OKRs thúc đẩy mạnh mẽ các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất liên tục (Phần 1)

OKRs là gì?

OKRs là chữ viết tắt của Mục tiêu (Objectives) và Kết quả then chốt (Key Results). Đây chính là phương pháp hỗ trợ các nhân viên trong một doanh nghiệp gắn kết chặt chẽ với nhau, cùng theo dõi, xem xét, điều chỉnh và thực thi công việc của mình đúng hướng với tầm nhìn và sứ mệnh của cả doanh nghiệp, hỗ trợ cả đội ngũ hoàn thành tốt nhiệm vụ và đạt được Mục tiêu và Kết quả then chốt đã đề ra một cách minh bạch và rõ ràng, giúp cả đội ngũ hiểu rõ ý đồ của người lãnh đạo, tương tác sâu rộng để đi đến thống nhất ý kiến trong quá trình xây dựng OKRs.

Cấu trúc của OKRs

OKRs được xây dựng dựa trên hai câu hỏi khác biệt:

- Mục tiêu: Tôi muốn đi đâu?

- Kết quả then chốt: Tôi sẽ đi bằng cách nào?

Mục tiêu chính là những gì bạn hoặc thành viên trong đội ngũ của mình muốn hoàn thành. Một mục tiêu phải quan trọng và có ý nghĩa, thể hiện khát vọng mong muốn đạt được của cả công ty và toàn thể các nhân viên. Và Kết quả then chốt chính là các bước cần đo lường cần thiết để hoàn thành mục tiêu. Cấu trúc này được lặp lại từ trên xuống, từ cấp công ty, đến phòng, ban, nhóm cho đến từng cá nhân, tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các mục tiêu cũng như đoàn kết của mọi thành viên.

Triết lý hoạt động của OKRs

Không giống như những phương pháp khác, OKRs chỉ sử dụng trong nội bộ theo chiều dọc từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên và theo cả chiều ngang. OKRs đảm bảo từng nhân viên tiến lên phía trước và đạt được các hiệu quả cao. 3 triết lý hoạt động cơ bản của OKRs:

- Tham vọng: Mục tiêu được đặt ra vượt khỏi tầm các giới hạn của những gì tưởng chừng có thể đạt được.

- Đo lường được: Kết quả then chốt quyết định thành quả của từng mục tiêu. Ngoài ra, nó nên được gắn với các cột mốc thời gian cụ thể.

- Tính minh bạch: OKRs phải được hiện hữu với quy mô cả công ty, từ giám đốc điều hành đến vị trí thực tập sinh.

OKRs được khởi khởi đầu tại Intel bởi Andy Grove, sau đó được John Doerr giới thiệu tại Google năm 1999 và áp dụng rất thành công cho đến nay với hơn 6000 nhân viên tham gia vào công ty và đạt được mức giá trị doanh nghiệp hơn 500 tỷ đô la Mỹ. Phương pháp này không chỉ có ý nghĩa với các công ty khởi nghiệp, doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, nó còn có tầm ảnh hưởng đến các công ty quy mô lớn, như Google, Linkedin, eBay, Booking.com, Zynga. Rick Klau tại Google Ventures khẳng định: “Google đã từng không phải là Google, cho đến khi họ ứng dụng phương pháp OKR”

Lợi ích của việc ứng dụng OKRs cho doanh nghiệp

1. Giữ cho công ty hướng tới sự hiệp đồng cao nhất

OKRs kết nối hiệu suất của từng cá nhân và nhóm với mục tiêu được chia sẻ của công ty, do đó ban lãnh đạo biết rõ mọi người đang đi theo cùng một hướng.

2. Tập trung tạo ra sức mạnh

Mô hình OKRs đề xuất 3-5 mục tiêu cho mỗi cấp của một tổ chức, buộc các công ty và nhân viên phải ưu tiên các mục tiêu sẽ có tác động lớn nhất đến công ty.

3. Tăng tính minh bạch

Sự minh bạch sẽ hỗ trợ doanh nghiệp rõ ràng trong tiến trình truyền tải, tương tác với nhau. Ngoài ra, OKRs còn hỗ trợ tổ chức lấp đi những lỗ hổng gây cản trở tiến trình truyền tải thông điệp và tương tác giữa các thành viên với nhau trong đội ngũ. Họ chỉ cần tìm đến với bảng hoạch định Mục tiêu và Kết quả then chốt là có thể kiểm soát được mục tiêu có liên quan đến từng thành viên, giúp tránh khỏi việc trùng, lặp khi làm việc.

4. Trao quyền cho mỗi cá nhân

Mở rộng tầm nhìn cho tất cả các thành viên trong công ty một bối cảnh họ cần đưa ra quyết định tốt nhất và cho họ thấy tác động của họ với công việc có tầm ảnh hưởng quan trọng thế nào.

5. Thước đo cho sự tiến bộ

OKRs chứng minh cho thấy các cá nhân, nhóm và công ty chung trong việc hoàn thành sứ mệnh của công ty chia sẻ trong thời gian không xa.

6. Hoàn thành hơn mong đợi

OKRs cũng có nghĩa là không giới hạn. Phương pháp này đôi khi giúp mục tiêu của các doanh nghiệp được hoàn thành vượt giới hạn với những kết quả ngoài mong đợi đến kinh ngạc.

OKRs được ứng dụng trong thực tế ra sao?

Các mục tiêu của công ty, nhóm và cá nhân được liên kết thông qua Kết quả then chốt của cấp cao hơn, hay nói cách khác, mục tiêu của cấp dưới chính là Kết quả then chốt của cấp trên.

OKRs của công ty là cấp cao nhất trong toàn bộ công ty. OKRs của phòng ban/nhóm xác định mục tiêu ưu tiên cho nhóm (không phải tổng hợp các OKRs cá nhân). OKRs cá nhân xác định những gì họ cần làm để hoàn thành mục tiêu.

Có hai cách thiết lập OKRs:

1. Liên kết OKRs chặt chẽ

Các mục tiêu của cấp thấp được xác định là Kết quả then chốt của cấp cao hơn. Như bạn thấy, trong hình minh họa, mỗi Kết quả then chốt được xem như là mục tiêu của nhóm/ nhân viên bên dưới. Kết quả then chốt của CEO là “Đạt 10.000 khách hàng mới” trở thành mục tiêu của phòng Marketing. Quá trình này lặp đi lặp lại cho từng bộ phận từ bộ phận Phát triển sản phẩm đến Marketing, Customer Success và các cấp bậc khác trong doanh nghiệp.

2. Liên kết OKRs có định hướng

Cách xây dựng OKRs như cách tiếp cận trên không phải lúc nào cũng hợp lý. Trong một số trường hợp, các tổ chức muốn có nhiều mục tiêu hơn cho các nhóm hay các cá nhân đặt ra nhiều mục tiêu hơn không nằm trong cấu trúc các mục tiêu của công ty.

Trong cây mục tiêu này, tất cả các mục tiêu đều hướng đến mục tiêu cấp cao nhất, nhưng không bị ràng buộc nghiêm ngặt giữa các Mục tiêu và Kết quả then chốt ở các cấp khác nhau trong tổ chức. Đối với tổ chức muốn linh hoạt hơn trong việc thiết lập mục tiêu, hãy chuyện cách tiếp cận thứ hai này – Liên kết OKRs có định hướng.

iHCM hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng OKRs

Không dừng ở việc hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập mục tiêu, với phần mềm iHCM, nhà lãnh đạo có thể tạo các Kết quả then chốt cho mỗi một mục tiêu, mỗi Kết quả then chốt cũng được gắn với các danh sách công việc.

iHCM đã truyền tải rõ tinh thần của OKRs:

- Tập trung vào những gì quan trọng nhất

- Cộng hưởng mọi nguồn lực để đạt được mục tiêu

- Không áp đặt và hướng tới sự hiệp đồng cao nhất

- Giúp mỗi cá nhân hiểu rõ những giá trị họ tạo ra: họ đã đóng góp gì cho mục tiêu chung của tập thể

- Xây dựng văn hóa đo lường: mọi hoạt động đều được định lượng hóa

iHCM giúp người dùng linh động khi thiết lập OKRs

Nhà lãnh đạo có thể xây dựng OKRs theo phương thức Liên kết chặt chẽ hoặc Liên kết có định hướng, và dễ dàng cập nhật tiến độ Mục tiêu/Kết quả then chốt bằng cách chọn “Cập nhật trạng thái”, “Cập nhật % hoàn thành” hay “Sửa trọng số”, “Cập nhật thời hạn”. Tiến độ hoàn thành Kết quả then chốt sẽ được tự động cập nhật theo % hoàn thành của các công việc bên dưới, tiến độ hoàn thành mục tiêu tiếp tục được tính từ % hoàn thành của tất cả các Kết quả then chốt của mục tiêu đó. Đặc biệt, phương pháp này sẽ rất hiệu quả với những doanh nghiệp quản lý theo dự án, những mục tiêu, công việc được định lượng rõ ràng.

Cộng tác liên tục trong doanh nghiệp

Cũng như các tính năng khác, Cộng tác luôn là tính năng vô cùng quan trọng mà đội ngũ phát triển muốn đưa xuyên suốt vào trong phần mềm, và không ngoại lệ đối với quy trình theo dõi và giám sát OKRs. Nhà quản lý và nhân viên có thể phản hồi, trao đổi liên tục theo thời gian thực trong quá trình hoàn thành các Kết quả then chốt và Mục tiêu, đính kèm file tài liệu trong từng Kết quả then chốt dù họ đang ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.

Như vậy, không chỉ dừng ở MBO, iHCM còn vận dụng OKRs, giúp doanh nghiệp quản trị hiệu suất liện tục và xuyên suốt, từ các mục tiêu lớn theo BSC, cho đến OKRs, công việc và từng checklist công việc nhỏ cụ thể, từ mục tiêu cao nhất của công ty, đến từng phòng ban, từng cá nhân trong doanh nghiệp, với mục đích cùng nhau hoàn thành mục tiêu đã đề ra.

Lưu khi ý khi thiết lập OKRs

Đối với Mục tiêu – Objectives:

Mỗi cấp trong công ty (Công ty, phòng ban, nhóm và cá nhân) cần có 3 – 5 mục tiêu. Các mục tiêu có một điểm kết thúc hữu hạn (mở rộng thị trường Trung Quốc) hơn là không có điểm dừng (mở rộng thị trường quốc tế).

Mục tiêu đặt ra đầy sự thách thức thậm chí gây khó chịu một chút nên vì thế, tại Google, đạt 70% mục tiêu đã được coi là thành công và đạt 100% thì kết quả này được xem như ngoài sức mong đợi.

Đối với Kết quả then chốt – Key Results:

- Mỗi mục tiêu cần có 03 Kết quả then chốt.

-  quả then chốt phải đo lường được, ví dụ: “liên hệ với 10 nhà báo” thay vì “phát triển mối quan hệ với các nhà báo”.

- Kết quả then chốt chính là các bước để hoàn thành mục tiêu, nếu bạn hoàn thành các Kết quả then chốt, có nghĩa bạn đã hoàn thành mục tiêu.

- Kết quả then chốt thể hiện kết quả hơn là hành động, ví dụ “Xuất báo cáo kênh chuyển đổi” thay vì “phân tích kênh hiệu suất kênh chuyển đổi”.

Xem tiếp: OKRs thúc đẩy mạnh mẽ các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất liên tục (Phần 2)