỉ” -> nhấn nút  và điền các trường thông tin Mã loại nghỉ, tên loại nghỉ, mô tả -> nhấn nút cập nhật để hoàn thành thao tác

• Tiêu đề: Tóm tắt nội dung xin nghỉ

• Từ ngày ....đến ngày...: Click chọn ngày, giờ nghỉ

• Tổng số ngày nghỉ: điền thông tin

• Mô tả: Mô tả chi tiết xin nghỉ.

Nhấn nút  để hoàn thành thao tác.

Bước 2: Phê duyệt

Sau khi nhân viên hoàn thành bước tạo lịch nghỉ, trên phần mềm sẽ tự động thông báo cho cấp trên phê duyệt. Trong trường hợp lịch nghỉ do cấp trên tạo cho nhân viên thì phần mềm sẽ tự động chuyển sang Bước 3. Nhân sự chấm công.

Ở bước này quản lý trực tiếp sẽ nhận được thông báo trên phần mềm như sau:

Quản lý trực tiếp vào thông báo xác nhận để phê duyệt lịch nghỉ cho nhân viên hoặc vào danh sách lịch nghỉ để tích chọn lịch nghỉ cần phê duyệt.

Quản lý có thể phê duyệt đồng ý hoặc từ chối lịch nghỉ. Trong trường hợp từ chối phần mềm sẽ tự động gửi thông báo cho nhân viên tạo lịch nghỉ về lịch nghỉ không được cấp trên phê duyệt.

Bước 3: Nhân sự phê duyệt

Tất cả các lịch nghỉ của nhân viên được phê duyệt, lịch nghỉ của nhân viên được cấp trên và lịch nghỉ của quản lý cấp cao sau khi được tạo, phần mềm sẽ tự động thông báo cho quản lý nhân sự để tiến hành chấm công cho nhân viên.

Nhân sự tiến hành kiểm tra lại các thông tin ngày nghỉ, số ngày nhân viên nghỉ và tiến hành chấm công thực tế. Số ngày nghỉ được tính là số ngày nghỉ được nhân sự xác nhận căn cứ theo thực tế.

2. Đăng ký làm ngoài giờ

Tương tự đối với lịch nghỉ, lịch làm ngoài giờ trên phần mềm iHCM hiện đang có sẵn 3 quy trình:

          •  Quy trình 1: Nhân viên tạo lịch làm ngoài giờ

                              Quản lý trực tiếp phê duyệt
                              Quản lý nhân sự chấm công

          •  Quy trình 2: Quản lý tạo lịch làm ngoài giờ

                              Quản lý nhân sự chấm công

          •  Quy trình 3: Quản lý cấp cao tự ghi lịch làm ngoài giờ

                               Quản lý nhân sự chấm công

Bước 1: Tạo lịch làm ngoài giờ

Để tạo lịch làm ngoài giờ, người dùng vào Module “Trung tâm nhân lực” -> “Danh sách làm ngoài giờ” -> nhấn nút  hoặc thêm nhanh bằng cách nhấn vào nút  trên thanh menu ngang và điền các trường thông tin, các trường thông tin có dấu (*) là các trường thông tin bắt buộc.

•  Nhân viên: Tên nhân viên tạo lịch làm ngoài giờ cho mình hoặc tên nhân viên dưới quyền quản lý.

•  Tiêu đề: Nội dung làm ngoài giờ

•  Thời gian bắt đầu....thời gian kết thúc

•  Mô tả: Mô tả chi tiết làm ngoài giờ.

Nhấn nút  để hoàn thành thao tác.

Bước 2: Phê duyệt làm ngoài giờ

Sau khi nhân viên hoàn thành bước tạo lịch làm ngoài giờ, trên phần mềm sẽ tự động thông báo cho cấp trên phê duyệt. Trong trường hợp lịch làm ngoài giờ do cấp trên tạo cho nhân viên thì phần mềm sẽ tự động chuyển sang Bước

3. Nhân sự chấm công.

Ở bước này quản lý trực tiếp sẽ nhận được thông báo trên phần mềm và tiến hành phê duyệt lịch làm ngoài giờ hoặc từ chối lịch làm ngoài giờ. Trong trường hợp lịch làm ngoài giờ bị từ chối, phần mềm sẽ tự động gửi thông báo cho người tạo lịch.

Bước 3: Nhân sự chấm công

Nhân sự nhận được thông báo trên phần mềm, Click vào chi tiết để tiến hành chấm công nhanh cho nhân viên hoặc vào “Danh sách làm ngoài giờ” để chọn Lịch làm ngoài giờ để tiến hành chấm công. Chấm lại số giờ thực tế theo từng loại làm ngoài giờ.

3. Quy trình ghi lịch nghỉ/làm ngoài giờ

Ngoài ra để phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị, iHCM hỗ trợ đơn vị tự thiết lập quy trình tạo lịch nghỉ/lịch làm ngoài giờ

Để thiết lập quy trình tạo lịch nghỉ/làm ngoài giờ, quản trị viên vào Module “Trung tâm nhân lực” -> “ Quy trình và cấu hình” -> “Quy trình ghi lịch nghỉ” hoặc “Quy trình làm ngoài giờ” -> Click nút Thêm mới để tạo mới một quy trình -> chọn một quy trình bất kỳ -> Điền các thông tin liên quan đến quy trình như: Tên quy trình, mô tả -> nhấn nút Cập nhật -> Điền các thông tin quy trình:

Thông báo chung

          •   Bước 1: Chọn người ghi lịch nghỉ/làm ngoài giờ

          •   Bước 2: Chọn người phê duyệt, người chấm lịch nghỉ/làm ngoài giờ

          •   Người nhận thông báo: Tích chọn

          •   Đối tượng áp dụng quy trình: Tích chọn

Sau khi thiết lập xong quy trình mới, để quy trình đó được ưu tiên trên phần mềm, quản trị viên lựa chọn thứ tự ưu tiên và đánh số thứ tự ưu tiên của quy trình, quy trình nào có mức độ ưu tiên cao nhất thì đánh giá trị là 1 sau đó nhấn nút  để cập nhật mức độ ưu tiên.

4. Quản lý lịch nghỉ và lịch làm ngoài giờ trên iHCM

Sử dụng phần mềm iHCM, nhân viên có thể tự thống kê được lịch nghỉ/làm ngoài giờ của mình theo thời gian. Đồng thời quản lý nhân sự quản lý được số ngày nghỉ/số giờ làm thêm của nhân viên ngay trên phần mềm thông qua các báo cáo.

o Với vai trò là quản trị nhân sự hoặc đại diện đơn vị, người dùng có thể xem được các báo cáo sau:

          •  Tổng hợp lịch nghỉ doanh nghiệp: Người dùng có thể tổng hợp lịch nghỉ của cả công ty trong khoảng thời gian tìm kiếm. Bao gồm tất cả lịch nghỉ đã được phê duyệt và chấm công.

          •  Quản lý lịch nghỉ: Người dùng có thể xem tất cả lịch nghỉ và trạng thái của lịch nghỉ trong phần này bao gồm: Đã chấm, không chấm, chưa chấm, đã duyệt, từ chối, chờ duyệt.

          •  Tổng hợp làm ngoài giờ doanh nghiệp: Thống kê tất cả các lịch làm ngoài giờ trong doanh nghiệp theo khoảng thời gian lựa chọn.

          •  Quản lý lịch làm ngoài giờ: Thống kê tất cả các lịch làm ngoài giờ của nhân viên ở các trạng thái phê duyệt và chấm công: Chưa xác nhận, đã xác nhận, chưa chấm, đã chấm

o Với vai trò là nhân viên công ty: Người dùng có thể xem các báo cáo như:

          • Tổng hợp lịch nghỉ cá nhân: Thống kê lại tất cả các lịch mà cá nhân đã nghỉ trong khoảng thời gian lựa chọn.

          • Tổng hợp làm ngoài giờ cá nhân: Thống kê lại tất cả các lịch mà cá nhân đã làm ngoài giờ trong khoảng thời gian lựa chọn.

Link tải Hướng dẫn sử dụng tính năng quản lý thời gian trên phần mềm iHCM